

KURZANLEITUNG ZU FIRST_MILLION medium

In  dieser  READ_ME-Datei erhalten Sie einige  Informationen  zur 
Handhabung von FIRST_MILLION.

Natrlich  ersetzt diese Datei nicht das  Handbuch,  hilft  Ihnen 
aber beim Einstieg in die Demoversion.

1. Zur Demo von FIRST_MILLION

Die Demoversion von FIRST_MILLION ist in allen Bereichen  des 
Programms  voll  funktionsfhig.  Sie knnen also  in  Ruhe  alle 
Funktionen  durchprobieren und selbstverstndlich auch  Ausdrucke 
erstellen. Wo liegt nun der Unterschied zur Vollversion?

Ganz einfach,  Sie knnen leider nur eine bestimmte Zeit mit  dem 
Programm arbeiten.  Nach einer Betriebsszeit von 20 Stunden,  die 
vom   Anwender   unbemerkt   protokolliert   wird,    lt   sich 
FIRST_MILLION  nicht  mehr  starten.   Damit  Sie  hiervon  nicht 
berrascht werden erfolgt bereits nach 10 Stunden eine Warnung.

Darber   hinaus   enthalten   alle   Ausdrucke   die   Bemerkung 
"Demoversion von FIRST_MILLION". 

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Natrlich  knnen  Sie die in der  Testphase  erstellten  Dateien 
sofort in der Vollversion weiterverwenden!
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2. Allgemeine Bedienung

 Aufruf der 5 GEM-Fenster:

Sie  erreichen jedes GEM-Fenster durch einen Doppelklick auf  das 
entsprechende  Icon,  oder  durch Drcken  einer  Funktionstaste.
   
 Aufruf einer neuen, leeren Eingabedialogbox:

Bringen  Sie den Mauszeiger in das entsprechende GEM-Fenster  und 
drcken   Sie  die  Alternate-Taste  und  die   linke   Maustaste 
gleichzeitig, so erscheint die zum Programmteil gehrende Eingabe 
Dialogbox.
Noch  einfacher knnen Sie eine neue Eingabemaske  durch  Drcken 
der Taste "n" erhalten.
Ein  invertiert dargestellter Datensatz in der  Kundenliste  kann 
auch ohne Doppelklick mit der Return-Taste aufgerufen werden.

 Aufruf der Sonderfunktionen zu den Programmteilen:

Jedes  Fenster reprsentiert einen Programmteil und verfgt  ber 
spezielle Funktionen,  wie Suchen,  Drucken, Sortieren usw. Diese 
erreichen  Sie  mittels  eines  Pop-Up-Mens,   da  durch  einen 
Einfach-Klick  mit  der  rechten Maustaste  auf  das  betreffende 
Fenster erscheint.  Gerade bei Grobildschirmen erspart dies  die 
oft enormen Wege des Mauszeigers bis zur Menleiste.
Um  den  Bedienungskomfort weiter zu erhhen haben wir  die  wohl 
wichtigste  Dialogbox auch ohne Pop-Up-Men  erreichbar  gemacht. 
Wenn  Sie  die Taste "s" drcken erscheint sofort  die  Dialogbox 
"Suchen" fr das aktive GEM-Fenster.  Das Auswhlen eines  Kunden 
oder  Artikels ist somit sehr leicht und vor allem  sehr  schnell 
mglich!

3. Der Programmaufbau von FIRST_MILLION

Da  alle  Daten  immer  im  Speicher  gehalten  werden,  erreicht 
FIRST_MILLION   eine  bisher  bei  Brosoftware  nicht   gekannte 
Geschwindigkeit.

Sie haben somit sofort Zugriff auf alle Daten!
Sie  knnen  mit  FIRST_MILLION alle  Bereiche  einer  effektiven 
Brosoftware bearbeiten. Hier ein berblick!

Das Programm enthlt folgende Teile:

 Buchhaltung (Einnahme/berschu)

   - automatische, regelmig wiederkehrende Buchungen
   - Korrekturfunktionen
   - Ausdruck Gewinnberechnung fr das Finanzamt
   - Ausdruck der Umsatzsteuerschuld bei frei
     whlbarem Abrechnungszeitraum
   - Die Buchhaltung kann sowohl nach "vereinbarter" als auch 
     nach "vereinnahmter" Zahlung arbeiten!
   - ber 100 Gegen- und Geldkonten in FIRST_MILLION medium

  Kunden & Lieferantenverwaltung

   - verwaltet Kunden, Lieferanten, Interessenten und  auch Ihre 
     privaten Eintragungen
   - umfangreiche Sortiermglichkeiten
   - umfangreiche Filterfunktion
   - erstellen von Selektionen nach einem Suchkriterium
   - Umsatzstatistik
   - Datum der letzten Rechnung des Kunden wird angezeigt
   - Whlautomatik in der Faxversion (Modem & CoMa notwendig)  
   - Serienbrief und Serienfax in der Version FIRST_MILLION 
     medium
   - kundenbezogener Rabatt

  Artikelverwaltung & Warenwirtschaft

   - Artikelauswahl entweder durch Anklicken, oder  durch 
     Artikelnummer
   - Lieferant und Bestellnummer des Lieferanten wird  mit 
     aufgenommen
   - Preise knnen entweder als Netto oder Bruttopreise 
     eingegeben werden
   - In den Angeboten und Rechnungen kann jederzeit zwischen 
     Netto- oder Bruttopreisausdruck gewechselt werden.
   - Keine Rundungsfehler durch die Mehrwertsteuer,  egal ob 
     Netto- oder Bruttopreise verwendet werden!
   - Die Positionen in der Rechnung (Formularen) knnen durch 
     einen Doppelklick aufgerufen und editiert werden!
   - Eingabe von Soll und Istbestand des Artikels im Lager
   - Bei Unterschreiten des Sollbestands Erstellen von 
     Nachbestellvorschlgen
   - Anzeige nur der Waren von einem bestimmten, in 
     der Kunden & Lieferantenverwaltung  angewhlten Lieferanten
   - die Preise der Waren knnen einfach beim bertragen in  ein 
     Angebot oder eine Rechnung editiert werden
   - neue Positionen knnen durch Angabe der  Positionsnummer zu 
     bestimmten Warengruppen hinzugefgt  werden (erhht die 
     bersicht!)
   - 5 DIN A4-Seiten pro Formular in FIRST_MILLION medium
   - Artikel knnen zu Warengruppen zusammengefasst werden
   - Staffelpreise fr drei beliebig whlbare Warenmengen, 
     getrennt einzustellen fr jeden Artikel
   - Zwei Mengenrabatte fr frei einstellbare 
     Bruttorechnungsbetrge mglich
   - Bestimmte Artikel knnen vom Rabatt ausgenommen werden 
     ("nicht rabattfhig")
   - alle Formulare knnen als FAX verschickt werden (ber das 
     Programm CoMa)

  automatische Buchungen

   - regelmig wiederkehrende Buchungen werden auf  Mausklick 
     ausgefhrt (Miete, Gehalt, Telefon usw)

