3.0 Programmteil Buchhaltung


Sie finden in FIRST_MILLION eine komplette Buchhaltung mit allen Mglichkeiten,
die fr eine moderne, EDV-gesttzte Buchfhrung notwendig sind. Es stehen
insgesamt 120 Geld- und Gegenkonten zur Verfgung. Diese Konten knnen bequem
aufgerufen werden und lassen sich fr einen eventuellen Export mit DATEV-Nummern
versehen. Durch umfang- reiche Sortier- und Suchmglichkeiten behalten Sie
jederzeit den berblick. Die Rechnungen und Warenbestellungen fhren
halbautomatisch zu Buchungsbelegen, die bereits ausgefllt sind und auf
Tastendruck in die Buchungsliste bernommen werden.

Bevor wir Sie ber das Arbeiten mit der in FIRST_MILLION integrierten
Buchhaltung informieren, sollen hier ein paar Stze ber das Prinzip einer
Buchhaltung verloren werden.

Das Finanzamt stellt an eine EDV-untersttzte Buchhaltung einige Forderungen,
sofern dieses Programm bei einer Buchprfung als alleiniger Nachweis fr eine
ordentliche, nachvollziehbare Buchhaltung gelten soll. Diesen Anspruch will
unsere Buchhaltung gar nicht erst erheben, da sich dadurch, wie wir meinen,
erhebliche Nachteile in der Bedienbarkeit des Programms ergeben, die gar nicht
notwendig oder zwingend sind. Der wesentliche Punkt dieser Bestimmungen besagt,
da in EDV-Buchfhrungen keine nachtrglichen nderungen vorgenommen werden
drfen. Wenn Sie sich zum Beispiel bei der Eingabe eines Betrages vertippt
haben, so drfen Sie diesen Buchungssatz nicht mehr aufrufen, sondern mssen
eine zweite Buchung vornehmen, die den Betrag entsprechend korrigiert. Unser
Programm enthlt bewut diese Korrekturmglichkeit. Daraus folgt zwingend, da
die Daten auf der Diskette oder Festplatte dem Fiskus nicht als ordentliche
Buchfhrung gengen. Sie mssen deshalb bei einer Buchprfung die
Buchungsbelege, sowie die monatlich ausgedruckten Kontenbltter ordentlich
abgeheftet als Ihre "nachvollziehbaren" Bcher vorlegen. Derartige Unterlagen
sind aber im Zweifel ohnehin vorgeschrieben!

Sie sehen es ist kein echter Nachteil fr Sie, und bereits nach dem dritten
vertippen werden Sie es sehr zu schtzen wissen, einen Buchungsbeleg erneut
aufrufen zu knnen.

Darber hinaus mssen Sie sich berlegen, auf welches Datum Sie Ihre Buchhaltung
abstellen wollen. 

Prinzipiell stehen zwei Mglichkeiten zur Auswahl. Alle Einnahmen und Ausgaben
werden mit dem Datum der Rechnungserstellung in die Bcher bernommen, in der
Fachsprache nennt man das eine Buchhaltung nach "vereinbarten Zahlungen". Oder
die Buchung erfolgt mit dem Datum an dem die Geldbewegung auf dem Geldkonto
erfolgte, in diesem Fall handelt es sich um  eine Buchfhrung nach dem Prinzip
der "vereinnahmten Zahlungen".

Fr den ersten Fall mssen Sie bei einer  Umsatzsteuervoranmeldung eine noch
nicht vorhandene Mehrwertsteuer an das Finanzamt abzufhren. 

Fr die erste Methode spricht, da man sich nicht um das Datum der Geldbewegung
kmmern mu, sondern lediglich das Datum der Rechnungserstellung verwendet.
Andernfalls mte das Rechnungsdatum beim Aufrufen aus der Fakturierung
verndert werden. Dies mu dann auch auf dem Rechnungsformular vermerkt werden.

Arbeiten Sie nach dem Prinzip der vereinnahmten Gelder, so wird die Umsatzsteuer
nur von bereits bezahlten Rechnungen ermittelt. Diese Form der Buchfhrung mu
jedoch beim zustndigen Finanzamt formlos  beantragt werden. blicherweise wird
diesem Antrag auch stattgegeben, wenn der Jahresumsatz unter 250.000,- DM liegt.
Unser Programm ist fr beide Varianten vorbereitet. Je nach dem welche Form Sie
verwenden, werden Rechnungen die mit FIRST_MILLION erstellt wurden
unterschiedlich behandelt. Die Einstellung der gewnschten Variante erfolgt in
der Dialogbox "Parameter" .

Kommen wir aber zur Sache:

Der Programmteil Buchhaltung kann durch Drcken der F1-Taste aufgerufen werden.
Sie befinden sich nach dem Aufruf dieses Programmteils in einem
Buchhaltungsprogramm, das nach den Bestimmungen der Einnahme-berschurechnung
arbeitet. Wenn noch keine Buchungen eingetragen wurden, also nach dem ersten
Start des Programms, ist das Fenster "Buchungen" bis auf die Beispiele leer.
Drcken Sie die Tasten Ctrl und "N" gleichzeitig bei aktivem Buhhaltungsfenster,
so erscheint die Eingabemaske fr Buchungsvorgnge (Dialogbox Buchungen). Es
ffnet sich die in Kapitel 3.3 abgebildete Dialogbox, die bis auf den Eintrag
fr die Buchungsnummer und das aktuelle Jahr leer ist. Sie knnen auch eine
Dialogbox voreinstellen, die die Eintragungen der letzten Buchung enthlt. Sie
finden den Einstellknopf hierfr ebenfalls in der Dialogbox "Parameterr". Im
Feld Buchungsnummer ist bereits eine Nummer eingetragen. Die Buchungsnummer wird
automatisch mit aufsteigender Nummer vergeben. Sie knnen vor dem Aufrufen der
Dialogbox eine Anfangsbuchungsnummer in der Dialogbox "Parameter" vorgeben. Die
Buchungsnummer kann damit fr verschiedene Zeitrume vorsortiert werden. 

Zum Beispiel kann fr Januar 1000 bis 1099, fr Februar 1100 bis 1199 und so
weiter eingestellt werden. Allerdings wird man in der Regel die Buchungsnummer
fortlaufend vergeben und auf die Option der Voreinstellung verzichten.



3.1 Einstellung des Kontenrahmen



Mit der Taste F9 ffnen Sie eine Fensterliste in der die aktuell benannten Geld-
oder Gegenkonten angezeigt werden. Dieses Fenster dient auch zur Benennung Ihrer
Geld- und Gegenkonten fr die Buchhaltung. Je nach Art ihres Gewerbes werden Sie
bestimmte Konten fr die Auflistung Ihrer Ausgaben bentigen. Zu diesen
Ausgabekonten (Gegenkonten) haben Sie auch Geldkonten einzurichten. In der
Buchhaltung versteht man darunter Bank-und Girokonten sowie Bargeldkonten.
FIRST_MILLION verwendet auch virtuelle Geldkonten fr AfA Gter.

Auf diese Konten werden Ihre Einnahmen und Ausgaben gebucht. Im Gegensatz zur
bilanzierenden Buchhaltung mssen die Salden der Gegenkonten nicht mit den
Salden der Geldkonten abgestimmt werden. 

In unserer Buchhaltung wird lediglich der Gesamtbetrag der Einnahmen der Summe
der Ausgaben gegenbergestellt. Die Differenz dieser beiden Zahlen ergibt dann
den zu versteuernden Gewinn. 

Wenn Sie aber alle Geldbewegungen zwischen Gegenkonten und Geldkonten bei
korrekt eingegebenen Anfangskontenstnden richtig verbuchen, haben Sie bereits
die wichtigste Forderung der sogenannten "Doppelten Buchfhrung" erfllt. Was
Ihnen zur Bilanz jetzt noch fehlt ist die Feststellung des Firmenvermgens und
die damit verbundene Erffnungsbilanz. Wenn dieser Umstand fr Sie notwendig
wird, sollten Sie einmal in einer Einfhrung fr bilanzierende Buchhaltung
nachlesen.

	Wichtig! 

Wenn die Rechnung mit diesem Programm erstellt wurde, so ist die Rechnung als
noch nicht bezahlt in die Fakturierung bernommen worden. Geht das Geld ein,
wird diese Rechnung durch einen einfachen Klick mit der Maus als Einnahme
gebucht. Als Buchungsdatum verwendet das Programm erst einmal das
Rechnungsdatum, d. h. F_M arbeitet in der Voreinstellung nach dem Prinzip der
vereinbarten Zahlung. 



