5.0 Kundendatei



Es gibt sicherlich keine Firma, und sei sie noch so klein, die nicht ber
mehrere Kunden und Lieferanten verfgt. Die Effektivitt der Arbeit im Bro ist
im wesentlichen auch davon bestimmt, wie schnell Sie Zugriff auf die Daten Ihres
Kunden- und Lieferantenstammes haben. Besonders, wenn Sie eine Rechnung
erstellen wollen wre es vorteilhaft, die notwendigen Angaben wie Name,
Anschrift, Kundennummer usw. problemlos aus einer kleinen Datenbank einfgen zu
knnen. Oft wird dies jedoch durch unterschiedliche Datenformate verhindert,
oder durch eine schier unglaubliche Trgheit des Speichermediums zur Tortur
(selbst bei flinken Festplatten ein oft zu beobachtendes Phnomen, wenn viele
Datenstze durchsucht werden mssen!).

Auch mit diesem Problem ist sptestens jetzt Schlu!

In dem Programm FIRST_MILLION finden Sie eine Datenbank integriert, die nach dem
Programmstart alle Datenstze im Speicher hlt, und unkompliziert mit dem
Programmteil Fakturierung zusammenarbeitet. Sie knnen jedoch nicht nur Ihre
Kunden-, sondern auch Lieferantendaten verwalten. Es stehen insgesamt 16
verschiedene, frei definierbare Kundengruppen zur Verfgung. Das Programm
markiert deutlich sichtbar im Kundenfenster die Datenstze mit den Lieferanten.
Natrlich knnen Sie im Programmteil Artikelstammdaten Ihren Waren die
entsprechende Lieferantennummer anfgen, damit das Programm die Zuordnung der
Nachbestellartikel zu dem Lieferanten anfertigen kann. Auerdem verfgt die
Kundendatei ber zwei weitere Datengruppen. Sie knnen zustzlich Interessenten
aufnehmen, die Ihr Warensortiment erstmal kennenlernen wollen und FIRST_MILLION
ermglicht Ihnen auch die Verwaltung Ihrer Privatadressen. Das Symbol fr
Interessenten ist "I", fr private Eintrge "P".



5.1 Aufruf des Kundenfensters



Alle Datenstze werden wieder in einem Fenster angezeigt und verwaltet. Um
dieses Fenster zu ffnen, stehen Ihnen die bereits bekannten Wege zur Verfgung.
Der Aufruf ber die Tastatur durch Drcken der F2 Taste, oder ein Klick auf den
Eintrag "Kunden" im Pull-Down-Men "Fenster".

Sie sehen anschlieend das abgebildete Fenster.

Die Infozeile unter der Kopfzeile des Fensters zeigt Ihnen auf einem Blick
welche Information in welcher Spalte steht. Sie sehen die Positionsnummer des
Eintrags, den Hinweis auf die Gruppe, den 1. Namen des Kunden, die erste Zeile
des Textfeldes "Bemerkungen", die Kundennummer, das Datum der letzten Rechnung,
den Nettoumsatz, die Telefon und Fax Nummer und die Adresse.  

Wenn Sie keinen Grobildschirm, oder eine Graphikerweiterung besitzen, knnen
Sie nicht alle Eintragungen auf einmal sehen. Um auch den Umsatz und die Adresse
lesen zu knnen, mssen Sie mit dem horizontalen Scrollbalken unten am Fenster
weiterblttern.

Wenn Sie alle Daten zu einem Datensatz sehen mchten, mssen Sie einen
Doppel-Klick auf den entsprechenden Datensatz ausfhren. Dann ffnet sich die
Dialogbox "Kunden & Lieferantendaten" mit allen Informationen. Sie knnen jetzt
die Eintrge lesen, oder wenn sich etwas gendert hat, eine Korrektur vornehmen.

Haben Sie einen Datensatz ber die Suchfunktion an die erste Position des
Fensters gebracht, so ist dieser Datensatz bereits aktiviert, das heit er wird
invertiert dargestellt. Um diesen Datensatz aufzurufen reicht es aus, die
Return-Taste zu drcken.

Allgemein:

Ein aktivierter Eintrag im GEM-Fenster kann immer alleine durch die Return-Taste
aufgerufen werden! Es erscheint jeweils die Eingabemaske.

