7.0 Angebotserstellung



In diesem Kapitel von FIRST_MILLION  werden Sie lernen, wie einfach es ist, die
Leistung Ihrer Firma in Form von Angeboten, Rechnungen kurz allen Formularen die
zur Fakturierung gehren zu Papier zu bringen. 

Das Programm hilft Ihnen bei der Erstellung von Angeboten, Auftrgen,
Rechnungen, Lieferscheinen, Mahnungen und Einkufen. In diesem Programmteil
treffen alle Daten aufeinander und tauschen die notwendigen Informationen
selbststndig und mit hchster Geschwindigkeit untereinander aus. So wird der
Rechnungsbetrag in die Buchhaltung bergeben, der Gegenstand der Rechnung also
die verkauften Artikel werden aus den Artikelstammdaten geholt und die Anschrift
des Kunden liefert Ihre Kundendatei. Dabei achtet die Artikelstatistik darauf,
ob die angewhlten Waren auch am Lager sind. 

Wird das Angebot vom Kunden angenommen, so wird es aus der Fakturliste wieder
aufgerufen und kann in eine Rechnung umgewandelt werden. Sie knnen natrlich
auch ohne ein Angebot zu erstellen gleich eine Rechnung schreiben. 

Bei der Rechnungserstellung berprft das Programm erneut, ob die Waren immer
noch am Lager sind. Sie haben dann die Mglichkeit, bestimmte Positionen Ihres
Angebotes aus der Rechnung zu entfernen, oder noch weitere hinzuzufgen.
Auerdem besteht die Mglichkeit, die Preise neu zu kalkulieren.

Wenn die Rechnung dann gedruckt wird, wird sie zum einen in die Buchhaltung als
Einnahme bertragen (Buchfhrung nach vereinbarter Zahlung) und zum anderen in
der Fakturierung als offene Rechnung vermerkt. Bei einer Buchhaltung nach
vereinnahmten Zahlungen wird die Rechnung nur in die Fakturierung bergeben und
erst nach Zahlungseingang als Einnahme bernommen.

Nach einer einstellbaren Zeitspanne wird diese Rechnung automatisch in das
Mahnverfahren bernommen.

Auch Ihr Warenlager ist ber die Artikelstatistik mit dem Programmteil
"Fakturierung" verknpft. So knnen Sie leicht und bequem Ihre Einkufe bei
Ihren Lieferanten ttigen. Das Programm schlgt Ihnen zu jedem Lieferanten die
nachzubestellenden Artikel vor, die Sie dann als Bestellung ausdrucken oder
faxen knnen. Die Kriterien fr die Nachbestellvorschlge legen Sie selbst fr
jeden Artikel getrennt fest. Sie haben somit endlich die gesamte Warenwirtschaft
schnell und sicher im Griff!

Darber hinaus verwaltet das Programm auch offene Auftrge, die wegen zu
geringem Lagerbestand nicht sofort erledigt werden knnen. Damit Sie
entsprechend Ware disponieren knnen, werden Ihnen die Artikel mit den
entsprechenden Stckzahlen auf Knopfdruck angezeigt. Nach dem aktualisieren des
Lagers bei einer Nachlieferung zeigt Ihnen das Fakturierungsfenster die
Auftrge, die jetzt in Rechnungen umgewandelt werden knnen.

Fassen wir zusammen: Die Fakturierung enthlt  insgesamt:

		Angebote

		offene Auftrge

		Auftragsbesttigungen

		Lieferscheine

		Rechnungen

		1., 2. und 3. Mahnungen

		Materialeinkufe (Bestellungen)

		Gutschriften 

		Briefe 



7.1 Aufrufen einer Kundenadresse



Bevor Sie mit dem Anfertigen eines Angebotes (einer Rechnung oder Bestellung)
beginnen, sollten Sie bereits die Anschrift eines Kunden (Lieferanten) in Ihrer
Kunden & Lieferantendatei ausgewhlt haben. Sollten Sie das einmal vergessen, so
ist das auch kein Beinbruch. Sie knnen das spter immer noch nachholen, das
bedeutet aber, Sie mssen das Kundenfenster eventuell einmal mehr als notwendig
ffnen. Rufen Sie also zuerst die Kundendatei auf ( F2 Taste ). Whlen Sie den
Kunden aus, fr den das Angebot bestimmt ist, indem Sie einmal auf den Datensatz
klicken. Wenn Sie den Kunden nicht im Ausschnitt des Kundenfensters sehen
knnen, benutzen Sie den Autolocator. Stellen Sie sicher, da die Kundenliste
nach Namen sortiert ist. Um dies zu erreichen gengt ein Klick auf die Spalte
"Name" in der Infozeile des Fensters. Bringen Sie mit der TAB-Taste alle
Eintragungen in das Kundenfenster und gleichzeit den ersten Eintrag an den
Anfang der Liste. Jetzt knnen Sie den Namen des Kunden eintippen. Dieser
Datensatz wird dann invertiert dargestellt und mit einem Klick auf diese Zeile
werden die Daten an die Fakturierung bergeben.