Bei der Auswahl der Gegenkonten mssen Sie darauf achten, da Sie immer einen
optimalen berblick erhalten, an welcher Stelle in Ihrem Betrieb Ihr schwer
verdientes Geld eigentlich bleibt. Sie knnen mit FIRST_MILLION 121 Gegenkonten
und 120 Geldkonten benennen, was fr alle Kleinbetriebe ausreichend sein wird. 

Rufen Sie das GEM-Fenster entweder durch Drcken der F 9 Taste auf.

Zum Umschalten zwischen der Eingabe von Geld- oder Gegenkonten mssen Sie mit
der rechten Maustaste ein Pop-Up-Men aufrufen.


In FIRST_MILLION sollten Sie die ersten Positionen der Kontenliste immer fr die
am hufigsten bentigten Konten benutzen. Sie mssen bei Buchungen dann nicht so
oft ein weiteres Pop-Up-Men aufrufen. Sollte sich spter einmal herausstellen,
da Sie ein Konto, da erst auf der 2. Seite in der Buchungsbox steht doch
hufiger bentigen, knnen Sie die Position auch noch nachtrglich verndern.

Mit einem Doppelklick auf eine Zeile des Kontenfensters ffnen Sie eine
Dialogbox zur Erfassung eines neuen Kontos, oder fr eine nderung.


	Textfelder

Zu jedem Konto werden zwei Textfelder ausgefllt. Das erste Textfeld erhlt den
vollstndigen Namen des Kontos, hier sind 31 Zeichen als Eintrag mglich. Dieser
Name erscheint beim Ausdruck der Buchungsliste zu diesem Konto als berschrift.
In dem zweiten Feld mssen Sie eine treffende Abkrzung fr dieses Konto
erfinden. Ihnen stehen dafr nur acht Zeichen zur Verfgung. 

Die Abkrzung erscheint im Buchungsfenster (F1), der Liste aller
Buchungsvorgnge, und verschafft Ihnen einen besseren berblick ber die
Buchungsvorgnge, wenn die angezeigten Eintrge im Buchungsfenster nicht
gefiltert wurden.

	Privatanteil

Ein besonderes Problem fr Kleingewerbetreibende stellt oftmals die Tatsache
dar, da die Geldkonten auch teilweise private Geldbewegungen enthalten. Wenn
Sie dann Ihre Geldkontenstnde nach einiger Zeit betrachten, so stimmen die
Kontenstnde nicht mehr berein. Die eleganteste Lsung wre, alle
Geschftstransaktionen nur ber ein Geschftskonto auszufhren. Aber bei
kleineren Gewerbettigkeiten ist dies oft mit weiteren Kosten verbunden. Fr
diese Gruppe von Anwendern stellt FIRST_MILLION die Mglichkeit zur Verfgung,
private Gegenkonten einzurichten. Diese Konten werden bei der
Gewinn/Verlustberechnung nicht bercksichtigt, auch die Mehrwertsteuer fliet
nicht in die Buchhaltung ein, aber die Kontenstnde Ihrer Geldkonten werden
korrekt dargestellt! Somit wre die Bedingung der Bilanzierung, Abgleich der
Geld- mit den Gegenkonten gegeben!

Wenn Sie solche privaten Gegenkonten einrichten wollen, so mssen Sie diese
Konten durch Anwhlen des entsprechenden Auswahlknopfes markieren. Derartige
Konten sind im Fenster mit einem P markiert.

Fr jedes Gegenkonto knnen Sie auch einen Privatanteil angeben. So wird diese
Funktion auf alle Flle fr das Gegenkonto "Bewirtungen" bentigt. 

Seit 1991 knnen Sie die Bewirtungskosten nur noch in Hhe von 80% absetzen. Das
Finanzamt geht immer von einem Eigenanteil (Privatanteil) von 20% aus. Sie
knnen natrlich fr jedes andere Konto auch Privatanteile angeben. 

	Mehrwertsteuer Voreinstellung 

Wenn Sie auf ein Gegenkonto immer nur Belege mit dem gleichen Mehrwertsteuersatz
buchen, so ist es beraus lstig, immer noch die passende Mehrwertsteuer
anklicken zu mssen. Jetzt knnen Sie bei der Definition der Gegenkonten einen
Steuersatz vorgeben. 

Wenn Sie also ein Konto fr Fachliteratur haben, so ist bei jeder Buchung
bereits  7% aktiviert. Natrlich knnen Sie auch, trotz Voreinstellung, den
Steuersatz beim Buchen noch manuell ndern. 



3.2 DATEV Konten und Kontenklassen 



Sie knnen jetzt den Gegenkonten eine Kontonummer zuteilen. Wenn Sie hierfr die
DATEV Nummer nehmen, enthalten die Ausdrucke diesen Hinweis. Hiermit wird die
bersichtlichkeit fr den Steuerberater erhht, sofern Sie dessen Hilfe noch
bentigen. 

Somit knnen Sie Ihrem Steuerberater die Daten einfach mittels Diskette geben.
Zur Nummerierung stehen Ihnen 21 Kontenklassen bei den Gegenkonten und 11
Kontenklassen bei den Geldkonten zur Verfgung. Die Einfhrung von Kontenklassen
erhht die bersichtlichkeit des Fensters "Gewinnermittlung" (F10-Taste) ganz
erheblich. Die Klassen werden folgendermaen gebildet: 

Kto.Nr. 0 bis 999:			Klasse 0 

Kto.Nr. 1000 bis 1999:	Klasse 1 

Kto.Nr. 2000 bis 2999:	Klasse 2 und so weiter. 

Das Fenster "Gewinnermittlung" (F 10) zeigt immer den Namen des ersten Kontos
der Klasse an, also das Konto mit der Kontonummer 0, 1000, 2000 usw.. Hier wird
jetzt die Summe der einzelnen Konten, die zu einer Kontenklasse gehren,
zusammengefat und der Brutto- oder Nettowert dargestellt. In der Dialogbox
"Parameter" knnen Sie die gewnschte Art der Anzeige einstellen. 

Die hier vorgenommene Einstellung wirkt auch auf den Ausdruck! 

Es lassen sich hier maximal 20 Kontenklassen anzeigen. Alle anderen Konten
mssen ber die Kontenbersicht (F 9 Taste) ausgewertet werden. 

So knnte die Kostenstelle "Bro, Kto Nr. 2000" aufgeteilt werden nach "Bro
GWG, Kto 2001", "Bro Porto, Kto 2002", "Bro AfA, Kto 2003" usw. Die
Gewinnermittlung zeigt dann die Summe der Ausgaben fr alle zum Bro gehrenden
Gegenkonten. Der Ausdruck der Konten erfolgt selbstverstndlich weiterhin
getrennt. Auch in dem Fenster "Kontenbersicht" (F9 Taste) stehen immer die
Werte der einzelnen Gegenkonten.  Das gleiche Verfahren knnen Sie auch bei den
Geldkonten anwenden. So knnen mehrere Bargeldkassen zusammengefat in der
Gewinnermittlung angezeigt werden. 

Sehen Sie sich auch die zu F_M magnum mitgelieferten Dateien einmal an. Die
Beispiele zeigen schnell, worauf es bei der Buchhaltung mit Kontengruppen
ankommt. Die Buchungsdialogbox zeigt Ihnen jetzt auch immer die
DATEV-Kontonummer an, auf das Sie gerade buchen.

Weitere wichtige Gegenkonten die nicht fehlen sollten:

	GWG  (geringwertige Wirtschaftsgter)

Hierbei handelt es sich um Anschaffungen, die weniger als DM 800,-  netto
gekostet haben und sich lnger als ein Wirtschaftsjahr in der Firma befinden.
Dazu gehrt der Locher fr DM 20,- ebenso wie der Lederchefsessel fr DM 799,-. 