Mit dem Autolocator von FIRST_MILLION ist die Suche nach einem Datensatz kein
Problem mehr. Springen Sie mit der Esc-Taste an den Anfang Ihrer Kundenliste und
tippen Sie den Namen ein. Sofort steht die Markierung an der entsprechenden
Stelle Ihrer Kundenliste.

5.2 Dialogbox "Kunden & Lieferantendaten"



Zum ffnen einer leeren Dialogbox fr die Eingabe eines neuen Kunden drcken Sie
die Tasten Ctrl + N, es ffnet sich eine bis auf die Kundennummer noch leere
Dialogbox. 

Folgende Informationen knnen Sie eingeben:

		Name1 und Name2:

Bei Name1 tragen Sie die Kunden oder Firmenbezeichnung ein. Das Feld Name2
ermglicht Ihnen eine weitere Eintragung, falls die Firma ber eine
Zusatzbezeichnung verfgt. 

In unserem Beispiel wollen wir die Firma Claus Mustermann, Gehusebau, als
Lieferanten eintragen. 

Hierbei wre der Name1 "Claus Mustermann" einzugeben. Da wir nicht zwischen Vor-
und Nachname unterscheiden (macht bei Firmennamen sowieso keinen Sinn, spart
deshalb erheblich Speicherplatz) verwenden wir einen kleinen Trick, wenn der
Name des Kunden aus zwei Teilen besteht. Verwenden Sie bitte zur Trennung
zwischen Vornamen und Nachnamen das Zeichen "kleiner als" neben der y-Taste auf
Ihrer Tastatur (<). Geben Sie zuerst den Nachnamen und dann den Vornamen ein.
Die Eingabe sollte also so aussehen:"Mustermann<Claus". Den gleichen Trick
wenden Sie bitte bei Titeln an, so wird aus Dr. Mller "Mller<Dr.". Der Vorteil
liegt auf der Hand, wenn Sie viele Doktores in Ihrer Kundendatei fhren, springt
der Autolocator bei der Eingabe von Dr zum ersten Eintrag von vielen. Geben Sie
Mller ein, sind Sie mit Sicherheit dichter am gesuchten Datensatz dran.

Wenn Sie diesen Namen spter ausdrucken lassen, so erscheint er natrlich in der
richtigen Reihenfolge. 

Der Name2 kann dann die Zusatzbezeichnung "Gehusebau" erhalten. Wenn Sie fr
diese Firma spter Adressetiketten drucken, wird unter Name1 der Name2 gedruckt
werden. Sie knnten hier auch Ihren Ansprechpartner eingeben "z. H. Herr
Musterfrau" o. ..

		Anschrift

Die Felder "Strae" und "Ort" erhalten dann die blichen Eintragungen fr
Anschriften. Fr das Beispiel geben Sie bitte "Nirgendwoweg 0815", und fr den
Ort "D-47110 Beispielhausen" ein.

		Zeich

Wenn Sie bei der Korrespodenz mit diesem Kunden immer ein bestimmtes
Aktenzeichen, Bearbeiter o. . in den Ausdrucken stehen haben mchten, knnen
Sie dies hier voreinstellen. Mit dem Platzhalter <KIHRZEICH> wird dieses Feld in
alle Formulare gesetzt. Sollte einmal ein anderer Hinweis als der hier
vorgegebene in ein Formular geschrieben werden, ist das kein Problem, da Sie
diese Zeile in einem Formular jederzeit noch einmal aufrufen und editieren
knnen!

		Telefon und Telefax

Die Dialogbox ermglicht Ihnen sowohl eine Telefon- als auch eine Telefaxnummer
einzugeben. Verfgen Sie ber das Programm CoMa, so wird die Faxnummer
automatisch gewhlt, wenn Sie ein Dokument ber ein angeschlossenes Faxmodem
ausgeben mchten. Sie knnen, wenn Sie dieses Programm besitzen, auerdem Ihr
Modem zum Whlen der Telefonnummer verwenden. Geben Sie die Telefonnummer wie
gewohnt ein, nach der Vorwahl einen Schrgstrich und bei Nebenstellenanlagen
einen Bindestrich. Diese Trennzeichen werden beim Whlen unterdrckt. Ausgelst
wird diese Funktion mit der Tastenkombination Ctrl + D (dial, engl. whlen),
wenn der Kundeneintrag aktiviert ist (inverse Darstellung).