Jetzt knnen Sie sofort in den Programmteil Artikelstammdaten und
Rechnungserstellung gehen. Drcken Sie dafr die taste F3. Sie sehen hier ein
leeres Rechnungsformular, das jedoch bereits Name und Anschrift des Kunden
enthlt. Daneben befindet sich das Artikelfenster, das schon aktiviert ist.



7.2 Die Artikelauswahlbox



Um einen Artikel in ein (Rechnungs)Formular zu berfhren, erscheint eine
Dialogbox, die Ihnen die wichtigsten Informationen zu diesem Artikel anzeigt und
gleichzeitig eine Reihe von Mglichkeiten zur Vernderung fr das aktuelle
Formular bietet. 

Im einzelnen stehen hier folgende Informationen:

	Artikeltext

Der Text, den Sie diesem Artikel bei der Anlegung des Datensatzes gegeben haben.
Sie knnen diesen Text jetzt noch verndern. Er wird aber nur fr das aktuelle
Formular gendert, in den Artikelstammdaten bleibt er unverndert!

	Artikelnummer

Hier steht die Artikelnummer.

	V-Einheit

Sie haben bei dem Anlegen eines Artikels die Mglichkeit eine bestimmte
Verpackungseinheit fr den Verkauf festzulegen. Ist dies fr den aufgerufenen
Artikel der Fall, so ist dieser Knopf aktiv und das Feld dahinter enthlt die
Gebindegre. Wenn es notwendig sein sollte knnen Sie jetzt diese Festlegung
fr das aktuelle Formular ndern, indem Sie diesen Knopf wieder deaktivieren
(oder umgekehrt).

	vk 1, 2 und 3

In der Mitte der Dialogbox stehen die drei Staffelpreise, dahinter die Stckzahl
ab der dieser Preis zum Einsatz kommt. Fr den Einzelfall kann es notwendig sein
auch bei nicht erreichen einer bestimmten Stckzahl den vk2 oder vk3 zu
verwenden. Dazu mssen Sie nur auf das Feld mit dem vk klicken, den Sie
verwenden wollen. Dieser Preis ist dann sofort in die Felder Brutto und Netto
bertragen und der Knopf fr manuelle Preiseingabe ist aktiviert.

	Bestand?, Auftrag?, Bestellt?, Soll?

Diese Felder zeigen die aktuellen Werte zum Lagerbestand, wieviele Stck sich
bereits in Auftrgen befinden, ob und wieviel bereits Nachbestellt wurden und
was der Sollbestand sein sollte. Wenn hier nur Fragezeichen eingetragen sind, so
ist die Funktion "immer Aktualisierung offener Auftrge und Bestellungen" bei
"Einstellungen" "Parameter" nicht aktiviert. Sie knnen diese Funktion aber auch
manuell im Pop-Up-Men des Artikelfensters ausfhren lassen.

	Anzahl

In diesem Feld steht der Schreibcursor und Sie knnen sofort die Anzahl
eingeben. Wenn Sie nur 1 bis 10 Stck verkaufen, kann diese Eingabe auch mit der
Maus erfolgen. Klicken Sie auf den entsprechenden Knopf am unteren Rand der
Dialogbox.

	manuell

Wenn Sie diesen Knopf aktivieren, kann in die Felder Brutto oder Netto ein neuer
Verkaufspreis eingegeben werden, der nur fr das aktuelle Formular gilt.



Mit dem Knopf "OK" wird diese Dialog geschlossen und der Inhalt in das
Fakturierungsformular bertragen.



7.3 Erstellen von Angeboten, Rechnungen, Auftrgen usw.



Wenn Sie fr einen Kunden ein Angebot erstellen mchten, aktivieren Sie zuerst
den Kunden im Kundenfenster. Durch Drcken der F3 Taste ffnen Sie ein leeres
Rechnungsfenster und das Artikelfenster.  Aktiv ist nach dem Aufruf immer das
Artikelfenster (erkennbar an der grauen Kopfleiste).

Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das inaktive Fenster und rufen Sie mit der
linken Maustaste das Pop-Up-Men "Formular" auf. Wenn Sie jetzt auf den Eintrag
"Angebot" drcken, wird aus der Rechnung ein Angebot. Sie erkennen das an der
Kopfzeile des Fensters, hier steht jetzt "Angebot".