	AfA (Anlagenverzeichnis zur Abschreibung)

Der Gesetzgeber fordert, da Gerte, die mehr als DM 800,- netto gekostet haben,
ber die Zeit ihrer Nutzung in der Firma "abzuschreiben" sind. So haben
Brogerte und Computer eine Abschreibefrist zwischen 3 und 5 Jahren. Wenn Sie
also einen Apple PPC 7500 fr DM 5000,- netto gekauft haben, so drfen Sie, bei
linearer Abschreibung, im ersten Jahr 1000,- DM als Ausgabe geltend machen. In
den folgenden vier Jahren knnen Sie ebenfalls 1000,- DM als Ausgabe
abschreiben. 

 ber die Abschreibezeiten der verschiedenen Gerte informiert Sie gerne Ihr
zustndiges Finanzamt. Sie knnen die AfA-Buchungen auch jedes Jahr automatisch
ausfhren lassen, wenn Sie den Betrag der Anschaffung durch die Anzahl der Jahre
der Abschreibezeit teilen und in das Fenster "automatische Buchungen" eintragen.
 Sie sollten die Mglichkeit fr jeden AfA Gegenstand ein eigenes Gegenkonto
anzulegen nutzen, da erhht erheblich die bersicht ber die in der Firma
versteckten Werte. Wer bilanzieren mu, kommt um diesen Umstand ohnehin nicht
herum. Der Ausdruck dieser Gegenkontenbltter ist dann bereits Ihr
Anlagenverzeichnis! Kapitel 4 beschftigt sich ausfhrlich mit automatischen
Buchungen. 

	Geldkonto "Debitoren"

Fr bestimmte Zwecke bentigt die Buchhaltung nicht existierende, virtuelle
Geldkonten auf die Geldbewegungen gebucht werden, die noch nicht erfolgt sind.
Ist Ihre Buchhaltung auf "vereinbarte Zahlung", was der Regelfall sein drfte,
eingestellt, so haben Sie den Rechnungsbetrag nach der Rechnungsstellung bereits
als Einnahme gebucht. Nun wrde Ihr Girokonto einen falschen Kontostand
anzeigen, wrde dieses als Geldkonto angegeben. Damit Ihre Kontenstnde immer
transparent und korrekt sind, sollten Sie ein Geldkonto mit dem Namen
"Debitorenkonto" erzeugen. Immer wenn Sie einen Rechnungsbetrag buchen, der noch
nicht bei Ihnen eingegangen ist, whlen Sie dieses Konto aus. Erfolgt die
Zahlung, erscheint dieser Beleg wenn Sie die offene Rechnung in der Fakturierung
als erledigt markieren. Sie knnen dann per Mausklick vom Geldkonto Debitor auf
das Konto umbuchen, wo der Betrag gutgeschrieben wurde. Das Geldkonto
"Debitoren" zeigt Ihnen somit auch immer Ihre Auenstnde an. Genauso ist es mit
Zahlungen, die per Scheck erfolgen. Hierfr sollten Sie ein virtuelles Geldkonto
mit dem Namen Scheck anlegen. Ist der Scheck dann eingelst wird mit einem
einfachen Klick das richtige Geldkonto ausgewhlt!

	Geldkonto "Kreditoren"

Das gleiche gilt mit umgekehrtem Vorzeichen fr die von Ihnen zu bezahlenden
Rechnungen. Bei einer Buchhaltung nach "vereinbarter Zahlung" sind auch diese
Ausgaben mit dem Datum der Rechnungserstellung in die Bcher zu nehmen.
Allerdings heit das nicht, da Sie diese Betrge bereits gezahlt haben mssen.
Wrden Sie als Geldkonto wieder Ihr Girokonto angeben, so wren Ihre
Kontenstnde wieder durcheinander. Buchen Sie diese Betrge deshalb auf ein
virtuelles Geldkonto mit dem Namen "Kreditoren" (Ihr Lieferant kreditiert Ihnen
nmlich die Materiallieferung innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist). Erst
wenn Sie den Kontoauszug mit der Abbuchung dieses Betrages von Ihrer Bank
erhalten, wird das richtige Geldkonto ausgewhlt.

	Einnahmen

Alle Rechnungen landen nach der Bezahlung mit dem Rechnungsbetrag auf dem
Einnahmekonto und somit vllig automatisch in der Buchungsliste. 

Allerdings mssen Sie sich von Anfang an klar darber werden, zu welchem Datum
in Ihrer Buchhaltung verbucht wird. Sie knnen entweder alle Einnahmen und
Ausgaben zum Rechnungsdatum buchen (vereinbarte Zahlung), oder immer zum Datum
der Geldbewegung (vereinnahmte Zahlung). FIRST_MILLION  gibt Ihnen die
Mglichkeit das Prinzip, nach dem Ihre Buchhaltung arbeiten soll, selbst
vorzugeben. In der Dialogbox "Parameter" knnen Sie durch Anwhlen des Knopfes
"Einnahmen sofort nach Rechnungserstellung buchen" auf "vereinbarte
Zahlungsweise" umschalten. Wichtig ist dabei, da Einnahmen und Ausgaben hierbei
gleichbehandelt werden! Welche Vorgehensweise fr Sie die richtige ist, mssen
Sie selbst entscheiden. Soviel als Vorbemerkung zum Thema Buchhaltung. Werden
wir konkreter, damit Sie nachvollziehen knnen, was das Programm intern
eigentlich anstellt:

Da das Programm nach dem Schreiben der Rechnung davon ausgeht, da die Rechnung
noch nicht bezahlt ist, wird diese Rechnung in die Fakturierungsliste
eingetragen. Haben Sie endlich Ihr Geld vom Kunden erhalten, kann diese Rechnung
aufgerufen, in der nun erscheinenden Buchungsbox das richtige Geldkonto
ausgewhlt und diese Rechnung als "erledigt" markiert werden. Erledigte
Rechnungen werden in der Fakturierungsliste erst einmal ausgeblendet, d. h.
nicht mehr angezeigt. Sie sehen also immer auf einen Blick in Ihrer
Fakturierungsliste, welche Rechnung noch offen ist.

Nach dem Drucken einer Rechnung wird der Rechnungsbetrag also sofort auf das
erste Einnahmekonto, das Sie in der Kontenliste benannt haben, gebucht, sofern
Sie in der Dialogbox "Buchungen", die vor dem Buchungsvorgang erscheint, nicht
ein anderes Einnahmekonto ausgewhlt haben. Einnahmekonten sind in der
Kontenliste durch ein "E" gekennzeichnet.



	Mehrwertsteuer

Wenn Sie Artikel verkaufen, fr die eine Mehrwertsteuer erhoben wird, so
speichert das Programm diese Mehrwertsteuer als Einnahme auf das
Mehrwertsteuerkonto getrennt nach den Steuerstzen 7 und 15% ab. Wird eine
Ausgabe auf ein Gegenkonto mit Mehrwertsteuer gebucht, so gelangt dieser Betrag
ebenfalls automatisch auf das intern bereits angelegte Mehrwertsteuerkonto. Alle
Mehrwertsteuerbetrge werden automatisch miteinander verrechnet, so da Sie im
Fenster "Kontenbersicht" (F 10) immer den aktuellen Stand fr Ihre
Umsatzsteuervoranmeldung sehen knnen. Um eine Liste aller Buchungsvorgnge mit
Mehrwertsteuer zu erhalten, knnen Sie diese Buchungen ebenso wie alle
Gegenkontenbelege ausdrucken lassen.

	Geldkonten benennen

Unter Geldkonten versteht man die Konten, auf denen wirklich Geld bewegt wird;
also Ihr Bank- oder Girokonto. Da unter Umstnden auch Zahlungen ber eine oder
mehrere Bargeldkassen erfolgen knnen, mssen die entsprechenden Betrge
ebenfalls ordnungsgem registriert werden. Wenn Sie ein Kassenbuch fhren
mssen, lt sich dies bequem ber einen entsprechenden Eintrag hier erledigen.
ber die Dialogbox "Kontenbersicht" (F9) knnen Sie Ihre Kontenstnde
kontrollieren.

Die linke Zahlenspalte zeigt Ihnen den Anfangswert des Geldkontos, die rechte
Zahlenspalte den aktuellen Kontenstand unter Bercksichtigung des aktuellen
Zeitfilters in der Buchhaltung.  Steht der Filter auf 2. Quartal, so sehen Sie
den Kontenstand, wie er sich am Ende des 2. Quartals darstellte.

Darber hinaus ist es auch sinnvoll "virtuelle" Geldkonten anzulegen. In Kapitel
4 lernen Sie ein weiteres virtuelles Geldkonto, das "AfA-Geldkonto" kennen.
Unten sehen Sie einen Vorschlag fr einen einfachen Kontenrahmen.