		Bank, Bankleitzahl und Kontonummer

In diese Felder knnen Sie die Bankverbindung eintragen

		Kundennummer

An dieser Stelle wird vom Programm automatisch eine Kundennummer vergeben. Sie
knnen aber auch selbst eine Nummer eintragen. Sollten Sie versehentlich eine
bereits existierende Kundennummer vergeben haben, so warnt Sie das Programm
durch einen entsprechenden Hinweis. Sie mssen dann OK anklicken und in dem Feld
Kundennummer eine noch nicht besetzte Nummer eintragen. 

Mit welcher Nummer das Programm bei der automatischen Nummerierung beginnt,
knnen Sie unter "Einstellungen" in der Menleiste in der Dialogbox "Parameter"
vorgeben. 

Mchten Sie keinen Vorschlag vom Programm erhalten, so geben Sie dort bitte eine
Null ein. Nach dem Aufrufen der Dialogbox "Kunden" ist dann das Feld
Kundennummer leer.

	Eigene Kundennummer

Wenn es sich bei diesem Datensatz um einen Ihrer Lieferanten handelt, so werden
Sie sicherlich eine Kundennummer zugeteilt bekommen haben. Hierfr ist dieses
Feld gedacht.

Diese Nummer wird beim Schreiben einer Bestellung automatisch ausgewertet wenn
der Platzhalter <KEIGNR> gesetzt ist.

Das Programm erlaubt hier eine alphanummerische Eingabe, also Zahlen sowie
Buchstaben.

		Bemerkungen

Fr besondere Vermerke und Hinweise stellt Ihnen die Datei zwei Zeilen zu je 63
Zeichen zur Verfgung. Die fr diesen Programmteil zustndige Suchroutine fr
Texte kann auch auf die diese Textzeilen angewendet werden.

In der Kundenliste wird jedoch nur die erste Zeile der Bemerkungen dargestellt.
Mchten Sie beide Zeilen sehen, mssen Sie den Datensatz durch einen Doppelklick
anwhlen. Es erscheint dann die Dialogbox mit allen Eintragungen

		Letzte Rechnung

Wenn Sie mit FIRST_MILLION eine Rechnung geschrieben haben, wird automatisch das
Datum der letzten Rechnung hier eingetragen. So knnen Sie immer erkennen, wann
dieser Kunde das letzte Mal bei Ihnen einen Umsatz gettigt hat.  Dieses Datum
wird auch im Fenster angezeigt. Ihre Kunden lassen sich auch nach dem
Rechnungsdatum sortieren.

		Umsatz

Die Umstze die Sie mit diesem Kunden ttigen, werden hier angezeigt. Es werden
alle Rechnungen an diesen Kunden summiert, bis Sie die Funktion "Umstze zurck"
im Pop-Up-Men des Kundenfensters "Kunden" bettigen. In welchen Zeitabstnden
Sie die Umsatzstatistik zurcksetzen, hngt lediglich von Ihnen ab.

Da durch die Funktion "Umstze zurck" die vorhergehenden Umstze verloren
gehen, sollten Sie vor dem Aufrufen dieser Funktion Ihre Kundendatei als Liste
ausdrucken. Hierin sind dann auch die Umstze enthalten, wenn Ihr Drucklayout
den Platzhalter <KUMSATZ> enthlt. 

		Kundengruppe

Sie knnen mit diesem Programmteil 16 Gruppen verwalten. Mit dem Knopf Gruppe
rufen Sie eine Auswahlbox auf, in der Sie die gewnschte Gruppe auswhlen
knnen. 

Mit einem Klick auf das gewnschte Feld  wird der neue Eintrag dieser Gruppe
zugeordnet. Da man mit der Bezeichnung Gruppe 1 oder Gruppe 15 nicht viel
assoziiert, knnen Sie hier jeden gewnschten Namen eintragen. Jeder Datensatz
kann ein bis 16 Gruppen zugeordnet werden. Es ist also mglich einen Datensatz
sowohl in der Gruppe der Kunden als auch bei den Lieferanten einzuordnen.

