4. Automatische Buchungen



In diesem Kapitel mchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihre regelmigen Buchungen
automatisieren knnen. Nichts ist nmlich lstiger, als Aufgaben erledigen zu
mssen, die ein Computer automatisch ausfhren kann. 

Auch hier hilft Ihnen unser Programm Zeit und Mhe zu sparen. Mit dem
Programmteil "automatische Buchungen" knnen Sie durch einfachen Klick mit der
Maus regelmig wiederkehrende Ausgaben in die Buchungsliste einfgen.

Sie rufen diesen Teil des Programms durch Drcken der F4-Taste auf. Damit ffnen
Sie das Fenster "automatische Buchungen", in dem alle Buchungsstze eingetragen
sind, die Sie regelmig mit gleichbleibenden Daten (ausgenommen das Datum
natrlich) vornehmen wollen. 

Die gesamte Handhabung dieses in sich geschlossenen Programmteils erfolgt fast
vllig analog zu den Anweisungen, die im 3. Kapitel genannt wurden.



4.1 Eingabe einer "automatischen Buchung"



Um einen Datensatz in das Buchungsfenster "automatische Buchungen" einzutragen,
mssen Sie  bei aktivem Fenster "autom. Buchung" die Tasten Ctrl + N drcken. Es
ffnet sich die Eingabedialogbox, die bereits aus Kapitel 3 bekannt ist. 

Sie geben hier alle Daten ein, wie gewohnt. Fr das Buchungsdatum knnen Sie
Tag, Monat und Jahr eingeben, allerdings hat diese Eingabe hier eine besondere
Bedeutung!

		Tag:

Unter dem hier eingetragenen Tagesdatum wird dieser Buchungssatz in das normale
Buchungsfenster bertragen, wenn Sie die Funktion "automatische Buchung" im
Pop-Up-Men "Buchung" aktivieren.

		Monat und Jahr

Die hier eingetragenen Werte teilen dem Programm mit, bis zu welchem Monat und
Jahr diese Buchung ausgefhrt werden soll. Wenn Sie zum 

Beispiel eine AfA-Buchung eingeben wollen, so besteht das Problem, da diese
Belege nur bis zu einem bestimmten Datum ausgefhrt werden drfen, nmlich bis
zum Ende des Abschreibezeitraums. 

Im darauffolgenden Buchungszeitraum wrde Sie das Programm beim Aufrufen der
Funktion "automatische Buchungen" warnen und fragen, ob die Buchung ausgefhrt
werden soll, oder ob der Buchungssatz aus der Liste im Fenster "automatische
Buchungen" gelscht werden soll.

		Intervall

Hier finden Sie Auswahlknpfe mit denen Sie den Zeitabstand einstellen knnen in
welchem dieser Buchungsbeleg ausgefhrt werden soll. Damit das Programm auch
wirklich zu den gewnschten Zeiten diese Buchungen ttigt ist eine korrekt
eingestellte Systemuhr unbedingt notwendig! Betrachten wir als Beispiel eine
Stromrechnung, die alle zwei Monate am 16. des betreffenden Monats abgebucht
wird. Die Buchungstermine wren z. B.: 16.1, 16.3, 16.5, 16.7, 16.9 und 16.11.
Geben Sie fr Tag und Monat den 16.11 ein, und klicken den Knopf "2 Monate" an,
rechnet das Programm immer die anderen Buchungstermine zurck. Wenn Sie im Monat
Februar die Funktion "automatische Buchungen" bettigen, wird dieser Beleg nicht
gebucht, dafr aber im Mrz und so weiter.

Wird im Feld "Jahr" eine 37 (fr das Jahr 2037) eingetragen, so wird dieser
Beleg ohne Zeitbegrenzung ausgefhrt.