   - AfA Buchungen werden ausgefhrt und das  Abschreibungsende 
     wird berwacht
   - Sie knnen die Buchungen fr verschiedene Zeitrume 
     vorsehen. Zur Verfgung stehen: monatlich 2 Monate, Quartal, 
     halbjhrlich und jhrlich.

  Fakturierung

   - berwachung offener Posten, (Rechnungen, Mahnungen 1.  bis 
     3.)
   - berwachung der Bestellungen (Warenwirtschaft)
   - bei Buchhaltung nach "vereinnahmter Zahlung" autom.  
     Skontokorrektur
   - Jedes Formular kann mit einem Zusatztext von 15 x 65 Zeichen 
     versehen werden.
   - Der gesamte Formularzusatztext wird abgespeichert, und 
     erscheint bei Aufruf des Formulars aus der Fakturierung wieder.
   - Angebote, Auftragsbesttigungen, Rechnungen, Lieferscheine, 1 bis 3. 
     Mahnung, Gutschriften, Bestellungen mglich
   - Fakturierungsstze knnen als erledigt markiert werden, 
     bleiben aber weiterhin im Speicher und knnen wieder aufgerufen 
     und bei Bedarf editiert werden.

  Kontenbersicht

   - Auf Knopfdruck bersicht aller Gegen- und Geldkonten mit 
     Gewinnermittlung und Umsatzsteuerberechnung
   - Filterfunktion fr Monat, Quartal oder Jahr

  Serienbriefe
  
   - Es knnen Serienbriefe an eine beliebige ber 
     Filter oder Suchfunktion erstellte Auswahl von Kunden 
     verschickt werden.

Hier folgt die Arbeitsweise der einzelnen Programmteile in einer 
Kurzbersicht zusammengestellt:

4. Die Buchhaltung

4.1 Einstellungen

Vor Beginn der Arbeit sind einige Einstellungen vorzunehmen.  Die 
Buchhaltung mu,  was den Kontenrahmen angeht an Ihre Bedrfnisse 
angepat  werden.  Geben Sie das GEM-Fenster "Kontennamen"  die 
notwendigen Gegenkonten und Geldkonten an.  Sie erreichen  dieses 
Fenster   ber  die  F9  Taste.   Hier  lassen  sich   auch   die 
Anfangskontenstnde fr die Geldkonten eingeben.

4.2 Buchfhrung nach "vereinbarter Zahlung"

Bei  den  Geldkonten  mssen  Sie  bei  einer  Buchfhrung   nach 
"vereinbarter Zahlung" als erstes Geldkonto ein  sog.  virtuelles 
Debitorenkonto benennen. Hier werden alle offenen Rechnungen erst 
mal verbucht,  bis der Zahlungseingang erfolgt.  Ist die  Zahlung 
erfolgt,  wird dieser Buchungsbeleg im Fenster "Buchungen"  durch 
einen  Doppelklick  mit der linken Maustaste aufgerufen  und  der 
Knopf "erledigt" angewhlt.  In der jetzt erscheinenden Dialogbox 
knnen  Sie  das Geldkonto auswhlen,  auf dem  der  Betrag  gut-
geschrieben wurde.  Anschlieend werden Sie gefragt,  ob der  Da-
tensatz gelscht oder als erledigt markiert werden  soll.  Whlen 
Sie  "lschen",  so wird der Datensatz aus der Liste  vollstndig 
entfernt. Wenn Sie jedoch spter noch einmal schnell in eine alte 
Rechnung  hineinschauen  wollen,  um zum  Beispiel  nachzuschauen 
welche  Ware hier fr welchen Preis verkauft wurde,  sollten  Sie 
den  Knopf "erledigt" anklicken.  Dieser Datensatz wird dann  un-
sichtbar in der Liste aufbewahrt und kann ber die Filterfunktion 
"erledigte  zeigen" wieder sichtbar gemacht  werden.  Sie  knnne 
dieses Formular dann auch wieder aufrufen und den ganzen  Vorgang 
lesen  und gegebenenfalls auch ndern.  Damit Ihr Speicher  nicht 
platzt knnen Sie ber den Befehl "erledigte lschen", den Sie in 
der Menleiste finden, die "erledigten" Eintragungen fr beliebig 
whlbare Zeitrume lschen. 

Wenn Sie diese Buchfhrungsvariante verwenden wollen,  mssen Sie 
in  der  Dialogbox "Parameter" den Knopf  "Rechnung  sofort  nach 
Rechnungserstellung buchen" aktivieren.

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Achtung:
Diese   Buchhaltung  enthlt  absichtlich  die  Mglichkeit   der 
Korrektur  der Buchungsstze.  Fr das Finanzamt gengen  deshalb 
die Daten auf der Diskette oder Festplatte nicht als Nachweis fr 
eine ordentliche Buchfhrung.  Aber genau diesen Nachweis  stellt 
die  geordnete,  durchnummerierte Sammlung  Ihrer  Originalbelege 
inklusive  der Kontenausdrucke dar.  Und genau  diese  Unterlagen 
brauchen Sie auch bei einer Buchfhrung,  die den Richtlinien der 
DATEV  und  des Finanzamtes gengen.  Es  stellt  deshalb  keinen 
Nachteil  dar,   wenn  Sie  Ihre  Buchhaltung  mit  FIRST_MILLION 
erstellen,  ganz  im Gegenteil!  Sptestens nach der 3.  oder  4. 
Fehlbuchung (Tippfehler oder was auch immer) mchten Sie auf  die 
Korrekturmglichkeit nicht mehr verzichten!
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Rechnungen  die  Sie  selbst  bezahlen  mssen  sollten  auf  ein 
Kreditoren-Geldkonto gebucht werden.  Wenn dann die Abbuchung auf 
Ihrem  Konto erfolgt ist,  wird dieser Beleg in  der  Buchhaltung 
aufgerufen und das richtige Geldkonto eingetragen.