		Rabatt

Sie knnen in FIRST_MILLION jedem Kunden einen eigenen Preisrabatt einrumen.
Wird zu diesem Kunden dann eine Rechnung erstellt, berechnet das Programm
entsprechend dieser Eintragung den Preisnachla. Die Artikel die mit "kein
Rabatt" (siehe Kapitel 6) markiert wurden sind hiervon natrlich ausgenommen.
Wenn fr den gewhlten Kunden ein kundenbezogener Rabatt existiert, wird der
globale Rabatt auf die Bruttorechnungssumme (siehe Einstellungen "Parameter")
nicht verwendet. Die Rabattfunktion kann auch noch in dem Pop-Up-Men "Formular"
wieder ausgeschaltet werden.

		Anrede

Dieses Pop-UpMen ermglicht die Einstelllung einer Anrede fr den Briefkopf,
d. h. fr das Anschriftsfeld in einem Schreiben. ber den Bemerkungszeilen
finden Sie ein weiteres Textfeld fr die Definition einer Anrede, die in der
Serienbrieffunktion von FIRST_MILLION verwendet wird. Wir haben uns fr eine
frei editierbare Anrede entschieden, da hiermit alle Geschmcker befriedigt
werden knnen, auch wenn es Speicherplatz kostet. Geben Sie bitte die komplette
Anrede ein. Fr den deutschen Kunden "Sehr geehrter Herr Mller, ", fr den
englischen Kunden "Dear Mr. Mueller," usw.

	Zahlart

Mit diesem Knopf knnen Sie ein Pop-Up-Men aufrufen, in dem Sie das
Zahlungsziel editieren und festlegen knnen. 

Die hier vorgenommene Einstellung wird beim Ausdruck einer Rechnung mitgedruckt,
wenn der Platzhalter <KZAHLART> im Formular steht. Es wird das gedruckt, was Sie
in dieses Feld eingetragen haben. 

	Preis

In unserer Artikelliste sind drei verschiedene Preise fr einen Artikel mglich.
Die Auswahl erfolgt hier normalerweise ber einen Mengenrabatt. Sie knnen aber
auch gleich einem Kunden den Preis vk1, vk2 oder vk3 zuordnen. Bei "Menge"
erhlt er den aktuell gltigen Mengenrabatt.

	Info

ber den Knopf Info rufen Sie eine Dialogbox auf, in der Sie weitere
Informationen zu diesem Datensatz abspeichern knnen. Ihnen stehen dafr
insgesamt 32 Zeilen mit 62 Zeichen zur Verfgung. Diese Infobox kann sehr gut
zum festhalten von Gesprchsnotizen verwendet werden.

Sie erkennen brigens die Datenstze, die etwas in der Infobox enthalten an
einem kleinen Hkchen in der Fensterliste.

	Erinnerung

Manchmal ist es sinnvoll, nach einem Gesprch mit einem Kunden, zu einem
bestimmten Datum an dieses Gesprch (diesen Kunden) erinnert zu werden. Fr
solch eine Funktion hat sich der Begriff Aquisition eingebrgert. Tragen Sie in
das Zeitfeld "Erinnern" das Datum ein, zu dem Sie diesen Kundeneintrag wieder
vorgelegt bekommen wollen. Wenn Sie an diesem Tag das Programm starten, so ist
das Kundenfenster bereits geffnet, und Sie sehen alle Kundennamen, an die Sie
an diesem Tag oder davor erinnert werden wollten.  Wenn Sie diesen Eintrag nicht
mehr vorgelegt bekommen mchten, mssen Sie das Zeitfeld "Erinnern" wieder mit
der ESC-Taste lschen

Um das aktuelle Tagesdatum in dieses Feld einzutragen gengt ein Klick auf das
Feld "Erinnerung"!

	ohne Mehrwertsteuer

Sie knnen alle Kunden, die als auslndische Kunden keine MwSt zu entrichten
haben, markieren. Dafr steht der Knopf "ohne MwSt" in der Kundendialogbox zur
Verfgung. Alle Rechnungen fr diese Kunden werden ohne MwSt gedruckt. Aber
Achtung! Dieses Verfahren ist nur an Endverbraucher oder ins nicht europische
Ausland anzuwenden. In Gebiete des europischen Binnenmarktes sind
Warenlieferungen nur mit Umsatzsteueridentifikationsnummer ohne MwSt mglich.
Bitte informieren Sie sich bezglich der zur Zeit geltenden Bestimmungen bei
Ihrem Finanzamt.