Mit einem Klick auf das Artikelfenster wird dieses wieder aktiviert und Sie
knnen mit einem Klick auf den Artikel die zuvor beschriebene Artikelauswahlbox
ffnen. Hier knnen Sie entweder noch nderungen vornehmen, oder Sie whlen
lediglich die Anzahl aus und verlassen die Box mit einem Klick auf den OK-Button
(oder Returntaste).

Wollen Sie diesen Artikel nicht auswhlen, so bettigen Sie den Abbruch Knopf.

Durch Anklicken rufen Sie jetzt fr jeden weiteren Artikel der in dem Angebot
erscheinen soll diese Auswahlbox auf. Die Artikel werden dann in dem Fenster
"Angebot" nach dem WYSIWYG-Prinzip (Sie sehen das Dokument genau so, wie es auch
gedruckt wird!) aufgelistet. Die Darstellung der Preise als Netto- oder
Bruttopreis geschieht entsprechend der Vorgabe in der Dialogbox
"Druckparameter", die Sie in der Menleiste unter "Einstellungen" aufrufen
knnen.

Bei einem monochromen Monitor des Typs SM 124 wird ein Teil des Angebotfensters
jedoch durch das aktive Artikelfenster verdeckt, soda Sie einen Teil der
Informationen erst sehen und lesen knnen, wenn Sie das Fenster "Angebot" durch
einen Klick mit der linken Maustaste aktiviert haben. Sie erinnern sich an die
Einleitung? Man kann nie genug Pixel haben. Fr ein wirklich professionelles
Arbeiten wird ein Grobildmonitor bentigt, zumindest eine Grafikkarte die ca
800x600 Bildpunkte darstellen kann. Dann knnen 

Bei einer Auflsung von 1280x960 Bildpunkten knnen Sie zum Beispiel die
komplette DIN A4-Seite sehen!

		Auswahl ber die Artikelnummer

Wenn Sie ber ein groes Warensortiment verfgen, erscheint eine Auswahl der
Angebotspositionen ber das Artikelfenster nicht sehr praktikabel. Sie mten
wahrscheinlich auch bei gnstig angelegten Warengruppen lange im Fenster hin und
her scrollen. 

Hier bietet sich die Auswahl ber die Artikelnummern an. Wahrscheinlich erhalten
Sie in den Bestellungen Ihrer Kunden ja ohnehin die Artikelnummern mitgeteilt.
Um diese Funktion zu benutzen, klicken Sie lediglich mit der rechten Maustaste
in das Artikelfenster. Es erscheint ein Pop-Up-Men, wo Sie den Eintrag "Nr.
Auswahl" anwhlen mssen. 

Sie sehen jetzt eine Dialogbox, in der Sie eine Artikelnummer eingeben knnen.
Haben Sie eine Artikelnummer eingegeben und die Return-Taste bettigt, ffnet
sich die bereits oben erwhnte Auswahlbox mit den wichtigsten Daten des
dazugehrenden Artikel. Geben Sie hier wie im vorhergehenden Kapitel beschrieben
die Anzahl ein. Sie erhalten nach Verlassen dieser Box sofort wieder eine leere
Dialogbox fr die Artikelauswahl per Artikelnummer. 

Wenn Sie einmal die genaue Artikelnummer nicht kennen, so knnen Sie diese auch
mit dem Stern-Zeichen abkrzen. Hier kann es dann natrlich mehrere Artikel
geben, auf die diese Abkrzung pat. Wenn der falsche Artikel in der
Artikelauswahlbox erscheint, verlassen Sie diese Dialogbox ber den
"Abbruch"-Knopf. Es erscheint sofort wieder die Dialogbox
"Artikelnummer-Eingabe". Mit dem "Weiter" Knopf rufen Sie den nchsten Artikel
auf, der dem Suchkriterium entspricht.

Wird wieder eine Artikelnummer eingeben, so ffnet sich erneut die Auswahlbox
fr die Eingabe der Stckzahl dieser Ware.

Wenn Sie keine weiteren Artikel mehr bentigen, brauchen Sie lediglich keine
Artikelnummer mehr einzutragen und die Return-Taste zu bettigen. Damit wird die
Artikelauswahl abgebrochen. Das Angebotsfenster enthlt jetzt die von Ihnen
ausgewhlten Positionen.



7.4 Das Formularfenster"



Durch einen Klick auf das linke Fenster wird dieses aktiviert, und nach oben
gelegt. 

Wenn Sie zuerst ein anderes Formular als eine Rechnung bearbeiten wollen, ist es
notwendig ber das Pop-Up-Men "Formular" die gewnschte Fakturierungsstufe
einzustellen. Die Kopfleiste des Fensters zeigt Ihnen immer die
Fakturierungsstufe des gerade zu bearbeitenden Formulars an.