Ein weiteres Problem taucht immer dann auf, wenn Sie regelmige Zahlungen
automatisieren, die ber Ihr Bankkonto laufen, sei es als Dauerauftrag oder als
Einzelberweisung. Wenn Sie am Monatsanfang einmal die automatischen Buchungen
ausfhren lassen wrden alle Ihre Kontenstnde nicht stimmen, wenn Sie bereits
das real existierende Geldkonto voreingestellt haben. Es empfiehlt sich dringend
ein virtuelles Geldkonto wie z. B. KREDITOR. Definieren Sie sich solch ein Konto
in der Kontenliste (F9). Fhren Sie also die automatische Buchung am
Monatsanfang durch, damit sie im Buchungsfenster steht. Wenn die reale
Geldbewegung stattfindet und auf dem Kontoauszug dokumentiert wird, gengt es
den Beleg im Buchungsfenster mit einem Doppelklick aufzurufen und mit einem
weiterem Klick das Geldkonto zu korrigieren (von KREDITOR auf das Konto von dem
das Geld  abgebucht wurde).



4.1.1 automatische AfA-Buchungen



Auch fr das Abschreibungsverfahren bei Anschaffungen ber 800,- DM netto kann
dieser Programmteil sehr ntzlich sein. Sie erinnern sich an unser Beispiel, wo
wir die korrekte Verbuchung einer Schreibmaschine gezeigt hatten. 

Die angefallene Mehrwertsteuer wurde sofort auf das Gegenkonto "Mehrwertsteuer
solo" verbucht. Die Kosten in Hhe von 1000,- DM sind jedoch auf 5 Jahre
verteilt abzuschreiben. Nun kann man im ersten Jahr und in den folgenden je
200,- DM auf das Abschreibungsgegenkonto buchen. 

Leider mu man sich natrlich rechtzeitig daran erinnern, da diese Buchung noch
nicht gettigt wurde. Bequemer ist es da schon, wenn man solche Buchungen
regelmig und automatisch jedes Jahr ausfhren lt, und das ist mit
FIRST_MILLION eigentlich ganz einfach.

Teilen Sie den Nettobetrag durch die Anzahl Jahre und tragen Sie den Betrag in
das Feld "Brutto" oder "Netto" ein. Als Datum geben Sie den 31.12 ein. Damit
diese Buchung nicht zu oft vorgenommen wird, mssen Sie noch unter "Jahr" das
letzte Jahr eintragen, in dem dieser Beleg ausgefhrt werden darf. Dann klicken
Sie noch den Knopf "Jahr" im Feld "Intervall" an, Wenn Sie dann jeweils im
Dezember eines Jahres die automatischen Buchungen ausfhren, wird dieser
Datensatz mit in die Buchungsliste eingefgt.

Das Programm warnt Sie im darauffolgenden Jahr mit einer Dialogbox und fragt
Sie, ob diese Buchung vorgenommen werden soll, oder ob der Datensatz aus dem
Fenster "automatische Buchungen" gelscht werden kann. So werden alle Ihre
Abschreibungen jedes Jahr automatisch gettigt und Sie mssen sich nicht mehr um
das rechtzeitige Entfernen der abgelaufenen Datenstze aus der automatischen
Buchung kmmern, da Sie das Programm darauf aufmerksam macht.



Ein weiteres Problem tritt auf, wenn Sie Ihre Geldkonten immer auf dem aktuellen
Stand halten wollen. 

blicherweise erfolgt die vollstndige Bezahlung des Gertes auf einmal und
nicht auf viele Raten verteilt. Um Ihr Geldkonto zu korrigieren, mssen Sie am
Tage der Bezahlung der Schreibmaschine eine Umbuchung des Rechnungsbetrages auf
ein extra AfA-Geldkonto vornehmen. Die automatischen, monatlichen AfA-Buchungen
werden dann von diesem AfA-Geldkonto abgebucht. Dieses Geldkonto zeigt somit
immer den noch vorhandenen Restwert im Anlagevermgen. Fassen wir also zusammen:

	1. Den Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer umbuchen auf ein	AfA-Geldkonto.
Das Geld verschwindet somit von Ihrem Girokonto (was	ja auch in Wirklichkeit
passiert!) oder aus der Bargeldkasse und landet	auf einem "virtuellen"
Geldkonto!

	2. Die Mehrwertsteuer mu nach "Mehrwertsteuer solo" gebucht	werden. Die fr
den Anschaffungsmonat zu bercksichtigende	Vorsteuer wird somit bei der
Umsatzsteuer bercksichtigt. Als	Geldkonto mu das AfA-Geldkonto verwenden
werden.