 

5.3 Kundenfilter



Wenn Sie bei einer groen Kundendatei die bersicht verlieren sollten, so knnen
Sie durch Aufrufen der Filterfunktion die Anzahl der angezeigten Datenstze im
Kundenfenster reduzieren. 

Der Aufruf dieser Funktion erfolgt ber das Pop-Up-Men "Kunden". Klicken Sie
mit der rechten Maustaste auf das aktivierte Kundenfenster und an der aktuellen
Mausposition ffnet sich das Pop-Up-Men mit einer Reihe von
Auswahlmglichkeiten. Der Bereich "Filter" umfat 11 Positionen.

Sie finden hier die ersten fnf Gruppennamen eingetragen, die Sie definiert
haben. Ein Klick auf einen dieser Menpunkte und in der Kundenliste werden nur
noch die Datenstze angezeigt, die dieser Gruppe zugeordnet sind.

Mit einem Druck auf die TAB-Taste wird dieser Filter aufgehoben und es
erscheinen sofort wieder alle Gruppen.

Um gleichzeitig mehrere Gruppen auswhlen zu knnen mssen Sie im Pop-Up-Men
den Eintrag "Gruppenauswahl" anklicken. In der dann erscheinenden Dialogbox
werden die gewnschten Gruppen ausgewhlt.

Die gerade aktive Filterfunktion wird zur besseren bersicht in der Kopfzeile
des Kunden & Kundenfensters angezeigt.
 
Mit der Funktion "nach Suchwort" knnen Sie sich eine Selektion nach einem
vorher in der Dialogbox "Suche Kunden" eingegebenen Kriterium erstellen.



5.4 Suchfunktion



Sie knnen in den Datenstzen des Kundenfensters nach bestimmten Datenstzen
suchen lassen. Ihnen stehen hierfr 8 Suchkreise zur Verfgung.

Um den Suchbegriff einzugeben rufen Sie die Funktion "Suchen" aus dem
Pull-Down-Men "Datei" auf, oder drcken Sie die Tastenkombination Ctrl + F.

Wenn Sie in diesem Men den Eintrag "Suchen" anwhlen, erscheint die abgebildete
Dialogbox, die im Aufbau der Dialogbox "Suchen" in der Buchhaltung entspricht.

Sie mssen zuerst den Suchkreis auswhlen, in dem die Funktion wirken soll. 
Wenn Sie nach einem Text suchen lassen, knnen Sie hier ein, oder mehrere Worte
eingeben auch Wortteile sind mglich nach denen gesucht werden soll. Auch fr
das Kundenfenster gilt, es wird mit der Suche immer in dem Datensatz begonnen,
der im Kundenfenster gerade an 1. Stelle steht. 

Wenn Sie mit der Positionsnummer 1 bei der Suche beginnen mchten, mssen Sie
diesen Datensatz mittels des Scrollbalken am rechten Fensterrand nach oben
bringen. Schneller geht dies jedoch durch Drcken der Clr/Home-Taste! 

Wird ein Datensatz gefunden, so schreibt ihn das Programm an die erste Stelle
ins Fenster. Wenn Sie weitersuchen lassen, wird auch der nchste Datensatz der
den Suchbedingungen entspricht an die erste Position geschrieben.

Durch das Drcken der Tasten Ctrl + G wird die weitere Suche gestartet. Wenn Sie
erwarten, da mehrere Datenstze zu dem Suchkriterium passen knnten, sollten
Sie gleich die Funktion "Filtern" in der Dialogbox anwhlen. Ihr Kundenfenster
enthlt dann alle Datenstze, die dem Suchkriterium entsprechen und Sie knnen
wahrscheinlich den gewnschten Datensatz sofort erkennen.