	Anfangswerte der Geldkonten

Wenn Sie bei allen Buchungen in der Buchhaltung immer das richtige Geldkonto
angeben, so haben Sie immer einen berblick ber Ihre aktuellen Konten- und
Kassenbestnde, vorausgesetzt Sie haben mit dem richtigen Anfangskontenstand
begonnen. Um nun die Geldkontenstnde zu Beginn Ihrer Arbeit mit FIRST_MILLION
einzugeben, mssen Sie das Kontenfenster mit F9 aufrufen und mittels des
Pop-Up-Mens die Liste der Geldkonten anzeigen lassen. Wenn Sie jetzt ein
Geldkonto anklicken, erscheint die Dialogbox in der Sie die Bezeichnung eingeben
oder ndern, sowie den Anfangskontenstand eintragen knnen.



3.3 Dialogbox Buchungen



Diese Dialogbox enthlt alle Daten, die zu einem Buchungsvorgang bentigt
werden. Diese Daten werden beim Verlassen der Dialogbox ber "Ok" oder "Weiter"
in die Buchungsliste eingefgt.

Sie mssen hier Textfelder ausfllen und Radioknpfe bedienen. Der Cursor
befindet sich nach Erscheinen der Box im Textfeld "Text". Die hier vorgenommene
Eintragung dient zur nheren Erklrung der Buchung. Nehmen wir einmal an, Sie
haben fr Ihr Bro 100 DIN A4 Umschlge fr 20,- DM (inkl. Mehrwertsteuer)
gekauft. Sie sollten dann als Text vielleicht "DIN A4 Umschlge/Metro"
eintragen. Mit den Pfeiltasten auf der Tastatur unter der Clr Home-Taste oder
der TAB-Taste gelangen Sie in das nchste Feld. Hier geben Sie dann den
Bruttobetrag ein. Sie knnen bei Bedarf auch den Nettobetrag in das Feld
darunter schreiben. Das Programm errechnet in jedem Fall die fehlende Gre.
Wenn Sie diese Dialogbox mit den Werten der letzten Buchung erhalten
(Parametereinstellung: "letzte Buchung bei Neuen als Voreinstellung), mssen Sie
das Feld in welchem Sie keinen neuen Betrag  eintragen unbedingt mit der
ESC-Taste lschen. Wie soll das Programm sonst wissen, von welchem Betrag aus
gerechnet werden mu?

Bei vollen DM Betrgen mssen Sie keine Pfennige eingeben. Beachten Sie aber,
da die vollen DM durch einen Punkt von den Pfennigen getrennt werden mssen.
Sie brauchen also bei der Eingabe der Betrge nur die numerische Tastatur rechts
neben den Buchstabentasten zu benutzen. Wenn Sie negative Betrge eingeben
wollen, setzen Sie vor die Zahl das Minuszeichen und zwar ohne Leerzeichen! 
Verlassen Sie dieses Zahlenfeld wieder mit der Pfeiltaste. 

In den folgenden drei Feldern wird das Datum eingegeben, zu dem der Kauf
gettigt wurde. In unserem Beispiel sei es der 2.1.96. Geben Sie jetzt 2 ein und
verlassen Sie das Feld wieder mit der TAB-Taste. Sie gelangen in das Feld fr
den Monat. Tippen Sie 1 ein und bettigen Sie die TAB-Taste erneut. In dem
letzten Zahlenfeld mssen Sie nur noch das Jahr eintragen, wenn das Jahr vom
Systemdatum abweicht. 

Nach dem Programmstart wird hier bereits das aktuelle Jahr aus der Systemzeit
eingetragen. Sollte Ihr Rechner nicht ber eine eingebaute Uhr verfgen, so
werden Sie  beim Start des Programms aufgefordert, das aktuelle Datum
einzutragen. Sie knnen auch unter Einstellungen "Parameter" in der Menleiste
das aktuelle Tagesdatum als Voreinstellung festlegen.  Das erleichtert Ihre
Arbeit erheblich, wenn Sie jeden Tag viele Belege mit gleichem Datum in Ihre
Buchhaltung eingeben mssen.

Der Rest der Einstellungen erfolgt nun durch Anklicken der Auswahlknpfe. Das
Buchhaltungsprogramm mu jetzt noch erfahren von welchem Geldkonto die Ausgabe
zu bezahlen ist. Die Bezeichnung Ihrer Gegenkonten und Geldkonten wird  im
Fenster F9 vorgenommen, und ist Ihren Bedrfnissen entsprechend anzupassen. 

In unserem Beispiel handelt es sich um eine Barausgabe die von dem Mitarbeiter
PETER aus seinem Bargeldkonto bezahlt wurde. Sie mssen also den Knopf fr
"PETER" anwhlen. Nun ist es noch wichtig zu wissen fr welches Konto die
Ausgabe bestimmt ist. Anders ausgedrckt, fr welchen Bereich Ihrer Firma wurde
das Geld ausgegeben? Fr unser Beispiel nehmen wir an, die Briefumschlge sind
Verbrauchsmaterial fr Ihr Bro. Klicken Sie bitte den Button Bro an.

Prinzipiell wird immer von einem Geldkonto auf ein Gegenkonto gebucht, also von
links nach rechts in der Dialogbox. Woher kam das Geld, fr welchen Bereich
wurde es ausgegeben!

Im dritten Feld stehen Ihnen drei Button zur Auswahl der im Rechnungsbetrag
enthaltenen Mehrwertsteuer zur Verfgung. Das Programm wird mit der
Voreinstellung der z.Zt. blichen beiden Mehrwertsteuerstze ausgeliefert, 15%
und 7%. im dritten Feld knnte ein exotischer Steuersatz angewhlt werden.
Sollten sich die Mehrwertsteuerstze ndern, so finden Sie unter Einstellungen
"Parameter" die Mglichkeit die Werte anzupassen. Die so eingestellten
Steuerstze werden dann immer in der Dialogbox erscheinen, (bis zur nchsten
Erhhung!). Fr unser Beispiel mssen Sie den Knopf fr 15% auswhlen, es sei
denn, Sie haben bei der Definition fr dieses Gegenkonto den Mehrwertsteuersatz
von 15% voreingestellt. Dann wird dieser Knopf jetzt automatisch gesetzt!

Wenn Sie die Eintragungen fr unser Beispiel vorgenommen haben, sieht die
Dialogbox wie abgebildet aus.

Auer den genannten, fr gewhnliche Buchungsvorgnge gedachten Buttons und
Textfeldern enthlt die Dialogbox noch weitere, nicht so hufig bentigte
Optionen.

Sollten Sie mehrere Buchungen mit dem gleichen Text, oder Konten ttigen, so ist
es vielleicht sinnvoll unter "Parameter" die Einstellung "letzte Buchung bei
Neuen als Voreinstellung" zu benutzen. Wenn Sie die Dialogbox dann mit "Weiter"
verlassen, sind in der neuen Eingabebox bereits alle Daten bis auf die
Buchungsnummer, die selbstverstndlich um eins hochgezhlt wurde, enthalten.
Daten die Sie verndern mssen werden angeklickt und mit der ESC-Taste gelscht.
Sie knnen durch diese Option bei der Eintragung von vielen in der Art hnlichen
Belegen eine Menge Zeit sparen!

	Erinnerung

Fr den Fall, das Sie an eine Buchung erinnert werden mchten, knnen Sie hier
ein Datum eintragen. Nach dem Start von FIRST_MILLION wird dann dieser Datensatz
im Buchungsfenster ab dem gewnschten Datum angezeigt, genau wie fllige
Rechnungen im Fenster "Faktur"!



3.4 Einnahme manuell verbuchen



Wir haben bisher den Buchhaltungsteil des Programms nur zum Verwalten der
Ausgaben kennengelernt. Da die Einnahmen automatisch verbucht werden, wenn die
Rechnungen mit FIRST_MILLION  erstellt wurden, wird es nicht ntig sein
Einnahmen per Hand einzugeben. Trotzdem ist dies prinzipiell mglich. Wenn Sie
mehr als ein Einnahmekonto definiert haben, klicken Sie das gewnschte Konto an.
Der gebuchte Betrag gelangt damit auf das Einnahmekonto. Fr den Fall einer
manuellen Einnahmebuchung geben Sie den Bruttobetrag der Rechnung , das Datum
und den Mehrwertsteuersatz ein und klicken den Button "Einnahmen" an. Hier
knnen Sie jetzt auch gleich das Geldkonto whlen, auf dem der Betrag
eingegangen ist. 

Die Mehrwertsteuer wird automatisch auf das Einnahme- Mehrwertsteuerkonto
gebucht. Beachten Sie aber bitte: Rechnungen, die so in die Buchungsliste
gelangen sind nicht in der Fakturierung und somit auch nicht im automatischen
Mahnverfahren enthalten!