Bei   der  Buchfhrung  nach  dem  Prinzip   der   "vereinnahmten 
Zahlungen" wird der Vorgang erst einmal zu den offenen Posten  in 
die  Fakturierung  gespeichert,  wo er beim Eingang  der  Zahlung 
durch  einen  Doppelklick  aufgerufen  wird.   Sie  erhalten  die 
Dialogbox "Fakturierungsdaten" in der Sie das Datum der  Rechnung 
ndern mssen.  Tragen Sie das Datum des Zahlungseingangs ein und 
verlassen  Sie die Dialogbox.  Hier knnen Sie  auch  automatisch 
einen Skontobetrag vom Rechnungsbetrag abziehen lassen. Die jetzt 
erscheinende   Dialogbox  ermglicht  Ihnen  noch  das   richtige 
Geldkonto auszuwhlen.
Anschlieend  ist  der  Betrag als Einnahme  in  der  Buchhaltung 
enthalten. 
Achtung:  Diese  Form der Buchhaltung ist  antragspflichtig  beim 
zustndigen Finanzamt!

4.3 Die Kontenbersicht

Mit  F10  knnen  Sie  sich  jederzeit  alle   Gegenkonten,   die 
Nettoeinnahmen,   alle  Geldkonten,   die  Umsatzsteuer  und  den 
Bruttogewinn anzeigen lassen.

Ein  Klick auf das Zeitfenster oben rechts ermglicht  Ihnen  den 
Zeitraum auszuwhlen, fr den diese Berechnungen erfolgen sollen. 
Diese Filterfunktion ist wichtig fr die  Umsatzsteuerberechnung, 
wenn Sie nicht zu jhrlicher Anmeldung verpflichtet sind,  und am 
Jahresende um den Bruttogewinn zu ermitteln.
Die  Programmversion FIRST_MILLION medium verfgt ber  mehr  als 
100  Geld-  und Gegenkonten.  Hier lassen sich  nicht  mehr  alle 
Kontenstnde in einer Dialogbox darstellen. Sie sehen also in der 
Kontenbersicht  nur die ersten 10 Geldkonten und die  20  ersten 
Gegenkonten.  Bei der Umsatzsteuerberechnung und Gewinnermittlung 
werden  natrlich alle Konten bercksichtigt.  Wenn Sie sich  die 
brigen Kontenstnde ansehen wollen, mssen Sie das Kontenfenster 
mit  der F9 Taste ffnen.  Hier finden Sie dann  die  gewnschten 
Zahlen.


5.0 Die Kunden und Lieferantenverwaltung

FIRST_MILLION   enthlt  eine  unglaublich   schnell   arbeitende 
Adressverwaltung, die Sie mit F2 aufrufen knnen.

 Sie knnen:

  - Kunden
  - Lieferanten
  - Interessenten
  - Privatadressen

verwalten und entsprechend ihrer Zugehrigkeit markieren.  Die im 
Pop-Up-Menue eingebauten Filter- und Sortierfunktionen sind sehr
schnell  und helfen Ihnen somit effektiv mit Ihren  Adresssen  zu 
arbeiten.

5.1 Auswahl eines Kunden (Lieferanten) fr die Weiterverwendung

Mit einem Klick auf einen Eintrag whlen Sie im Fenster "Kunden & 
Lieferanten"  die Daten dieses Datensatzes fr die Verwendung  in 
einem  Angebot  (Rechnung / Bestellung)  aus.  Bei  Umfangreichen 
Datenbestnden  ist es sinnvoller,  den Kunden ber die  Funktion 
"Suchen"  im Pop-Up-Men "Kunden" auszuwhlen.  Die  Suchfunktion 
wirkt  auf das Feld "Name1" und die beiden  Bemerkungszeilen  der 
Kundeneingabedialogbox.  Sie  brauchen dabei nur einen  Teil  des 
Namens  einzugeben.  Es ist dabei egal,  ob Sie gro oder  Klein-
buchstaben  verwenden.  Der erste Datensatz der  diesem  Suchkri-
terium  entspricht  wird an die erste Stelle  des  Kundenfensters 
geschrieben. Solte es sich nicht um den gesuchten Kunden handeln, 
mssen  Sie durch Anklicken von "OK"  weitersuchen  lassen.  Dies 
wiederholen  Sie,  bis der gewnschte Datensatz  angezeigt  wird. 
Wollen Sie alle Informationen zu diesem Kunden sehen,  knnen Sie 
mit  einem Druck auf die Return-Taste diesen Datensatz  aufrufen. 

Wenn  Sie wieder zum Anfang Ihrer Liste wollen,  um erneut  einen 
Kunden zu suchen,  drcken Sie die "Clr/Home"-Taste. Sie befinden 
sich dann wieder im oberen Teil des GEM-Fensters.

5.2 Eingabe der eigenen Kundennummer

Wenn  Ihnen  Ihr Lieferant bereits eine  Kundennummer  mitgeteilt 
hat,  sollten  Sie  diese  in  dem  Feld  "eigenen  Kundennummer" 
eintragen.   Bei   einer   Bestellung  wird  diese   Nummer   mit 
ausgedruckt.

5.3 Faxnummer

Unser Programm FIRST_MILLION verfgt ber eine Funktion,  die das 
direkte  Versenden eines Dokumentes als Fax ermglicht.  Sie  be-
ntigen  als  zustzliche Hardware ein Modem das  Faxe  versenden 
kann.  Auerdem  ist  noch das Programm CoMa  aus  unserem  Hause  
notwendig.