5.5 Sortieren im Kundenfenster



Die Datenstze in Ihrer Kundenliste knnen nach unterschiedlichen Kriterien
sortiert werden. Hierfr dient wie in allen Fenstern von FIRST_MILLION die
Infozeile am Kopf der Datenliste. Sie knnen hier sofort erkennen, welche Daten
in welcher Spalte sind und mit einem Mausklick kann der Inhalt des Fensters neu
sortiert werden.

Sie haben die Auswahl zwischen Namen, also alphabetischer Sortierung,
Unterteilung nach Gruppe (Gruppe1, Gruppe2,...) und der Sortierung nach Umstzen
und Orten. Darber hinaus ist auch eine Sortierung nach Telefon- und Faxnummern
mglich. Wenn Sie nmlich eine Exportdatei mit Faxnummern fr CoMa erstellen
wollen, knnen Sie so die Kunden ohne Faxgert erkennen und aussortieren. Das
Exportformat mu dann mindestens die Platzhalter <NAME1> und <KFAX> enthalten.
Beide Platzhalter werden durch einen senkrechten Strich getrennt (Taste unter
der Delete Taste auf der ATARI TT Tastatur). Wir haben ein entsprechendes
Exportformat dem Programmpaket beigelegt, bitte schauen Sie sich die Datei
FAXEX.FRM  einmal an.

Die von Ihnen eingestellten Sortierkriterien werden beim Programmende mit
abgespeichert. 

Wenn Sie eine Neueintragung vornehmen, wird der neue Datensatz sofort
entsprechend den Sortierkriterien eingefgt. Sie mssen nicht mehr nachtrglich
neu sortieren lassen!



5.6 Drucken



Das Programm FIRST_MILLION ermglicht Ihnen den Ausdruck Ihrer Kunden- und
Lieferantendatei sowohl in Listenform, als auch auf beliebige Etiketten. Wenn
Sie Ihre gedruckte Werbung verschicken mchten, so lassen sich die Adressen auch
auf DIN A 4 Bgen ins Adressfenster drucken, kurz ber das entsprechende
Druckformat kann praktisch jede beliebige Ausgabe gemacht werden. In Verbindung
mit der Kundendatei lassen sich auch personalisierte Serienbriefe ausgeben, die
dann bei Ausgabe ber die Druckereinstellung 1 auch mit einer Grafik gemischt
werden kann.

Sie erreichen die dafr zustndige Dialogbox, ein aktives Kundenfenster
vorausgesetzt, ber das zu dem Kundenfenster gehrende Pop-Up-Men.

Mit den oberen beiden Auswahlknpfe knnen Sie whlen, ob Sie einen bestimmten
Bereich Ihrer Kundenliste drucken wollen, also von Nr. 5 bis Nr. 31 zum
Beispiel, oder ob die in der Liste markierten Positionen benutzt werden sollen.
Zum markieren mssen Sie die linke SHIFT-Taste gedrckt halten und mit der
linken Maustaste jede gewnschte Adresse einmal anklicken. Diese Zeilen werden
dann invertiert (schwarzer Hintergrund) dargestellt. Sie knnen somit beliebige,
unabhngige Adressen auswhlen. Sie knnen auch eine Filterfunktion benutzen um
die gewnschte Auswahl zu erstellen. Prinzipiell wirkt die Druckausgabe immer
nur auf die Datenstze die aktuell im Kundenfenster dargestellt werden.

Der Bereich "Format" enthlt 8 Slots fr den schnellen Zugriff auf ein
gewnschtes Druckformat. Hinter den Auswahlknpfen und Dateinamen finden Sie wie
schon bei der Druckdialogbox der Buchhaltung den Knopf "Einst. 1". Auch die
Ausgabe der Kundendaten kann durch aktivieren dieses Knopfes mit einer Grafik
gemischt ausgegeben werden. Die Auswahl der gewnschten Grafik geschieht ber
die Druckparameter. 

Um ein neues, eigenes Druckformat zu erstellen, laden Sie zuerst ein altes
Druckformat mit der Funktion "Format laden" in den gewnschten Slot.
Anschlieend rufen Sie mit dem Knopf "Editieren" den Texteditor auf und setzen
die gewnschten Platzhalter und Formatanweisungen.