Um sich einen greren Ausschnitt anschauen zu knnen sollten Sie auf das Symbol
an der rechten oberen Ecke des Fensters klicken. Dadurch ffnet es sich auf
volle Bildschirmgre. Da das Formular in diesem Fenster so dargestellt wird,
wie es nachher auch im Ausdruck aussehen wird, knnen Sie sehr schnell Fehler
erkennen und gegebenenfalls korrigieren.

Um den oberen Teil der DIN A4-Seite sehen zu knnen, mssen Sie den
Fensterinhalt mit dem vertikalen Scrollbalken entsprechend verschieben. Sie
sehen jetzt zum Beispiel, ob der richtige Kunde ausgewhlt wurde und ob der
Ausdruck Ihres Briefkopfes richtig voreingestellt ist, falls Sie keine Grafik im
Hintergrund drucken.

Auf der rechten Seite des Dokumentes hat das Programm bereits einige Daten
automatisch eingetragen. So finden Sie hier das aktuelle Datum, eine
Fakturierungsnummer und die Kunden- oder Lieferantennummer, kurz alles was im
Drucklayout dieses Formulars an Platzhaltern gesetzt wurde. Wo diese Daten im
Formular stehen knnen Sie leicht selbst verndern. Wenn Sie im oberen Teil des
Fensters klicken, erscheint der Texteditor mit dem Drucklayout. Hier knnen Sie
Platzhalter setzen, wegnehmen oder verschieben. Wenn Sie Ihre Ausdrucke
individuell gestalten mchten, sollten Sie im Kapitel 1 noch einmal lesen,
worauf es da ankommt. Schauen Sie sich die mitgelieferten Drucklayouts auch
einmal an. 



7.5 nderungen an einem "Angebot"



Die Liste der Positionen Ihres Angebots knnen Sie vor dem Ausdruck noch einmal
korrigieren. Dazu mssen Sie im aktiven Fenster "Angebot" den zu korrigierenden
Eintrag zweimal mit der linken Maustaste anklicken. Es erscheint die Dialogbox
"Artikel", in der Sie entweder eine andere Anzahl des Artikels eingeben knnen,
oder diesen Artikel durch Anklicken des "Lschen" Button ganz aus dem Angebot
entfernen. Sie knnen hier, so es ntig ist, auch noch den Preis der Ware
verndern, wenn Sie den Knopf "Manuell" einschalten. 

Wenn Sie zu dem Artikeltext etwas hinzufgen mchten, so ist das auch mglich.
Sie knnen dann gleich in der Textzeile die Seriennummer, oder die Farbe einer
Ware eintragen. Da der Text mit dem Formular in die Fakturierung gespeichert
wird, erscheint er beim Aufrufen wieder. Das gleiche gilt fr den Artikeltext
einer Warengruppe.



FIRST_MILLION ermglicht Ihnen auerdem einen Zusatztext mit auf dem Formular
erscheinen zu lassen.



7.6 nderung von" Ihr Zeichen" und" Unser Zeichen"



Wenn Sie alle notwendigen Positionen in das Angebot eingetragen haben, und das
Angebotsfenster aktiviert ist, knnen Sie einen Zusatztext und einen Vermerk
"Ihr Zeichen" und "Unser Zeichen" eingeben, falls Sie von dem Eintrag "Ihr
Zeichen" in der Kundendialogbox und "Unser Zeichen" bei "Einstellungen"
"Parameter" abweichen mchten. Voraussetzung dafr ist auf jeden Fall, da die
Platzhalter <FUNSZEICH> und <FIHRZEICH> im Drucklayout dieses
Fakturierungsformulars enthalten sind!

Klicken Sie im Formularfenster zwischen der 10. und 20. Zeile, also etwa dort,
wo in dem mitgelieferten Layout diese Platzhalter stehen. Es erscheint eine
Dialogbox, in der Sie eine manuelle nderung vornehmen knnen. Auch das
Auftragsdatum kann hier manuell verndert werden. 

Der Aufruf der Dialogbox kann auch ber das zu diesem Fenster gehrende
Pop-Up-Men mit "Zeichen..." erfolgen. 



7.7 "Zusatztexte"



Auch wenn Sie berwiegend standardisierte Artikel verkaufen, die Sie problemlos
aus der Artikelliste entnehmen knnen, so besteht doch oft der Wunsch dem Kunden
auf dem Angebot, der Rechnung, dem Lieferschein oder der Mahnung eine
Information zukommen zu lassen. Oder eine Reparatur mu abgerechnet werden, und
der Kunde wird es sehr zu schtzen wissen, wenn er auer der in Rechnung
gestellten Arbeitszeit einen Hinweis auf die vorgenommenen Arbeiten und
ausgetauschten Teile findet.