3.5 Umbuchungen zwischen den Geldkonten



ber die bisher genannten Funktionen dieser Dialogbox hinaus besteht die
Mglichkeit des Umbuchens von einem Geldkonto auf ein anderes.

Wenn Sie Einkufe ber Ihre Bargeldkasse ttigen, so ist diese ja leider
irgendwann mal leer. Sie werden dann sicherlich Geld von Ihrem Bankkonto abheben
und in die Geldkassette legen. Damit die Geldkontenstnde dabei nicht
durcheinander geraten, mssen Sie diesen Vorgang Ihrer Buchhaltung nun auch
mitteilen. Das gilt nur, wenn Sie Ihre Firmenkonten und Kassen wirklich sauber
von den Privatkonten trennen (knnen),oder zumindest die privaten Geldbewegungen
korrekt auf die privaten Gegenkonten buchen. 

Fr den Umbuchungsvorgang zwischen den Geldkonten stehen Ihnen die
Geldkontenbutton und die rechts davon befindlichen Knpfe unter der berschrift
"Umbuchungen" zur Verfgung. Der Umbuchungsvorgang findet immer von einem
Geldkonto auf das rechts  daneben angewhlte Umbuchungsgeldkonto statt. In dem
dargestellten Beispiel werden 500,00 DM vom PGA1964 auf das Bargeldkonto PETER
gebucht. Anders ausgedrckt, Sie haben also 500,- DM vom Girokonto abgehoben,
der Kontostand verringert sich um diesen Betrag. 

Das Geld wurde in die Bargeldkasse eingelegt, deren Kontostand erhht sich um
500,- DM. Der Button fr Mehrwertsteuer wird bei einem Umbuchungsvorgang
automatisch auf 0% gesetzt.



3.6 Mehrwertsteuer Solo



Ein weiterer Sonderfall in der Buchhaltung stellt das Verbuchen von reinen
Mehrwertsteuerbetrgen dar. Dieser Fall tritt immer dann auf, wenn Sie
Anschaffungen gemacht haben, die Sie nicht in voller Hhe sofort abschreiben
drfen, und deshalb nicht einfach den Nettobetrag der Anschaffung als Ausgabe
absetzen knnen. Dies gilt fr alle Gerte die mehr als 800,- DM netto gekostet
haben und somit in die AfA Tabelle gehren  Die Mehrwertsteuer die Sie beim Kauf
bezahlt haben, ist aber in voller Hhe zum Kaufdatum in die Buchhaltung zu
bernehmen, und erhht somit Ihre Vorsteuer (eingenommene Mehrwertsteuer =
Umsatzsteuer, ausgegebene Mehrwertsteuer = Vorsteuer)

Betrachten wir diesen Vorgang einmal an einem Beispiel, so wird schnell klar
worum es eigentlich geht. Nehmen wir an, Sie haben am 2.1.96 eine elektrische
Schreibmaschine fr Ihr Bro fr 1000,- DM netto erworben. Bezahlen muten Sie
aber 1150,- DM brutto. Die Anschaffungskosten knnen Sie linear nur ber
mindestens 5 Jahre abschreiben. Ihr Gewinn mindert sich also im laufenden
Kalenderjahr nur um 200,- DM. Die beim Kauf gezahlte Mehrwertsteuer in Hhe von
150,- DM knnen Sie aber sofort als Vorsteuer geltend machen. Ihre
Umsatzsteuerschuld im Monat Januar verringert sich dementsprechend um 150,- DM.
Gehen Sie beim Buchen also wie folgt vor:

	1. Anlegen eines neuen AFA Geldkontos

Sie sollten sich zuerst ein Geldkonto anlegen, auf dem der Wert der
Schreibmaschine festgehalten wird. Auerdem brauchen Sie fr die stattgefundene
Geldbewegung ein entsprechendes Geldkonto. Legen Sie also ein Geldkonto (Taste
F9) mit dem Namen AFA_SCHR an. Da Sie den kompletten Kaufpreis von Ihrem
Bankkonto abgebucht haben machen Sie zuerst eine Umbuchung vom Bankkonto auf
dieses neuen Geldkonto AFA_SCHR ber den Bruttobetrag von DM 1150,-

	2. Die Mehrwertsteuer als MWSt solo verbuchen

Wechseln Sie wieder in die Buchhaltung (F1) und erstellen Sie jetzt eine Buchung
ber DM 150,-, als Datum verwenden Sie das Kaufdatum, das Geldkonto ist
AFA_SCHR. Als Gegenkonto whlen Sie "Mehrwertsteuer solo". Auf Ihrem Geldkonto
AFA_SCHR bleiben somit DM 1000,- als Wert stehen.

	3. Erstellen der jhrlichen AfA Buchung

Da Sie den Kauf im ersten Halbjahr gettigt haben, knnen Sie 1/5 des
Anschaffungspreises (netto) als Ausgabe geltend machen (also steuerlich
absetzen). Damit Sie diese Buchung nicht in den nchsten Jahren vergessen, und
auch nicht jedes Jahr neu eingeben mssen, sollten Sie eine automatische Buchung
erstellen. Da sich das Kapitel 4 ausfhrlich mit der automatischen Buchhaltung
befat, beschreibe ich hier nur sehr kurz den Ablauf. Wechseln Sie mit der Taste
F4 in die Liste fr automatische Buchungen. Um eine leere Eingabebox zu erhalten
drcken Sie die Tasten Ctrl und N gleichzeitig. Es erscheint eine Dialogbox, die
der bereits bekannten Buchungsbox sehr hnlich sieht. Sie knnen hier als Text
"AfA Schreibmaschine von 96 bis 2001" eintippen. Als Betrag mu DM 200,-
verwendet werden. und der Knopf fr die Mehrwertsteuer mu auf 0% stehen. Als
Datum tragen Sie den 31.12.2001 ein. F_M wird diese Buchung also am 31.12.2001
das letzte mal ausfhren. Das Geldkonto ist natrlich "AFA_SCHR", das Gegenkonto
"Bro". F_M wird dann  fnf Jahre lang jeweils mit Datum 31.12. eine
entsprechende Buchung vornehmen.



3.7 Verlassen der Dialogbox Buchungen



Wenn Sie die Eintragungen fr Ihre Buchung, Umbuchung oder manuelle
Einnahmebuchung gettigt haben, so knnen Sie diesen Datensatz in das
Buchungsfenster bertragen. Dies geschieht durch Anklicken des OK-Button, oder
alternativ durch Drcken der Tastenkombination ALternate + O-Taste. Sie
verlassen damit die Eingabebox und der Datensatz wird zur Buchhaltung
hinzugefgt. Sind dagegen mehrere Datenstze einzugeben, so mssen Sie den
Weiter-Button anwhlen. Der bearbeitete Datensatz gelangt damit in die
Buchungsliste und es ffnet sich sofort wieder eine leere Dialogbox. So knnen
Sie zgig viele Datenstze eingeben. 

Der OK-Button ist brigens als Defaultwert eingestellt und kann auch ohne
Anklicken mit der Maus nur durch Bettigen der Return-Taste ausgelst werden. 

Mit Abruch wird die Dialogbox verlassen, ohne da der Datensatz abgespeichert
wird. Dieser Knopf wird nur bentigt, wenn die Box versehentlich aufgerufen
wurde. Die Undo-Taste fhrt die gleiche Funktion aus.

Die Lschoption wird gebraucht, wenn ein fehlerhafter Datensatz ganz aus der
Liste entfernt werden soll. Diese Funktion knnen Sie auch wieder ber eine
Tastenkombination , Alternate + L-Taste auslsen.



3.8 Das Fenster "Buchungen"



Wenn Sie einen Datensatz in die Dialogbox eingetragen haben, wird dieser nach
Verlassen der Box in die Buchungsliste bertragen und im Buchungsfenster
angezeigt. Die Kopfleiste des Buchungsfensters zeigt immer das Laufwerk, von dem
die Datei geladen wurde und den Namen der Buchungsdatei an.