Damit  erleichtert sich die Broarbeit  ungemein.  Vergessen  Sie 
Wartezeiten  des  Druckers,  Briefpapier falten  und  Briefmarken 
kleben.  Die Mehrkosten fr FIRST_MILLION Fax und das Modem haben 
Sie  leicht  wieder drin,  wenn Sie die Ersparnis  an  Porto  und 
Arbeitszeit bercksichtigen.
Ein weiterer Vorteil von F_M in Zusammenarbeit mit dem ACC  CoMa, 
ist die eingebaute Whlautomatik.  Dazu mehr unter Kapitel 5.5!

5.4 Filter- und Sortierfunktionen

Mit dem Pop-Up- Menue "Kunden & Lieferanten" knnen Sie sich Ihre 
Daten    in   den   verschiedensten    Formen    anschauen.    Am 
bersichtlichsten  ist  es die Daten zuerst mit  "Sortieren  nach 
Namen" und dann nach "Gruppen" darzustellen. 

5.5 Anwhlen eines Kunden per Modem

Wenn  Sie ber ein Modem und das Programm CoMa  verfgen,  knnen 
Sie  sehr bequem eine telefonische Verbindung  herstellen,  indem 
Sie lediglich diesen Kunden in der Liste anklicken und die  Taste 
"d" (dial,  engl.  whlen) drcken.  Das Programm whlt dann  die 
eingetragene  Telefonnummer und Sie brauchen,  nachdem  sich  der 
Gesprchspartner  gemeldet  hat  nur noch  den  Telefonhrer  ab-
zunehmen.     Voraussetzung     ist    ein     durchgeschliffener 
Telefonapparat.

5.6 Kundenspezifischer Rabatt

FIRST_MILLION  verfgt ber drei Mglichkeiten dem  Kunden  einen 
Preisnachla  einzurumen.  Sie  knnen bei  den  Artikeln  einen 
Mengenrabatt eingeben,  auf die Bruttorechnungssumme einen Rabatt 
vorsehen  und jedem Kunden einen eigenen  Rabattfaktor  zuteilen. 
Der  kundenspezifische Rabatt hat hierbei vorang vor  dem  Rabatt 
auf  die  Bruttorechnungssumme.  Es erfolgt also  keine  doppelte 
Rabattierung!  Praktisch  kann jeder Kunde einen anderen  Rabatt-
faktor erhalten!

6. Die Artikelstammdaten

Fr das Erstellen der verschiedenen Ausdrucke und Formulare einer 
Fakturierung  bentigen  Sie  noch die  Informationen  ber  Ihre 
Waren. Hierfr rufen Sie mit F3 das Artikelfenster auf, das immer 
zusammen mit dem Fenster fr die Formulare erscheint.

Sie  sollten  vor  dem Aufruf dieses Fensters  aber  bereits  den 
Kunden,  oder  fr  eine Bestellung den Lieferanten im  Kunden  & 
Lieferantenfenster  angeklickt haben.  Sonst mssen Sie dies  vor 
dem Ausdrucken des Schriftstcks spter nachholen!

6.1 Eingabe von Artikeln

Fr  neue Produkte in Ihrem Warensortiment mssen Sie mit  Alt  + 
linke  Maustaste in das Artikelfenster klicken und die  Dialogbox 
"Artikeldaten"  aufrufen (oder Taste "n" drcken!).  Hier  werden 
alle wichtigen Parameter des Artikels erfat.

Sie knnen den Preis entweder als Nettopreis oder als Bruttopreis 
eingeben.  Der  fehlende Betrag wird vom  Programm  ausgerechnet. 
Wichtig:  In der Dialogbox "Druckparameter" stellen Sie  ein,  ob 
Sie  in  Ihrer  Rechnung den  Bruttopreis,  oder  den  Nettopreis 
ausdrucken  mchten.  Und  das geschieht anders  als  bei  vielen 
bekannten Programmen ohne Rundungsfehler!  Je nach Voreinstellung 
wird also der eine oder andere fr die Rechnung verwendet.
FIRST_MILLION medium gibt Ihnen die Mglichkeit fr jeden Artikel 
zwei   Preisstaffeln  vorzusehen.   Auerdem  knnen  Sie   zwei 
Mengenrabatte auf den Bruttogesamtpreis vorsehen. Die Einstellung 
der Staffelpreise erfolgt direkt bei der Eingabe der Artikel, die 
Mengenrabatte   auf   die   Rechnungssumme   tragen   Sie   unter 
"Einstellungen" "Parameter" ein. 
Mit "Position Nr." knnen Sie den Platz vorgeben,  an dem  dieser 
Eintrag  erscheinen  soll.  Wenn  Sie  also  in  die  Warengruppe 
"Pullover" nachtrglich ein neues Modell einfgen wollen,  knnen 
Sie  frei ber den Platz entscheiden an dem der neue Pullover  im 
Artikelfenster erscheint.  Der Vorteil liegt auf der  Hand:  Ihre 
Warenliste ist immer zweckmig geordnet.

Sie  knnen  die Warenbereiche auch durch  sogenannte  Trennfelder 
unterteilen.  Das Programm erkennt ein Trennfeld am Sonderzeichen 
"" als erstes Zeichen im Feld "Artikelnummer". 
Fr  die  Warengruppe  Pullover  knnte  das  Trennfeld   z.   B. 
"Pullover" als Artikelnummer erhalten.  Wenn Sie in einer langen 
Lagerliste irgendwann einmal alle Pullover sehen mchten,  knnen 
Sie  mit  der  Suchfunktion nach dem  Begriff  "pullover"  suchen 
lassen.  An  der ersten Position im Fenster "Artikel" steht  dann 
genau  dieses Trennfeld und darunter beginnt  Ihre  dazugehrende 
Warenliste!