	3. Den Nettowert der Anschaffung durch die Anzahl der	Abschreibejahre teilen
und als "automatische Buchung" eingeben.	Geben Sie als Geldkonto das
AfA-Geldkonto an. Die lineare	Abschreibung kann automatisch vollzogen werden und
der Kontostand	des Girokonto wird nicht verndert. An dem virtuellen Konto
knnen Sie	allerdings jederzeit den Restwert des Anlagevermgen ablesen.

Sie knnen fr jeden AfA Posten ein eigenes Gegenkonto definieren. Der Ausdruck
dieses Kontenblattes wre dann eine Seite Ihres Anlageverzeich- nises, das dem
Finanzamt mit jeder Einkommensteuererklrung vorgelegt werden mu. In der
Textzeile mssen Sie das Anschaffungsdatum auffhren und den Anschaffungspreis.
Sie ersparen sich damit erhebliche Schreib- und Rechenarbeit.

Ein weiteres Problem taucht dann auf, wenn die Anschaffung nicht im Januar
erfolgte. Das Finanzamt sieht nmlich nur halbjhrliche Abschreibezeitrume vor.
Erfolgt der Kauf in der ersten Hlfte des Jahres, so kann der Abschreibebetrag
fr ein Jahr angesetzt werden. Wenn erst in der zweiten Jahreshlfte die
Anschaffung erfolgte, knnen Sie fr das laufende Rechnungsjahr nur den Betrag
fr ein halbes Jahr in die Bcher bernehmen.

In diesem Fall sollten Sie den Nettobetrag durch die Anzahl der Halbjahre
dividieren und den Buchungszeitraum auf halbjhrlich stellen. Das Datum der
letzten Buchung mu dann der 30.6 des letzten Abschreibungsjahres sein!

4.2 Ausfhren der automatischen Buchung



Prinzipiell knnen Sie die Buchungen zu jedem Zeitpunkt bertragen lassen,
sinnvoller Weise geschieht dies jedoch am Monatsanfang. Egal an welchem Tag Sie
die automatischen Buchungen vornehmen, die Datenstze tragen jedoch immer das
voreingestellte Tagesdatum.

Um diese Funktion ausfhren zu knnen, mssen Sie im Buchungsfenster das
Pop-Up-Men "Buchung" ffnen und den Eintrag "autom. Buchung" anklicken.
Anschlieend ffnet sich die abgebildete Dialogbox und Sie knnen anwhlen, fr
welchen Monat die automatischen Buchungen gettigt werden sollen. Das Programm
stellt hier den aktuellen Monat als Default ein! Mit einem Mausklick knnen Sie
das leicht ndern.

Achtung: Wenn Sie im Januar noch fr Dezember oder einen anderen Monat des
Vorjahres buchen wollen, mssen Sie den Button "letztes Jahr" anwhlen. Dies ist
natrlich nur sinnvoll, wenn Sie das vergangene Jahr noch nicht mit
"Jahresabschlu" abgespeichert haben.



4.3 Editieren der Eintrge im Buchungsfenster "Automatik"



Da sich die Ausgaben fr Miete, Strom usw. leider irgendwann einmal zu Ihren
Ungunsten verndern, mssen Sie den betreffenden Eintrag aufrufen und editieren
knnen. Dieser Vorgang luft identisch zum normalen Buchungsfenster. Auch hier
ffnen Sie den Buchungssatz mit einem Doppel - klick auf den Eintrag im
Buchungsfenster "automatische Buchungen". Die Dialogbox enthlt alle Eintrge,
die Sie jetzt aktuallisieren knnen. 

Wenn Sie die nderungen vorgenommen haben, verlassen Sie die Box durch einen
Klick auf den OK-Button. Wollen Sie keine nderung vornehmen, so whlen Sie
"Abbruch" um die Box zu verlassen.



4.4 Filter, Suchen und Drucken



Da sich in diesem Fenster wohl kaum eine grere Zahl von Buchungsstzen
befinden wird, knnen hier die aus dem Kapitel 3 bekannten Filter- und
Suchfunktionen nicht angewendet werden. Auch ein Ausdruck dieser Datenstze ist
nicht mglich.