In der Infozeile unter der Kopfzeile knnen Sie sehen welche Information in dern
Spalten stehen. Wenn Sie die Sortierreihenfolge verndern mchten, gengt ein
Klick auf den Eintrag in der Infozeile. Folgende Informationen sind direkt im
Buchungsfenster zu sehen:

	-Datum

	-Textfeld

	-Bruttobetrag

	-Abkrzung fr das Geldkonto

	-Abkrzung fr das Gegenkonto

	-Mehrwertsteuersatz

	-Buchungsnummer


Sie knnen also leicht die Richtigkeit Ihrer Eingabe berprfen, und wenn ntig,
fehlerhafte Datenstze durch einen Doppelklick aufrufen und korrigieren. Zur
Erhhung der Arbeitsgeschwindigkeit werden alle Datenstze im Speicher des
Rechners gehalten, so da Sie immer alle Eintragungen blitzschnell aufrufen
knnen. Darber hinaus haben Sie jederzeit einen berblick ber Ihre finanzielle
Lage seit Jahresbeginn, ohne abgeschlossene Zeitrume umstndlich nachladen und
mit den aktuellen Daten verknpfen zu mssen.



3.9 Filter- und Schalterfunktionen



Wenn Sie einige Zeit mit dem Programm und der Buchhaltung gearbeitet haben, so
knnen leicht einige hundert Datenstze zusammenkommen. Nun kann es vorkommen,
da Sie sich nur eine Auswahl der Datenstze ansehen wollen. Um die Datenmenge
zu verringern, knnen Sie die Buchungen im Fenster filtern. 

Es stehen Ihnen eine Vielzahl von Filtern zur Verfgung. Sie erreichen diese
Funktion ber das Pop-Up-Men "Buchungen".

Klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste in das aktive Buchungsfenster, und
an der aktuellen Position des Mauszeigers erscheint das unten abgebildete
Pop-Up-Men "Buchungen". In dem Bereich "Schalter" finden Sie zwei Menpunkte
zur Auswahl.

	Konten

Sie knnen sich durch Anwhlen eines oder mehrerer Geld- und Gegenkonten in
dieser Dialogbox nur die Datenstze zu diesen Konten anzeigen lassen. Alle
anderen Buchungsstze werden nicht mehr angezeigt, sind aber immer noch im
Speicher vorhanden. Wenn Sie alle Gegenkonten im Buchungsfenster sehen mchten,
brauchen Sie nur den Button "Alle" anzuklicken, oder die TAB-Taste zu bettigen.
Um wieder auf die Auswahl umzuschalten, knnen Sie den Befehl "Kontenauswahl" im
Pop-Up-Men verwenden. 

Whlen Sie den Knopf fr Umbuchungen, so erscheinen alle Datenstze, die als
Umbuchungen gettigt wurden. Wird Mehrwertsteuer angeklickt, so befinden sich
die als "Mehrwertsteuer Solo" eingegebenen Datenstze im Buchungsfenster. Die
"gewhnlichen" Mehrwertsteuerbuchungen werden nicht angezeigt, knnen aber als
Liste ausgedruckt werden (Kapitel 3.8).

Verlassen Sie jetzt die Dialogbox entweder durch einen Klick auf OK, oder durch
Drcken der Return-Taste. Wenn Sie die Dialogbox ber "Abbruch" verlassen,
werden die vorgenommenen nderungen ignoriert.

Ein Tip

Wenn Sie hier nur ein Gegenkonto zur Anzeige anwhlen, erhalten alle neuen
Buchungsboxen dieses als Voreinstellung. Sie ersparen sich bei der Eingabe
vieler Belege zu einem Gegenkonto einen weiteren Mausklick!

Sie knnen natrlich mittels des Parameters "letzte Buchung bei Neuen als
Voreinstellung" alle Eintragungen der letzten Dialogbox als Voreinstellung
weiterverwenden.

	Zeitraum

Zur Auswahl stehen einzelne Monate oder Quartale. In dem Textfeld "Jahr" knnen
Sie das Jahr eingeben, fr das die vorgenommene Zeiteinstellung gelten soll.
Hier finden Sie als Voreinstellung das aktuelle Jahr aus dem Systemdatum des
Computers eingetragen. Sie knnen sich hier auch das letzte Jahr im
Buchungsfenster darstellen lassen, wenn Sie entweder zum Jahresanfang das alte
Rechnungsjahr noch nicht abgeschlossen haben (ber die Funktion
"Jahresabschlu"), oder wenn Sie ein altes Rechnungsjahr ber die Funktion
"Laden" in der Menleiste  aufgerufen haben. Andernfalls sind diese Datenstze
ja nicht im Speicher des Rechners enthalten!
                                          
Das Buchungsfenster erscheint nach Anwendung der Filterfunktion wesentlich
bersichtlicher. Alle Buchungen unter dem Gegenkonto Materialeinkauf im November
sind dargestellt. Anders als bei den Fenstern "Kunden & Lieferanten, Artikel und
Fakturierung wird der Status der Filterfunktion nicht in der Kopfleiste des
Fensters angezeigt, da aufgrund der Flle an Filterfunktionen der Platz nicht
ausreichen wrde, alle ausgewhlten Filter anzuzeigen.



3.10 Drucken der Buchungslisten



Die Buchungsvorgnge knnen unter Verwendung der Filterfunktionen ausgedruckt
werden. Der Aufruf hierfr erfolgt ber das bereits erwhnte Pop-Up-Men
"Buchungen". 

Klicken Sie den Eintrag Drucken an, so erscheint die abgebildete Auswahlbox.  Es
wird immer nur das gedruckt, was auch tatschlich im Buchungsfenster angezeigt
wird. Wenn Sie einen Filter (Zeit oder Konten) gesetzt haben, kann auch nur
dementsprechend gedruckt werden. Sie knnen jetzt die Auswahl der zu druckenden
Daten weiter einschrnken, wenn Sie im Feld "Auswahl" eine Eintragung vornehmen.

	Markierte

Dieser Knopf ist als Voreinstellung aktiv. Es werden dann nur die Datenstze
gedruckt, die im Buchungsfenster markiert sind. 

	Bereich

In zwei Feldern knnen Sie angeben, von wo bis wo die Ausgabe erfolgen soll. 
Das zweite Feld enthlt bereits die Zahl der im Buchungsfenster vorhandenen
Datenstze.

Damit berhaupt etwas ausgegeben wird, mssen Sie nun noch ein Ausgabeformat
auswhlen. Diese Ausgabeformate werden mit dem Texteditor erstellt und enthalten
die Platzhalter der Daten, die Sie auf dem Ausdruck sehen wollen. FIRST_MILLION
liefert Ihnen eine Auswahl an Listenformaten fr alle Bereiche des Programms
mit. Schauen Sie einmal im 1. Kapitel nach, welche Platzhalter existieren, und
wie ein Listenlayout erstellt wird.

Der Knopf "Format laden" ruft die Dateiauswahlbox auf, mit der Sie fr den
ausgewhlten Slot ein neues Format laden knnen. Mit dem Knopf "Format
editieren" wird der Texteditor geffnet und Sie knnen nderungen an dem
aktiviertem Druckformat vornehmen.

Hinter jedem Slot fr ein Listenformat befindet sich ein Knopf, um auf die
Druckereinstellung 1 umzustellen. Sie knnen damit Ihrem Ausdruck auch eine
Grafik beimischen. Sinn macht das hier in der Buchhaltung weniger, aber bei den
Ausdrucken in der Fakturierung knnen so Paketkarten und andere Formulare
perfekt ausgedruckt werden. Voraussetzung ist allerdings ein ATARI Laser, oder
ein Drucker, der HP kompatibel ist (PCL5).



3.11 Suchen im Buchungsfenster



Um Ihnen das Auffinden einzelner Buchungsbelege zu erleichtern, enthlt das
Programm auch eine Suchroutine. Sie knnen diese Funktion durch Drcken der
Tastenkombination Ctrl+F aufrufen.

Nach dem Aufrufen der Suchfunktion erscheint die unten abgebildete Eingabebox.
Sie knnen drei Suchkreise anwhlen. Entweder Sie mchten einen Buchungssatz
nach einer Texteingabe suchen lassen, oder Sie knnen den Beleg ber die
Buchungsnummer suchen, in einigen Fllen ist das Suchen eines Beleges nach dem
Bruttopreis sehr hilfreich. Sie mssen den gewnschten Suchkreis durch das
Anklicken des entsprechenden Knopfes auswhlen, und dann das Wort, oder die
Nummer eingeben. Wenn Sie die Buchungsstze nach einem Text durchsuchen lassen,
kann es sich um ein Wort, mehrere Wrter oder einen Wortteil handeln. Es werden
Ihnen dann alle Buchungen nacheinander angezeigt, die diesen Text enthalten. Da
sich alle Buchungen im Speicher Ihres Computers befinden, vergeht auch bei der
Suche in 5000 Buchungsbelegen keine nennenswerte Zeit.