	3 Adressen pro Zeile

Fr Besitzer von Laserdruckern ist das Bedrucken von Adressetiketten nur auf
Bgen im DIN A4 Format mglich.  Wir haben deshalb ein sehr spezielles
Druckformat entworfen, damit auch der Ausdruck auf diese Laseretiketten mglich
ist.

 So gibt es im Handel Laseretiketten im Format 70x37 mm (z.B. BOEDER Nr. 51
100). Ein DIN A 4 Blatt enthlt nebeneinander 24 Aufkleber, die von links oben
nach rechts unten durchnummeriert einzeln bedruckt werden knnen. Sie knnen
somit auch mit dem Laser einzelne Adressaufkleber bedrucken, wenn Sie die Nr.
des Aufklebers angeben, auf dem der Druck beginnen soll. So kann Aufkleber 1 bis
24, wenn es sein soll nacheinander in 24 Druckdurchlufen bedruckt werden! Um
mehr ber den Aufbau dieses Druckformats zu erfahren sollten Sie es einmal laden
und ber die Funktion "Editieren" anschauen.

	Calamus Format

Fr die Erstellung von Katalogen ist es wichtig die Daten so auszugeben, da die
gngige DTP Software Calamus von DMC zur weiteren Bearbeitung verwendet werden
kann. Wenn Sie diesen Knopf aktivieren, wird eine Datei erstellt, die nach jedem
Platzhalter einen Tabulator enthlt. Das erleichtert die Formatierung in Calamus
erheblich!



5.7 Die Serienbrieffunktion in FIRST_MILLION



Um Ihnen das Anfertigen von Rundschreiben und Werbeaktionen zu erleichtern haben
wir  eine Serienbrieffunktion integriert. Prinzipiell funktioniert die Ausgabe
als Serienbrief nicht anders, als die Ausgabe der Adressetiketten. Sie schreiben
mit dem Texteditor von FIRST_MILLION den gewnschten Text. In dem Text knnen
Sie natrlich weiterhin Ihre Platzhalter positionieren, soda Sie am Ende einen
personalisierten Serienbrief erhalten. Wenn Sie gebrauch von den Zeilen der
Infobox machen (Platzhalter KINFO01 bis KINFO16), kann sich das Ergebnis
wirklich sehen lassen.  Wenn Sie ber einen HP kompatiblen Drucker verfgen,
knnen Sie Ihr Briefpapier als Grafik im Hintergrund mitdrucken lassen.

Durch Verwendung der HTML Attribute knnen Sie sehr bequem Textpassagen
hervorheben und das Aussehen des Schreibens weiter perfektionieren.

Damit der Ausdruck auch richtig formatiert ist, sollten Sie folgende Punkte
beachten:

	1. Der Platzhalter fr die Anrede im Adressfeld <KANREDE> sollte in Zeile	13
	stehen!

	2. Es knnen die  Textattribute fett, unterstrichen und kursiv
	verwendet werden. 

	3. Es sollten 64 Zeilen pro Seite bedruckt werden knnen.

Bitte schauen Sie sich das beigelegte Beispieldokument S_BRIEF_1.TXT einmal an.

 

5.8 bernahme einer Kundenadresse in ein Angebot oder eine Rechnung



Ein groer Vorteil des Programms liegt in dem Zusammenspiel der verschiedenen
Programmteile, ohne Datenkonvertierung und Umstnde. So ist es natrlich
mglich, die Adressen der Kundendatei in einem Angebot, oder Rechnung zu
verwenden. Sie mssen immer, wenn Sie ein Angebot oder eine Rechnung, kurz ein
Formular der Fakturierung schreiben wollen, vorher den Datensatz des gewnschten
Kunden einfach mit der linken Maustaste einmal anklicken. Dieser Eintrag wird
dann invertiert dargestellt (weie Schrift auf schwarzem Hintergrund). Aus
diesem Datensatz fgt das Programm Namen und Anschrift in das Formular der
Fakturierung ein, fertig! 

Wenn Sie das unten gezeigte Kundenfenster verlassen und den Programmteil
Rechnungserstellung starten (F 3), erhalten die Angebote, oder Rechnungsdrucke
diesen Namen und Adresse. 