Wenn Sie unterhalb der Artikelpositionen in Ihrem Formularfenster klicken
erscheint der Texteditor fr Zusatztexte. Sie knnen hier einen beliebig langen
Text eingeben und unterhalb der Artikel mitdrucken. Sie sehen als Voreinstellung
den Text, den Sie fr diese Formularart in Drucklayout in den Zeilen #Z
eingetragen haben. Mit den Funktionen aus dem Pop-Up-Men des Editors knnen Sie
jetzt Teile lschen, verschieben oder kopieren. Sie knnen natrlich auch einen
anderen Zusatztext laden und gegen den voreingestellten ersetzen.

Der Aufruf kann auch ber "Zusatztexte" im Pop-Up-Men erfolgen.

Die Demodateien die wir zu FIRST_MILLION mitliefern enthalten Beispieltexte, die
Sie sich anschauen sollten.

Mit der ENTER-Taste bernehmen Sie den Text ins Formular, wo er dann mit dem
Formular abgespeichert wird. Sie knnen auerdem Zusatztexte fr andere
Anwendungsflle abspeichern und spter in andere Formulare bertragen.

Sie knnen mit dem Texteditor fr die Zusatztexte alle blichen Operationen
ausfhren, die Sie von einem Editor erwarten. Sie finden alle Befehle im
Pop-Up-Men.

Um einen Text in das Formular zu bernehmen, drcken Sie die Entertaste. Der
Text wird dann im Formularfenster dargestellt.

Wenn Sie die nderung in dieser Box nicht bernehmen mchten, so klicken Sie
einfach den Schlieknopf an der linken oberen Ecke des Fensters an, und alles
bleibt so wie es war.

Wird das Angebot gedruckt, so speichert das Programm diesen Datensatz im Fenster
"Fakturierung" ab, von wo sie ihn wieder zwecks Weiterverarbeitung als Rechnung
usw. aufrufen knnen. Die Zusatztexte werden ebenfalls gespeichert.



7.8 Drucken eines Angebots



Wenn Sie alle notwendigen Eintragungen vorgenommen haben, knnen Sie ber den
Befehl "Drucken" aus dem Pop-Up-Men "Formular" die Ausgabe starten (Ctrl + P).
Das Programm verwendet hierbei alle aktuellen Einstellungen die Sie in der
Dialogbox "Druckparameter" eingestellt haben.

Vor dem Ausdruck erscheint noch eine Dialogbox mit der Sie den Ausdruck
abbrechen (Umleiten in die Fakturierung) oder die Anzahl der Ausdrucke
einstellen knnen.



7.9 Verschicken eines Formulars per Faxmodem



Wenn Sie sich die Arbeit mit Ihren Formularen noch weiter vereinfachen wollen,
knnen Sie mit FIRST_MILLION und unserem Communication Manager CoMa die
Formulare direkt ber ein angeschlossenes Faxmodem versenden. Sie sparen sich
das Papier fr den Ausdruck und Arbeit mit dem Versand.

Sie bentigen hierfr:

	1. Das Programm CoMa

	2. Ein Faxmodem inklusive der notwendigen Verbindungskabel



7.10 Das Pop-Up-Men "Formular"



Die ersten Eintragungen dienen dazu, die verschiedenen Stufen der Fakturierung
aufzurufen. Klicken Sie auf den Eintrag Lieferschein, wird ein Formular mit den
aktuellen Daten aus der Kundenliste ausgefllt. Das Programm ldt dazu das
Drucklayout, da zu einem Lieferschein angelegt wurde. Dieses Layout ist, wie
alle Layouts fr Fakturformulare, frei editierbar!

	Layout

ber diesen Menpunkt lt sich der Formulareditor mit dem aktuell geladenen
Layout aufrufen. Ein Klick auf den oberen Teil des Formularfensters hat die
gleiche Funktion.

	Zeichen...

Dieser Eintrag ffnet die Dialogbox um das Auftragsdatum, "Ihr Zeichen" oder
"Unser Zeichen" noch einmal zu ndern. Ein Klick auf die Stelle im Formular, wo
diese Platzhalter stehen hat die gleiche Wirkung.

	Zusatztext

Diese Funktion ffnet den Editor mit dem aktuellen Zusatztext. Ein Klick auf
diese Stelle im Formular tut es aber auch.

	Faxen

Diese Funktion ruft das Faxprogramm CoMa, falls vorhanden, auf, und erstellt
eine Faxseite. Wenn im Kundendialog eine Faxnummer eingetragen ist, beginnt CoMa
sofort mit dem Whlen. Ihr Dokument gelangt innerhalb von Sekunden, ohne Umwege
ber einen Papierausdruck zu dem Adressaten.