Wenn Sie vermuten, da es mehr als einen Datensatz geben wird, der zu Ihrem
Suchbegriff pat, knnen Sie gleich den Knopf "Filtern" auswhlen. Anschlieend
sehen Sie im Buchungsfenster alle Datenstze die Ihren Suchbegriff enthalten.

Beachten Sie aber bitte, da die Suchfunktion immer nur auf die im
Buchungsfenster dargestellten Daten wirkt. Wenn Sie eine Filterfunktion
ausgewhlt hatten, so wird nur in den gefilterten Datenstzen gesucht. Sie
knnen also ber die verschiedenen Filter eine Vorauswahl treffen. Die Suche
beginnt immer mit der obersten Eintragung im Buchungsfenster. Wenn Sie alle
Buchungsstze des Fensters durchsuchen wollen, mssen Sie mit dem Scrollbalken
den ersten Datensatz auch an die erste Position bringen.

Wird nun ein Datensatz gefunden, so steht dieser anschlieend an oberster Stelle
im Fenster und Sie knnen diesen Buchungssatz durch einen Doppelklick mit der
linken Maustaste aufrufen. War dieser Datensatz nicht der von Ihnen gesuchte, so
starten Sie die Suchfunktion erneut. 

Das Programm beginnt mit der Suche jetzt an dieser Stelle im Fenster. Wird ein
weiterer Datensatz gefunden, so schreibt ihn das Programm an die oberste
Position ins Fenster.

Wenn Sie einen anderen Datensatz suchen wollen, mssen Sie mit dem Scrollbalken
wieder an den Anfang der Buchungsliste zurckkehren. Einfacher geht dies jedoch
durch Drcken der Clr/Home-Taste.

Wenn Sie die Buchungsnummer der Eintragung kennen, so wird auch nur ein
Datensatz ausgewhlt, da die Zuordnung hier eindeutig ist. Sie mssen aber in
der Dialogbox den Knopf fr Buchungsnummer anklicken damit das Programm wei,
da jetzt der Suchkreis Buchungsnummer aktiviert werden soll.



3.12 Korrigieren der Buchungsstze



Wenn Sie am ersten Wochenende des Monats die Buchhaltung fr den vergangenen
Monat machen wollen, sammeln sich leicht dutzende Belege an, die alle eingegeben
werden mssen. Leider hat das  Eintippen nach der "Zwei Adler Kreisen" Methode
den Nachteil, da man sich durchaus vertun kann. So werden falsche Betrge
eingegeben, das Datum stimmt nicht, oder der falsche Mehrwertsteuersatz ist
angewhlt worden. Auch wenn man die Eingaben vor dem Verlassen der Dialogbox
Buchungen noch einmal durchliest, rutscht die eine oder andere fehlerhafte
Eintragung durch. Erst bei der Durchsicht der Buchungsliste stellt man dann
entsetzt fest, wieviele Fehler man gemacht hat. Viele Programme, auch solche die
bewut nur nach Einnahme/berschurichtlinien arbeiten, verzichten auf jede
Korrekturmglichkeit. Hier hilft nur eine Stornobuchung und eine neue, diesmal
hoffentlich richtige Eintragung. 

Das Programm FIRST_MILLION bietet auch hier mehr! Sie knnen problemlos jede
Eintragung in der Buchungsliste durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste
aufrufen und die Daten in der erscheinenden Dialogbox ndern. Sie mssen
lediglich mit dem Mauszeiger den richtigen Datensatz treffen. 

Solcherlei Vorgehen findet nicht die ungeteilte Zustimmung der ja auch alle
Belege bis zum Jahresende sammeln und dann einfach die Betrge summieren. Und
bei dieser Methode knnen Sie natrlich ebenfalls Fehler korrigieren!

Wir sind sicher, da die Mglichkeit der einfachen Korrektur fehlerhafter
Buchungen fr kleine Gewerbe, die ja oft Ein-oder Zwei-Personen-Betriebe sind,
ganz erheblich zur Vereinfachung der Arbeit beitrgt. Sie mssen natrlich alle
Belege und Rechnungen ordentlich abheften und diese sowie die monatlichen
Kontenlisten, die Sie ja mit FIRST_MILLION ausdrucken, bei einer Buchprfung als
Nachweis vorlegen knnen. Aber darum kommen Sie ja ohnehin nicht herum. Es gibt
somit keinen Grund auf eine Korrekturmglichkeit verzichten zu mssen. Auerdem
erlaubt selbst das Finanzamt Korrekturen im laufenden Buchungszeitraum. Erst
nach Abschlu eines Zeitraumes darf nichts mehr undokumentiert verndert werden!

Wenn Sie die fehlerhafte Eintragung korrigiert haben, verlassen Sie die
Dialogbox mit einem Klick auf den OK-Button. Soll eine weitere Buchung
bearbeitet werden, mu diese wie oben geschildert angewhlt werden.

Sie knnen aber auch mittels des "Weiter" Button den nchsten Buchungsbeleg
aufrufen und so von oben nach unten durch alle Buchungsdaten wandern.

Sie knnen die Dialogbox durch Bettigen des "Abbruch" Knopfes auch ohne
nderung verlassen. Der Knopf "Lschen" dient dazu den gesamten Datensatz aus
der Buchungsliste zu entfernen. Aber benutzen Sie diese Option mit Vorsicht. Bei
einer Buchprfung werden Sie gute Grnde angeben knnen, weshalb Ihre
Buchungsbelege Lcken aufweisen.



3.13 Die Kontenbersicht



Der Aufruf dieser Dialogbox erfolgt  durch Drcken der F10 Taste. Es erscheint
eine Dialogbox, die alle Konten, die Sie definiert haben, und solche die das
Programm fest vorgibt, in einer bersicht auffhrt. Sie knnen ber diese
Dialogbox allerdings nur die Summen der ersten 10 Geldkontenklassen und der
ersten 20 Gegenkontenklassen sehen. Die Liste aller Gegen- und Geldkonten
erhalten Sie im Kontenfenster durch Drcken der F9 Taste. 

In der Kontenbersicht sind aber die Summen aller Einnahmen allen Ausgaben
gegenbergestellt, und Sie knnen auf einen Blick den Bruttogewinn oder Verlust
(Gott behte!) Ihrer Firma erkennen.

Sie sehen im linken Kasten zu den ersten 20 Gegenkontenklassen die Summen der
Netto- oder Bruttoausgaben, und im Kasten auf der rechten Seite die Kontenstnde
der ersten 10 Geldkontenklassen.  Ob die Darstellung Brutto- oder Nettosummen
anzeigt wird unter "Parameter" im Pull-Down-Men eingestellt.

In der Ecke rechts unten befindet sich ein Auswahlfeld, welches Ihnen nach dem
Anklicken mit der linken Maustaste ein Pop-Up-Men ffnet, das die Berechnung
des Bruttogewinns und der Umsatzsteuerschuld fr einen bestimmten Zeitraum
ermglicht. Ihnen werden Monat, Quartal und Jahr zur Auswahl angeboten.

Kommen wir aber zur Kontenbersicht und der Auswertung der Zahlen zurck:

Die erste Zeile unter diesen beiden Ksten enthlt die Gegenberstellung der
Mehrwertsteuer Einnahmen und Ausgaben. Im Feld Umsatzsteuer steht die
Umsatzsteuerschuld, die in dem angewhlten Zeitraum angefallen ist. Das
Negativzeichen markiert einen vom Finanzamt zu erstattenden Betrag. Ein
positiver Betrag mu entsprechend Ihres Veranlagungszeitraums an das Finanzamt
entrichtet werden. Betrgt die Umsatzsteuerschuld per anno weniger als DM 600,-
, so erfolgt die Abfhrung an den Fiskus jhrlich, zwischen DM 600,- und 6000,-
vierteljhrlich und bei Umsatzsteuerbetrgen ber DM 6000,- mssen Sie monatlich
eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. In das Formular des Finanzamtes (1996)
mssen Sie unter der Nummer 50 die Nettoumstze zu 15% eintragen. In das Feld
rechts daneben tragen Sie die Mehrwertsteuer ein, die Sie auf diese Umstze
eingenommen haben. 