Wenn  Sie  die Mglichkeit der  automatischen  Bestellung  nutzen 
mchten  mssen Sie den Lieferanten und die Bestellnummer  dieser 
Ware in diese Dialogbox eingeben.  Damit Sie im richtigen  Moment 
auf  zu geringen Lagerbestand aufmerksam gemacht  werden,  mssen 
die  Felder "Soll" und "Bestand" ausgefllt werden.  Der Wert  im 
Feld "Soll" gibt den Mindestbestand an,  ab dem diese Ware in der 
Liste "Ist<Soll" erscheint.
In   FIRST_MILLION   medium  knnen  Sie  darber   hinaus   auch 
verschiedene Waren zu einem Warenpaket bndeln.  So lasssen  sich 
Komplettpakete zusammenfassen und mit einem neuen, wahrscheinlich 
gnstigerem  Preis  versehen.  
ber die Gruppenfunktion knnen Sie einen Artikel auch mit  einem 
mehrzeiligen Artikeltext versehen.
Der  Ausdruck  in einem Formular enthlt dann  alle  Einzelposten 
ohne Preisangabe.  Bringen Sie die gewnschten Artikel hierfr in 
ein  Angebot,  und whlen Sie aus dem Pop-Up-Men "Formular"  die 
Funktion "Gruppieren" an.  In der erscheinenden Dialogbox  knnen 
Sie nun einen Text fr die Gruppe und den neuen Preis eingeben.

6.2 Auswahl eines Artikels

Die  Artikelauswahl  kann  ber das  Anklicken  der  Position  im 
Fenster "Artikel", durch Aufrufen der Suchfunktion (Taste "s" bei 
aktivem Artikelfenster drcken),  oder ber die Eingabe der Arti-
kelnummer geschehen.  Letzteres ermglicht die Funktion  "Auswahl 
ber Artikelnummer" im entsprechenden Pop-Up-Men.

6.3 Eingabe von Zusatztexten in die Ausdrucke

Als Ausdrucke stehen folgende Formulare zur Verfgung:

   - Angebote
   - Auftragsbesttigungen
   - Lieferscheine
   - Rechnungen
   - Gutschriften
   - 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung
   - Bestellungen

Oft  mchten Sie Ihrem Kunden auer den Positionen der  Lieferung 
und des Rechnungsbetrages eine kurze Information zukommen lassen. 
In FIRST_MILLION ist dies ohne weitere Probleme mglich.  Klicken 
Sie  nach der Eingabe der Artikel auf das  Formularfenster  links 
vom Artikelfenster und aktivieren Sie dieses damit.  Wenn Sie nun 
unterhalb der eingetragenen Positionen einen Doppelklick  machen. 
erscheint die Eingabebox fr Zusatztexte.

Sie knnen 8 Zusatztexte, die Sie hufig bentigen fest vorgeben, 
die dann mit einem Klick ins Formular bernommen werden knnen.

z. B. fr

   Rechnungen: Bankverbindung, Zahlungsziel, Seriennummer
    Mahnungen: Hinweis auf Mahngebhr oder weitere Schritte
     Angebote: Hinweis auf Gltigkeit des Angebots
 Bestellungen: Unterschrift, Hinweis auf die Dringlichkeit

und vieles andere mehr!

6.4 Audruck des Formulars und Weiterverarbeitung

Wenn alle Daten eingetragen wurden kann das Formular  ausgedruckt 
oder   gefaxt  werden.   Anschlieend  ist  es  Bestandteil   der 
Fakturierung und kann von dort zwecks Weiterverarbeitung aus  dem 
Fenster "Fakturierung" aufgerufen werden.
In der Version FIRST_MILLION medium knnen Sie in Verbindung  mit 
dem ATARI Laserdrucker eine IMG-Datei als Briefkopf,  oder  sogar 
die ganze DIN A4 Seite Ihres Briefpapiers,  sofern diese als  IMG 
Pixelgrafik eingescannt vorhanden ist, mitdrucken lassen. Und das 
geht praktisch genauso schnell, wie der Ausdruck ohne Grafik!!!
Sie knnen also allen Formularen ein perfektes Aussehen verpassen 
und das ganze praktisch zum Nulltarif!
Auch  bei der Verschickung eines FAX besteht die Mglichkeit  den 
Briefkopf  als eingescannte Pixelgrafik mit zu  senden.  Da  FAX-
Formulare  mit  200  dpi  Auflsung  arbeiten,   mu  die  Grafik 
in dieser Auflsung vorliegen.

Die Weiterverarbeitung eines Fakturierungssatzes ist notwendig, 
wenn:

   - ein  Angebot angenommen wurde und Sie daraus  eine  Rechnung  
     und einen Lieferschein machen mchten,

   - bei einer Rechnung das Zahlungsziel nicht eingehalten  wurde  
     und Sie eine Mahnung erstellen wollen,

   - die  Positionen einer Bestellung geliefert wurden und  diese  
     jetzt zum Lagerbestand addiert werden sollen.

   - Eine  Rechnung bezahlt wurde und jetzt eine  Umbuchung  vom 
     virtuellen Geldkonto "Debitor" auf das Konto  erfolgen  mu 
     auf dem die Zahlung eingegangen ist (Kapitel 4.2).

Der  Aufruf  eines Formulars aus der Fakturierung  geschieht  wie 
immer  mit einem Doppelklick auf den  Eintrag.  Die  erscheinende 
Dialogbox  zeigt Ihnen noch einmal die wichtigen Daten zu  diesem 
Vorgang.  Whlen  Sie  den Knopf "bernehmen"  an,  so  erscheint 
dieser Vorgang nach dem WYSIWYG-Prinzip in einem GEM-Fenster. 
Hier  lassen  sich  jetzt die Positionen  noch  einmal  editieren 
(falls der Kunde nicht alle angebotenen Waren kaufen mchte, oder 
eine  andere Anzahl).  Soll eine Position neu  eingegeben  werden 
(bei einer Mahnung zum Beispiel die Mahngebhr),  mu mit F3 auch 
das Artikelfenster aufgerufen werden!

Fr das neue Formular knnen Sie den  Zusatztext ndern. Die neue 
Stufe der Bearbeitung whlen Sie mit dem Pop-Up-Menue  "Formular" 
aus.

Nach dem Ausdruck befindet sich das Formular mit der neuen  Stufe 
der Bearbeitung in der Fakturierung.