	Drucken

Diese Funktion ruft die Druckausgabe auf. Wird eine Rechnung gedruckt, erscheint
auch noch eine Buchungsdialogbox, in der das Geldkonto angegeben werden kann.

Eine weitere Dialogbox fragt nach der Anzahl der Ausdrucke. Die unter
Druckparameter angegebene Zahl kann als Voreinstellung mit der Returntaste
bernommen werden!

	Gruppe

Diese Funktion dient zur Erzeugung einer Warengruppe. Bringen Sie die
gewnschten Artikel in das Formularfenster und rufen Sie diese Funktion auf. In
einer weiteren Artikeldialogbox knnen Sie dieser Warengruppe dann einen Namen,
Preis und Artikelnummer geben.

	Lschen

Mit dieser Funktion lschen Sie alle Artikel aus einem Formular,

	Kopieren

Wenn Sie regelmig wiederkehrende Verkufe an einen, oder verschiedene Kunden
haben, kann Ihnen diese Funktion viel arbeiten ersparen. Gehen Sie einfach in
Ihre Fakturliste und rufen Sie das Formular auf, das Sie noch einmal bentigen.
Fhren Sie die Funktion kopieren aus, und aktivieren Sie anschlieend in der
Kundenliste den Kundeneintrag, fr den dieses Formular jetzt gedacht ist.

Wenn Sie mit der Taste F3 wieder das Formularfenster aktivieren, hat das
Dokument eine neue Fakturnummer, das aktuelle Datum, und natrlich den neuen
Adressaten.

	Prfen

Diese Funktion dient zur berprfung offener Auftrge. Sie sehen sofort, welche
Artikel noch fehlen, um diesen Auftrag zu erledigen. Weitere Informationen
hierzu finden Sie im nchsten Kapitel!

			Schalterfunktionen

Mit den Schalterfunktionen knnen Sie den Inhalt der Formulare verndern, auch
wenn Sie in den Paramtereinstellungen andere Voreinstellungen gewhlt haben.

	Mitglieder

Dieser Schalter ermglicht die Ausgabe der Gruppenmitglieder der Artikel lokal
wieder ein- oder auszuschalten. Die globale Voreinstellung findet unter
"Druckparameter" statt.

	Netto

Auch wenn Sie in der Parameterbox die Ausgabe immer als Bruttodarstellung
eingestellt haben, knnen Sie mit diesem Schalter auf die Nettodarstellung
umschalten. Voraussetzung ist, da das entsprechende Drucklayout des zu
bearbeitenden Formulars die Platzhalter fr die Nettoausgabe enthlt! Die Zeilen
fr die Nettoberechnung beginnen immer mit einem #N! Die im Programmpaket
enthaltenen Drucklayouts sind fr Netto und Bruttoausgabe vorbereitet.

	Rabatt/Skonto/Gewicht

Diese Schalter aktivieren, oder deaktivieren die Berechnung von Rabatt, Skonto
oder Gewicht. Diese Funktionen haben nur eine Wirkung, wenn die Platzhalter im
Drucklayout stehen. Die Zeilen fr Rabatt beginnen immer mit #R. Alle
Skontozeilen haben die Zeichen #S am Anfang, fr die Gewichtsberechnung beginnen
die Zeilen mit #G!



	7.11 Die Behandlung von offenen Auftrgen



Wenn Sie ber ein kleines Lager verfgen, werden Sie nicht bei jeder Bestellung
alle Artikel sofort liefern knnen. Vielmehr mssen Sie selbst diese Artikel
erst ordern. Um bei Ihrem Lieferanten vernnftige Preise zu erhalten, werden Sie
nicht jeden Artikel einzeln bestellen. Allein die enormen Verpackungs- und
Portokosten verbieten ein solches Vorgehen. Bisher muten Sie ber Karteiksten
oder ein gutes Gedchtnis verfgen, wenn Sie offene Auftrge  nach Wareneingang
erledigen wollten. 

Dieses Problem bernimmt jetzt FIRST_MILLION. 

Unser Programm ist auf zwei unterschiedliche Vorgehensweisen vorbereitet. Die
erste Methode ermglicht das Versenden von Teillieferungen an den Kunden. Nur
die nicht lieferbaren Artikel wandern in einen offenen Auftrag.

Bei der zweiten Methode wird die ganze Rechnung als offener Auftrag behandelt.