Das Feld rechts unter der Umsatzsteuerberechnung zeigt Ihren Bruttogewinn fr
den ausgewhlten Zeitraum an. Hier sind dann die Bruttoeinnahmen gegen die
Bruttoausgaben verrechnet. Die Informationen in diesem Feld erhalten Ihre
Bedeutung erst am Jahresende, wenn Sie den Gewinn Ihrer Firma ermitteln wollen.
Nach den Richtlinien der Einnahme- berschuberechnung sind zur Gewinnermittlung
die Bruttobetrge heranzuziehen. Die vereinnahmte Mehrwertsteuer ist also bis zu
Abfhrung an das Finanzamt erstmal gewinnerhhend. Die von Ihnen bereits
abgefhrte Umsatzsteuer wird ja auch als Ausgabe gefhrt und wirkt somit
gewinnsenkend. Wenn Sie jedoch lediglich jhrlich zur Abgabe der Umsatzsteuer
verpflichtet sind, so erhht die einbehaltene Umsatzsteuer betrchtlich Ihre
Einkommensteuer, wenn Sie im ersten Jahr deutlich ber DM 600,- an Umsatzsteuer
abzufhren htten.

Ein Tip: Beantragen Sie vorsorglich zumindest vierteljhrliche
Umsatzsteuervoranmeldungszeitrume. Aber auch monatlichen Abgabeterminen knnen
Sie sorgenfrei ins Auge blicken, alle notwendigen Berechnungen hierfr macht ja
FIRST_MILLION fr Sie! Auf jeden Fall zahlen Sie Ihre Umsatzsteuerschuld bis zum
31.12. eines Jahres!

Aber zurck zum Gewinn Ihrer Firma. Das was am Jahresende, bevor Sie das
Rechnungsjahr mit der Funktion "Jahresabschlu" beenden, in dieser Zeile
eingetragen ist, mu von Ihnen in der Einkommensteuererklrung als Gewinn
erklrt werden. Nun macht es nicht viel Sinn, mten Sie die Werte jetzt alle
abschreiben um sie dem Finanzamt mitzuteilen. Selbstverstndlich nimmt Ihnen
unser Programm auch diese Arbeit ab.

Sie knnen sich die Gewinnermittlung gleich mit Briefkopf fr das Finanzamt
ausdrucken lassen. Klicken Sie dafr den Knopf "Druck E/" an. Sie erhalten
einen Ausdruck, der alle Einnahme- und Ausgabekonten gegenberstellt und
abschlieend den Bruttogewinn ausdruckt. Diese Gegenberstellung knnen Sie dann
getrost beim zustndigen Finanzamt einreichen.

Der zweite Knopf "Geschft" erstellt Ihnen einen Ausdruck aller Konten inklusive
der Kontenstnde der von Ihnen definierten Privatkonten in Listenform. Hier
erhalten Sie auch die Mehrwertsteuerliste ausgedruckt. Auch diese Liste erhlt
das Finanzamt.



3.14 Jahresabschlu



Der buchungstechnisch wichtigste Zeitraum ist immer ein Jahr. Der Staat verlangt
nmlich immer fr diesen Zeitraum seinen Anteil an den  mehr oder weniger guten
Geschften die Sie gettigt haben. 

Das ganze nennt sich dann Einkommensteuererklrung, Umsatzsteuererklrung und so
weiter. Deshalb mu am 31.12. eines jeden Jahres ein Schlustrich gezogen
werden, in unserem Programm heit das schlicht "Jahresabschlu". 

Bevor Sie diesen Vorgang starten, sollten Sie noch einmal einige Dinge bedenken.
Nicht, weil der Vorgang wie bei einigen anderen Buchhaltungsprogrammen so
endgltig ist, Sie knnen natrlich das vergangene Jahr durch einfaches Laden
wieder auferstehen lassen, sondern um sicher zu sein, da dieser Umstand dann
nicht ntig wird.

	-sind alle Buchungen gettigt?

	-sind alle Kontenlisten ausgedruckt?

	-ist die Kontenbersicht (Drucken E/, und Geschft) ausgedruckt	worden?

Knnen Sie diese Fragen mit ja beantworten, dann ist es wieder einmal so weit,
ein Rechnungsjahr ist zu den Akten zu legen. Konkret bedeutet das, alle Daten
der Buchhaltung werden komprimiert auf Diskette oder Festplatte abgespeichert.
Sollten Sie die Daten des Jahres auf Diskette abspeichern wollen, so beachten
Sie, da bei einer groen Zahl von Buchungen leicht 500 kB zusammenkommen.
Benutzen Sie deshalb bitte eine leere, formatierte Diskette fr die
Datensicherung. 

Der Aufruf des Jahresabschlusses erfolgt ber die Funktionen Jahresabschlu im
Pop-Up-Men "Buchungen"

Wenn Sie diesen Eintrag anwhlen, ffnet sich eine Warnmeldung (Alertbox), die
Sie noch einmal fragt, ob Sie diesen Vorgang wirklich ausfhren wollen. 

Beantworten Sie diese Frage mit "Ja", so erscheint die im Computersystem
eingebaute Dateiauswahlbox mit einem Vorschlag fr den Namen der Datei, die
jetzt abgespeichert werden soll. Im allgemeinen sollten Sie den Vorschlag
bernehmen und jetzt nur noch "Ok" anklicken. Sollten Sie versehentlich bis
hierher gekommen sein, so knnen Sie die Dateiauswahlbox immer noch mit
"Abbruch" verlassen, ohne da das Jahr abgeschlossen wird. Haben Sie aber OK
gewhlt, speichert das Programm die Daten des Jahres jetzt ab, und die
Eintragungen erscheinen nicht mehr im Buchungsfenster.

Wenn Sie jetzt keine Buchungsbelege mehr im Buchungsfenster sehen, mssen Sie
ber das Pop-Up-Men die Filterfunktion aufrufen, und das neue Jahr einstellen.



3.15 Laden eines Rechnungsjahres



In Kapitel 3.14 haben Sie erfahren, wie ein Rechnungsjahr abgeschlossen wird.
Die hierbei ausgelagerten Daten knnen bei Bedarf problemlos wieder geladen und
bearbeitet werden. Ihnen stehen dabei alle Funktionen der Buchhaltung wie
gewohnt zur Verfgung. Bevor Sie jedoch einen alten Abrechnungszeitraum laden,
sichern Sie zuerst Ihre aktuellen Daten. Gehen Sie mit dem Mauszeiger in die
Menleiste und ffnen Sie den Eintrag "Datei". 

Hier finden Sie die Eintragung "Alles Sichern". Wird diese Zeile angeklickt,
erscheint eine weitere Dialogbox mit der Sie auswhlen wohin die Daten
gespeichert werden. Sie knnen entweder auf das Laufwerk sichern, von dem die
Daten geladen wurden "aktuelles Laufwerk", oder als "Backup" auf einen anderen
Datentrger. Wird "Backup" gewhlt, erscheint die Dateiauswahlbox zur
Pfadeinstellung.

Wenn Sie die Datensicherung erledigt haben, knnen Sie mit dem Pop-Up-Men den
Eintrag "Laden" aufrufen. Es erscheint die Auswahlbox. Hier whlen Sie die Datei
des Jahres aus, die Sie zu editieren, oder zu sehen wnschen. Verlassen Sie
diese Box ber den OK-Button, so werden die gewnschten Daten in den Speicher
gelesen. Der Zeitfilter wird automatisch auf das nachgeladene Jahr eingestellt

Die Kopfleiste des Buchungsfensters zeigt Ihnen das Laufwerk von dem die Daten
geladen wurden, und den Namen der Buchungsdatei an.

Am Ende der Arbeit rufen Sie im gleichen Pop-Up-Men den Eintrag "sichern" auf,
um die genderten Daten abszuspeichern.



3.16 Import von Buchungsdaten



Wenn Sie von einer anderen Buchhaltung auf FIRST_MILLION umsteigen mchten,
knnen Sie Ihre alten Buchungsdaten bequem in unsere Programm importieren.
Einzige Voraussetzung, Ihre alte Software erlaubt die Ausgabe der Daten in Form
einer Komma-Deleted-Datei. Jedes Datenfeld mu durch ein Komma vom
vorhergehenden Feld getrennt werden, jeder Datensatz durch einen Zeilenvorschub
(Carriage Return <CR>).

Die Daten mssen dann noch in der folgenden Reihenfolge stehen:

Datum, Text, Bruttobetrag, Mwstsatz in %, Gegenkonto- nummer, Geldkontonummer,
Buchungsnummer <CR>. Das Datum wird in der Form (T)T.(M)M.(JJ)JJ erwartet, zum
Beispiel 3.11.93.