In  der Dialogbox "Parameter",  erreichbar ber  die  Menleiste, 
knnen  Sie  eine Zeit vorgeben,  ab wann Sie  auf  eine  fllige 
Rechnung  oder  Mahnung aufmerksam gemacht  werden  mchten.  Die 
berflligen  Vorgnge werden bei jedem Programmstart  automtisch 
angezeigt.   Um  die  nchst  hhere  Stufe  des  Mahnwesens   zu 
erreichen,  mu  das Formular durch die Funktion "bernehmen"  in 
der Dialogbox "Fakturierung" aufgerufen werden.



Neu in Version 2.14 - 2.20  


Allgemeine Bedienung

Um  den  Bedienungskomfort  zu erhhen,  lassen sich ab  Version  2.09  die 
Dialogboxen fr die Suchfunktion ohne Pop-Up-Men alleine durch Drcken der 
Taste  "s" aufrufen.  Es wird jeweils die Suchfunktion des  gerade  aktiven 
GEM-Fensters aufgerufen.
Um  das  Aufrufen  einer  leeren  Eingabemaske  fr  einen  Neueintrag   zu 
vereinfachen  lt sich fr das aktive GEM-Fenster diese  Dialogbox  allein 
mit  der  Taste "n" ffnen.  Ein GEM-Fenster kann jetzt ebenfalls  mit  nur 
einem  Tastendruck geschlossen werden.  Hierfr ist die Taste  "c"  (close) 
vorgesehen.

1. Buchhaltung

In  der  Eingabebox der Buchhaltung kann jetzt entweder  der  Bruttobetrag, 
oder Nettobetrag eingegeben werden. Wenn Sie viele hnliche Belege eingeben 
mssen,  knnen Sie jetzt auch die Eintragungen des letzten  Buchungsbelegs 
als Voreinstellung erhalten. Sie finden den zugehrigen Einstellknopf unter 
"Einstellungen"  in der Parameter-Dialogbox.  Wenn Sie "letzte Buchung  bei 
Neuen als Voreinstellung" aktivieren, enthalten die Buchungsboxen immer die 
letzten eingegebenen Daten.  Wenn ein Nettobetrag eingegeben wurde, mu das 
Brutto-Feld mit der ESC-Taste gelscht werden.

2. Kunden & Lieferantendatei

In  der Version mit FAX-ACC "CoMa" kann das angeschlossene Modem  auch  als 
Whlautomat verwendet werden.  Dazu mu Parallel,  oder bei einigen  Modem-
typen auch in Reihe,  ein Telefonapparat installiert sein.  Nachdem Sie den 
Kundendatensatz aktiviert haben,  drcken Sie die "d"-Taste und warten  bis 
sich  der  Gesprchspartner  meldet  (Modemlautsprecher  mu  eingeschaltet 
sein). Fr die QFax-Version entfllt diese Option leider ganz!
Sie knnen fr die Zahlungsart jetzt auch Nachnahme und 21 Tage  eintragen. 
Ein entsprechendes Feld befindet sich im Pop-Up-Men "Zahlart".
Jedem  Kunden  knnen Sie ab Version 2.11 einen  kundenspezifischen  Rabatt 
zuordnen.  Ist ein Rabatt auf die Bruttorechnungssumme eingestellt, so wird 
dieser in solch einem Fall nicht verwendet.
Fr  Laserdrucker ist der Ausdruck auf Laseretiketten  verbessert  worden. 
Bisher  war  es  immer  problematisch,  wenn  nur  ein  oder  zwei  Adresen 
ausgegeben  wurden,  weil dann eine ganze Seite der teueren  Laseretiketten 
verbraucht  wurde.  Ab  Version  2.12 knnen Sie  jetzt  in  der  Dialogbox 
"Drucken" fr das Laseretikettenformat 70*37 mm ein Eingabefeld  vorgesehen 
in dem Sie eingeben ab welchem Etikettenfeld der Druck beginnen  soll.  Die 
Zhlung  beginnt  links  oben mit der "1" und endet unten  rechts  mit  der 
Nummer  "24".  Sie knnen also dieses Blatt in 24 Druckdurchgngen  jeweils 
mit nur einer Adresse beducken, wenn Sie das Startlabel richtig angeben.

3. Automatische Buchhaltung

Es  kann  fr  jede Buchung eingestellt  werden,  ob  sie  monatlich,  alle 
2 Monate, alle 3 Monate, halbjhrlich oder jhrlich erfolgen soll. 

4. Artikelstammdaten

Jeder Artikel kann mit drei Staffelpreisen versehen werden.  Darber hinaus 
knnen Sie unter "Parameter" zwei Rabattstufen,  bezogen auf den  Bruttoge-
samtpreis  eingeben.  Damit Sie nun nicht gezwungen sind auf jeden  Artikel 
diesen Rabatt zu gewhren,  knnen Sie jeden beliebigen Artikel als  "nicht 
rabattfhig"   markieren.   Das  ist  zum  Beispiel  bei  Porto  und   Ver-
packungsgebhren sinnvoll.
Wenn  Sie Ihre Artikel ber die "Artikelnummerauswahl" suchen,  mssen  Sie 
nun  nicht mehr die komplette Artikelnummer eingeben.  Sie knnen  mit  "*" 
abkrzen.  Also nicht mehr "pul-0123-48,  sondern "pul-0123*". Sie gelangen 
dann an den ersten Artikel, der dieser Artikelnummer entspricht. Sie knnen 
nun durch Ihre Artikelliste blttern, (Abbruch, dann weiter mit OK) bis der 
gesuchte Pullover in der gewnschten Gre erscheint. 
Eine   wesentliche  nderung  stellt  die  Mglichkeit  der   Eingabe   von 
Verpackungseinheiten   dar.    Sie   knnen   fr   jeden   Artikel    eine 
Verpackungseinheit eintragen, wobei auch Dezimalbrche erlaubt sind. Ob der 
Verkauf  nach Verpackungseinheit erfolgen soll wird mit dem Knopf  vor  der 
Verpackungseinheit  eingestellt.  Sie mssen also nicht in jedem Fall  eine 
Verpackungseinheit verkaufen.  Diese Option hilft all denen weiter,  die in 
FIRST_MILLION  bisher  das Problem hatten,  nur ganze Vielfache von  1  als 
Menge verkaufen zu knnen. Wenn Sie als Anzahl eine 1 eintragen, knnen Sie 
ber die Verpackungseinheit jede beliebige Menge (1,25 oder was auch immer) 
verkaufen.
Fr die Kunden,  deren Warengruppen sehr lang und umfangreich  sind,  haben 
wir  unter  "Druckparameter" die  Funktion  "Gruppenmitglieder  ausdrucken" 
eingebaut,  mit der Sie den Ausdruck der einzelnen Positionen  ausschalten, 
oder einschalten knnen.