	Erstellen eines offenen Auftrags nur fr "nicht lieferbare" Artikel

I.  Rechnung erstellen

Erstellen Sie wie gewohnt eine Rechnung fr den Kunden. Immer wenn Sie einen
Artikel verkaufen, der nicht mehr, oder nicht in ausreichender Menge am Lager
ist, erscheint die Warnbox "nicht ausreichend am Lager". Beachten Sie: Diese
berprfung findet nur statt, wenn im Feld "Soll" der Artikeleingabe ein Wert
eingetragen wurde!

Diesen Hinweis quittieren Sie mit der Return-Taste, oder durch einen Mausklick
auf den Knopf "OK". 

Die Rechnung enthlt anschlieend den Hinweis "nicht lieferbar" (hierzu mu die
Zeile #A3 unbedingt im Drucklayout vorhanden sein!) Sie knnen dann als
Zusatztext den Hinweis "die Artikel mit dem Hinweis nicht lieferbar werden
innerhalb von.... Tagen nachgeliefert" hinzufgen. Die Rechnungssumme ist dabei
ohne den Wert der Nachlieferungen berechnet. Drucken Sie jetzt Ihre Rechnung
aus, und verschicken Sie die vorhandenen Artikel. 

II.  offenen Auftrag durch kopieren der nicht lieferbaren Artikel erstellen

Rufen Sie nach dem Drucken der Rechnung das Pop-Up-Men "Formular" auf und
whlen Sie die Funktion "Kopieren" an. Sie werden dann in einer Dialogbox
gefragt, ob der Inhalt der ganzen Rechnung, oder nur die nicht vorhandenen, und
deshalb nicht gelieferten Artikel kopiert werden sollen. 

Hier klicken Sie auf den Knopf "nicht lieferbare", das Programm erstellt dann
mit allen nicht lieferbaren Positionen einen Auftrag. Diesen Auftrag knnen Sie
ausdrucken, oder lediglich in die Fakturierung bergeben. In jedem Fall mu die
bergabe durch die Funktion "Drucken" im Pop-Up-Men "Formular" ausgelst
werden. In der dann erscheinenden Dialogbox knnen Sie zwischen "Drucken" und
"Faktur" whlen. Egal, welche Funktion Sie hier whlen, der Vorgang ist sofort
in der Fakturierung gespeichert. Sie haben jetzt in der Fakturierung einen
Auftrag, den Sie nach Wareneingang aufrufen und in eine Rechnung verwandeln
knnen. Damit Sie aber auch wissen, welche Artikel Sie zur Erledigung Ihrer
Auftrge noch bestellen mssen, hat sich die Artikelverwaltung die Art und Menge
der in den Auftrgen befindlichen Positionen gemerkt. Diese Zahl steht in der
Artikelauswahlbox im Feld "in Auftrgen". Um nun die notwendigen Bestellungen in
den fr Ihren Betrieb sinnvollen Zeitrumen vornehmen zu knnen, mssen Sie in
das Artikelfenster wechseln. 

III. Nachbestellung organisieren

Wenn Sie einen Lieferanten in Ihrer Kunden & Lieferantendatei aktiviert haben,
werden Ihnen im Artikelfenster wie gewohnt nur die zu diesem Lieferanten
gehrenden Artikel angezeigt. Das Pop-Up-Men "Artikel" " ist um die Funktion "<
Auftrag" erweitert worden. Wird diese Funktion aufgerufen, so zeigt das
Artikelfenster nur die Positionen, die fr die offenen Auftrge nachbestellt
werden mssen. Sie knnen jetzt die einzelnen Positionen anklicken und die
notwendige Stckzahl bestellen. Sie sehen dafr in der Dialogbox
"Artikelauswahl" die vorhandene Lagermenge, die gewnschte Sollmenge, sowie die
in offenen Auftrgen enthaltene Stckzahl. 

Wenn Sie hier lediglich Fragezeichen sehen, haben Sie die automatische
Lagerberprfung in der Dialogbox "Parameter" abgeschaltet. 

Um diese berprfung manuell durchzufhren ffnen Sie mit der Taste F5 das
Fakturierungsfenster und aktivieren Sie die Funktion "Auftrag OK". Jetzt werden
alle Auftrge nach nicht lieferbaren Artikeln durchsucht, und die Zahlen in die
Artikelverwaltung bergeben.

Sie knnen jetzt die gewnschte Bestellmenge frei whlen und eine Bestellung
drucken oder faxen. Die Artikelauswahlbox zeigt Ihnen auch die Zahl der bereits
bestellten Mengen an. Es kann ja sein, da Sie wieder nachbestellen wollen,
bevor die letzte Bestellung bei Ihnen eingetroffen ist! So wird wirkungsvoll
eine Doppelbestellung vermieden! 