Etwas schwieriger wird das, wenn Sie ber eine umfangreiche Kunden &
Lieferantenliste verfgen. In solch einem Fall wird der Kunde nicht direkt
ausgewhlt, sondern erst einmal ber den Autolocator an die erste Stelle des
Fenster geschrieben. Dieser Datensatz ist dann sofort aktiviert, wie man leicht
an der invertierten Darstellung erkennen kann.

Bringen Sie zuerst immer den ersten Datensatz an die erste Position des
Fensters, in dem Sie die Clr/Home-Taste drcken.  Tippen Sie den Nachnamen ein,
und schon ist der Datensatz markiert. Die eingetippten Bucchstaben werden im
Kopf des Fensters angezeigt.

Wechseln Sie jetzt durch Drcken der F3 Taste in die Artikelverwaltung, so
erhlt das dort erstellte Formular diesen Datensatz als Anschrift.



5.9 Importfunktion



Fr den Fall, da Sie eine bereits bestehende Kundendatei aus einer Datenbank
bernehmen mchten, haben wir eine Importfunktion vorgesehen. Sie knnen eine
ASCII- Datei in FIRST_MILLION einlesen, wenn diese zum einen als sogenannte
"Komma- deleted"-Datei vorliegt, und die Reihenfolge der Datenfelder mit der
entsprechenden Eingabemaske bereinstimmt.

Als "Komma-deleted"-Datei versteht man eine ASCII-Datei deren Datenfelder durch
ein Komma voneinander getrennt sind. Alle Daten stehen dabei hintereinander. Das
Ende des Datensatzes wird durch ein Line-Feed oder CR signalisiert. Wichtig ist
noch, da Datenfelder die Kommas enthalten in Hochkommata eingeschlossen sind.

Eine ganze Reihe von Datenbanken ermglichen den Datenexport nach einstellbaren
Kriterien, womit Sie die Reihenfolge individuell anpassen knnen.

Um Ihnen solch eine Datenstruktur zu veranschaulichen, befindet sich auf der
Programmdiskette eine Beispieldatei mit dem Namen KUNDEN.IMP.  Laden Sie diese
Datei in den Texteditor und Sie sehen relativ schnell worauf es ankommt.

In folgender Reihenfolge mssen die Daten vorliegen:

Name1, Name2, Strae, Ort, Telefonnummer, Faxnummer, Bank, Bankleitzahl, Kto.
Nr., Kundennummer, eigene Kundennummer (wichtig bei Lieferanten), Anrede (mu
immer in Hochkommata eingeschlossen sein, da am Ende blicherweise ein Komma
steht!), Bemerkung 1, Bemerkung 2, Abkrzung fr Art des Datensatzes (K fr
Kunde, L fr Lieferant usw.), Prozentsatz fr den kundenbezogenen Rabatt,CR

Datenfelder die Ihre Datei nicht besitzt, bleiben leer, mssen aber mit Kommata
eingeschlossen werden.

Wenn diese Funktion gestartet wird, werden Sie gefragt, ob Sie neue
Kundennummern vergeben mchten, oder die alten weiterverwenden. 

Whrend die Daten eingelesen und konvertiert werden, findet eine umfangreiche
Plausibilittsprfung statt. Wenn Fehler auftreten, so erscheint ein Warnhinweis
und der Lesevorgang wird in dieser Zeile unterbrochen. Sie sollten sich dann die
Zeilennummer merken und FIRST_MILLION ohne Datensicherung verlassen. Korrigieren
Sie dann den Datensatz der fehlerhaft war und starten Sie die Importfunktion
erneut.
   
   

5.10 Umstze zurcksetzen



Der letzte Menpunkt des zum Kundenfenster gehrenden Pop-Up-Men dient dazu, in
einem bestimmten Abstand die aufgelaufenen Kundenumstze wieder auf Null
zurckzusetzen. Nach welchen Zeitrumen Sie diese Funktion ausfhren entscheiden
Sie. Damit aber die Umstze der vorangegangenen Periode nicht verloren gehen,
sollten Sie vorher eine Liste der Umstze drucken. Ein entsprechendes
Druckformat liegt im Ordner FORMATE\KUNDEN\ mit dem Namen UMSATZ.FRM fr Sie
bereit.