5. Fakturierung

Bisher  wurden die Angebote,  Rechnungen und Bestellungen mit dem  gleichen 
Zhler versehen und durchnummeriert. In der vorliegenden Version knnen Sie 
den Zhlkreis fr Rechnungen und Bestellungen trennen. Geben Sie hierfr in 
der Dialogbox "Parameter" fr Rechnungen und Bestellungen  unterschiedliche 
Startnummern  ein.  Wollen Sie weiterhin nur einen  Zhlkreis,  tragen  Sie 
unter Bestellnummer eine Null ein.
Wenn  Sie  einen  Kunden  in der Kundenliste  markiert  haben  und  in  die 
Artikelliste  gehen,  so  gilt  als Voreinstellung  fr  das  Formular  die 
Rechnung.  Soll ein anderes Formular bearbeitet werden,  knnen Sie  leicht 
ber das Pop-Up-Men "Formular" den Status verndern.
Wenn  Sie einen Lieferanten angewhlt hatten,  so ist das Formular  bereits 
eine Bestellung. Alle Positionen die Sie in eine Bestellung einfgen werden 
gleich   mit   den   Einkaufspreisen   angezeigt,   es   sei   denn   unter 
"Druckparameter" wurde die Anzeige der Einkaufspreise abgeschaltet.
Fr  Kunden,  die Ihre Fakturierungsstze,  auch die  Rechnungen,  aufheben 
wollen,  ist  eine weitere Funktion eingebaut worden.  Sie knnen  bezahlte 
Rechnungen im Fakturierungsfenster belassen und durch den Knopf  "erledigt" 
aus   dem   Mahnverfahren   herausnehmen.   Immer  wenn   Sie   den   Knopf 
"erledigt" anwhlen erscheint die Abfrage "lschen" oder erledigt". 
Wird  diese  Frage  mit "erledigt"  beantwortet,  wird  der  Datensatz  als 
"erledigt" markiert und weiter im Speicher gehalten.  ber die  Filterfunk-
tion "Erledigte anzeigen" knnen Sie bezahlte Rechnungen,  Angebote usw aus 
der Liste der Fakturierungsdatei ausblenden.
Dadurch  wchst der Datensatz im Laufe der Zeit erheblich an,  weshalb  wir 
nun  auch in der Fakturierung eine Suchfunktion  installiert  haben.  Diese 
Funktion  arbeitet  wie  alle  bisher  beschriebenen  Suchfunktionen,  nach 
Fakturnummer, Kundennummer, Kundenname oder Textzeile "Bemerkungen".
Im Pop-Up-Men ist jetzt auch die Funktion "Drucken" enthalten.  Es  werden 
die Datenstze ausgegeben,  die im Fenster angezeigt werden.  Wenn Sie also 
nur Angebote ausdrucken wollen,  mssen Sie mittels der Filterfunktion alle 
anderen Fakturierungsstze ausblenden.
Mit der Funktion "erledigte lschen" knnen Sie bequem alte Datenstze  bis 
zu einem bestimmten Datum aus der Fakturliste entfernen.  Die entsprechende 
Dialogbox finden Sie in der Menleiste unter "Funktionen".

6. Faxausgabe

Ab  der Version 2.10 werden die Druckseiten von FIRST_MILLION  aufbereitet, 
und mit einem eigenen, wie wir meinen recht hbschen, Zeichensatz versehen. 
Darber  hinaus werden die FAX-Dokumente auch mit den Textattributen  fett, 
unterstrichen,  und hell versehen!  Fr die Ausgabe bentigen Sie ein  Fax-
Modem   und  unser  neues  Programm  CoMa,   oder  die   Qfax-Version   von 
FIRST_MILLION medium! Wir empfehlen jedoch auf unser Programm umsteigen, da 
die  anderen  Faxprogramme am Markt entweder sehr kompliziert  zu  bedienen 
sind,  oder  leider  nicht zuverlssig arbeiteten.  Mit CoMa  erhalten  Sie 
wieder  ein typisches SOFTBR Produkt,  CoMa ist schnell,  zuverlssig  und 
leicht zu bedienen.
Wird das Programm QFax als Treiber verwendet,  mu unter "Einstellungen" im 
Menpunkt  "System" der Pfad fr den Ordner OUTGOING,  den QFax  verwendet, 
eingestellt werden.

7. Druckparameter

Die Dialogbox Druckparameter ist um eine Einstellung erweitert worden.  Sie 
knnen  jetzt  nicht nur den Zeilenoffset fr den oberen  Rand  einstellen, 
sondern  auch die Anzahl der pro Seite zu druckenden  Textzeilen  eingeben. 
Dies  ist  ntig,   wenn  Sie  anstelle  von  12'  Zoll  Endlospapier   auf 
Einzelbltter drucken.  Eine feste Zahl knnen wir hier nicht angeben.  sie 
variiert stark von Druckertyp zu Druckertyp. Leider mssen Sie ntigenfalls 
die gute alte "try and error"-Methode anwenden,  wenn der Drucker ber  den 
Rand druckt.

7. Importfunktion

Fr  die Kunden- und Artikeldatei besteht ab Version 2.06  die  Mglichkeit 
bereits bestehende Dateien aus anderen Programmen einzulesen und weiter  zu 
verwenden.  Die  ASCII-Dateien mssen dabei in einer ganz bestimmten  Weise 
vorliegen.
Allgemein mu es sich um ASCII-Dateien handeln, wobei jeder Datensatz durch 
ein CR vom nchsten abgetrennt sein mu. Die Inhalte der Datenfelder werden 
durch ein Komma vom nchsten Feld getrennt.  Die Reihenfolge der Felder mu 
der  Reihenfolge der Eingabemasken von FIRST_MILLION  entsprechen.  Enthlt 
ein  Textfeld ein Komma,  so mu dieses Feld in Hochkommata  eingeschlossen 
sein. Wenn die zu importierenden Preise die DM-Betrge und Pfennige mittels 
eines Komma trennt,  mu der Preis ebenfalls in Hochkommata  eingeschlossen 
werden.
Viele Datenbankprogramme knnen solche  "Komma-deleted"-ASCII-Exportdateien 
erzeugen.
Auf  der  Programmdiskette  von  FIRST_MILLION  befinden  sich  zwei   Bei-
spieldateien  (KUNDEN.IMP & ARTIKEL.IMP),  aus der Sie die Reihenfolge  der 
Eintragungen entnehmen knnen.
Sollte Ihre Importdatei Fehler aufweisen,  so bricht die Importfunktion mit 
einer Dialogbox ab,  in der der aufgetretene Fehler, sowie die Zeile in der 
er  aufgetreten  ist,   angezeigt  wird.  Sie  sollten  dann  das  Programm 
FIRST_MILLION   ohne  Datensicherung  verlassen  und  den  Fehler  in   der 
Importdatei  beseitigen.  Anschlieend knnen Sie die  Importierung  erneut 
versuchen. Verlassen Sie FIRST_MILLION mit Datensicherung, ist ein Teil der 
Daten  bereits bernommen.  Bei einem erneuten Versuch wrden Sie  doppelte 
Datenstze, sogenannte Doubletten erzeugen!
Zwei   Komma  hintereinander  stehen  fr  ein   leeres   Datenfeld.   Eine 
automatische Unterscheidung zwischen Kunden, Lieferanten, Interessenten und 
Privaten Datenstzen ist mglich. Hinter dem Datenfeld Bemerkun 2 mu ein K 
fr  Kunden,  ein  L fr Lieferanten,  I fr Interessent und  P  fr  einen 
privaten  Datensatz stehen.  Das einfachste ist,  in einem  Texteditor  den 
Datenstzen die entsprechenden Buchstaben anzufgen,  wenn Ihre Exportdatei 
nicht den Gruppen diese Buchstaben automatisch zuordnen kann.

Kunden & Lieferantendatei:
Name1,  Name2,  Strae, Ort, Tel., FAX, Bank, Bankleitzahl, Kto Nr., KdNr., 
eigene KdNr.,  Anrede, Bemerkung 1, Bemerkung 2,Abkrzung fr Datentyp (als 
Abkrzung mu ein K fr Kunde,  ein L fr Lieferant usw.  enthalten  sein). 
Zwei Komma hintereinander stehen fr ein leeres Datenfeld. 

Artikeldatei:
Je  nach  dem,   ob  Sie  in  der  Druckparameterbox  die  Darstellung  der 
Verkaufspreise   als  Netto  oder  Brutto  aktiviert  haben,   werden   die 
importierten  Verkaufspreise zugeordnet.  Ist der Ausdruck  als  Nettopreis 
aktiviert,   werden   die  eingelesenen  Verkaufspreise   als   Nettopreise 
verwendet.  Der  Einkaufspreis  ist immer als  Nettopreis  einzugeben.  Die 
Reihenfolge mu folgende sein:
"Artikeltext, in Hochkommata, wenn ein Komma enthalten ist", VK1, VK2, VK3, 
Einkaufspreis als Nettobetrag,  Anzahl fr VK2,  Anzahl fr VK3,  Mehrwert-
steuersatz als Zahl (14 oder 7), Artikelnummer, Bestellnummer, Lieferanten-
nummer, Bestand, Soll, Verpackungseinheit.
Wenn Ihre Datei ein Komma als Trennung zwischen DM & Pf verwendet, mu auch 
der Preis in Hochkommata eingeschlossen werden!

8. Noch einmal zur Faxfunktion:

Wir  haben  uns  entschlossen  fr  das  Faxen  ein  eigenes  Programm   zu 
entwickeln,  das einfach in der Bedienung und vor allem sicher im  Gebrauch 
ist.  Die von uns getesteten bisher erhltlichen Faxprogramme zeigen leider 
ein  recht  eigenwilliges Verhalten,  das fr  gewerbliche  Anwender  nicht 
akzeptabel  ist.  Die Faxfunktion ber das Programm CoMa aus unserem  Hause 
bietet eine Reihe von Vorteilen:
1. Der Preis ist jetzt nur noch DM 99,-
2. Die Installation, sowie die Handhabung haben sich erheblich vereinfacht!
3. Die Seiten werden in Echtzeit erstellt und versand.
4. Beim Faxempfang wird die ankommende Seite sofort angezeigt.
und vieles mehr.  Sollten Sie an unserer Faxsoftware interessiert sein,  so 
fragen Sie bitte bei uns nach!

Ein Druck auf die 'Help'-Taste zeigt die wichtigsten Bedienungsfunktionen.
Dies  war  bis hierher ein Crash-Kurs in die Bedienung  von  FIRST_MILLION. 
Genaueres finden Sie im ber 200 Seiten starken Handbuch. Dort erhalten Sie 
auch wichtige Informationen ber den sinnvollen Aufbau der Buchfhrung!


Abschlieend  mchten  wir Sie auf zwei Testberichte die  zu  FIRST_MILLION 
bereits erschienen sind aufmerksam machen.
ATARI Journal 12/92
ST-Computer 1/93



Wir wrden uns freuen,  wenn Ihnen unser Programm gefllt und Sie 
die  Voll-Version bestellen.  Falls Ihnen Funktionen fehlen  oder 
Sie Verbesserungsvorschlge haben, wenden Sie sich bitte an uns.

Ihr Softbr-Team



Sie erreichen uns ber:


                    Fa. SOFTBR GbR

Ing. H. J. Konzeck                  Dipl. Ing. S. Hartmann
Richardstr. 60                      Allerstr. 11

D-12055 Berlin                      D-12049 Berlin

Tel. (030) 685 33 12                Tel/Fax.(030) 622 68 84
Fax. (030) 685 83 52

            E-Mail: siegfried_hartmann@b.maus.de