IV. Lager automatisch aktualisieren

Nachdem die Lieferung eingetroffen ist, rufen Sie die Bestellung wieder aus der
Fakturierung durch einen Doppelklick auf. Wenn die Lieferung komplett war,
knnen Sie diese Bestellung als "erledigt" markieren. Klicken Sie dazu die
Funktion "erledigt" an. Als erstes erscheint eine Buchungsdialogbox, mit der Sie
eine Ausgabebuchung zu dieser Bestellung machen knnen. In einer 

zweiten Dialogbox werden Sie gefragt, ob die Positionen ins Lager addiert werden
sollen (Lager add.). Klicken Sie auf "OK" , die gelieferten Artikel werden
dadurch zum Lagerbestand addiert. 

Eine Dialogbox "Auftrge knnen ausgefhrt werden" weist Sie auf die Tatsache
hin, da Sie jetzt offene Auftrge liefern knnen. Dies geschieht jedoch nur,
wenn Sie den Knopf "Lager immer aktualisieren" in der Parameterbox gesetzt
haben, sonst mssen Sie dies manuell machen. Dazu mssen nun die entsprechenden
Auftrge aus der Fakturierung  herausgesucht und angezeigt werden. Dies
bernimmt die Funktion "Auftrag OK".

V. Heraussuchen der Auftrge zwecks Weiterbearbeitung

Aktivieren Sie das Fenster "Fakturierung" und whlen Sie im Pop-Up-Men "Faktur"
die Funktion "Auftrag OK" aus. Sie sehen dann alle Auftrge, die durch das
Auffllen des Lagers mit neuer Ware ausgefhrt werden knnen. Rufen Sie einen
Auftrag durch einen Doppelklick auf und whlen Sie die Funktion "bernehmen".
Der Auftrag wird im Fenster "Formular" dargestellt. Mittels des Pop-Up-Men
"Formular" ndern Sie den Status in "Rechnung" Hier steht jetzt noch immer
"nicht lieferbar" in der Rechnung. Nachdem Sie die Funktion "Prfen" im
Pop-Up-Men "Formular" aktiviert haben erscheint der aktuelle Verkaufspreis.
Behandeln Sie jetzt dieses Formular wie Sie es bei Rechnungen auch sonst tun
wrden. 

Selbstverstndlich knnen Sie auch direkt einen Auftrag erstellen. Das ist immer
dann sinnvoll, wenn Sie dem Kunden die bereits vorhandenen Artikel nicht vorab
liefern wollen. Dieser Auftrag wird erst dann ausgefhrt, wenn alle Positionen
lieferbar sind. Geben Sie einer Rechnung den Status "Auftrag" und bertragen Sie
diesen Auftrag mittels der Befehle "Drucken" und  "Faktur" in die Fakturierung.

 Zur bersicht noch eine Zusammenfassung: 

	Offenen Auftrag erstellen 

1. Rechnung erstellen, einige Positionen "nicht lieferbar" 

2. Rechnung drucken (Drucker oder Faktur) 

3. Funktion "Kopieren", aber nur "nicht lieferbare"! 

4. Den entstandenen Auftrag in Fakturierung "Drucken" 

	Bestellung

	Sicherstellen, das die Lagerverwaltung auf aktuellem Stand

	Funktion "Auftrag OK" im Pop-Up-Men Faktur aktivieren 

5. Lieferanten whlen 

6. Das Artikelfenster ffnen und Funktion "<Auftrag" aktivieren

7. Die gewnschte Menge in die Bestellung bertragen 

8. Bestellung drucken, Bestellung gelangt in die Fakturierung 



	Wareneingang 

8. Bestellung in der Fakturierung als "erledigt" markieren. 

9. Funktion "Lager add" ausfhren 

	Offenen Auftrag aufrufen und bearbeiten 

10 .Das Fenster "Fakturierung" mit F-5 aktivieren 

11. Im Pop-Up-Men "Faktur" die Funktion "Auftrag OK" ausfhren 

12 .Einen der angezeigten Auftrge mit Doppelklick aufrufen und	"bernehmen"

13. Machen Sie aus dem Auftrag eine Rechnung und fhren Sie	die Funktion
"Prfen" im zugehrigen Pop-Up-Men durch (Pop-Up-Men "Formular") 



7.12 Filter "Prfen" im Pop-Up-Men "Formular" 



Es kann vorkommen, da Sie von einem Kunden gefragt werden, wann er mit der
Lieferung rechnen kann. Dazu mssen Sie natrlich ber die zur Zeit noch nicht
vorrtigen Waren informiert sein. Diese Information erhalten Sie ganz leicht,
indem Sie den Auftrag des Kunden in der Fakturierung mittels Doppelklick
aufrufen und mit der Funktion "bernehmen" im Formularfenster darstellen. Rufen
Sie nun das Pop-Up-Men "Formular" auf und fhren Sie die Funktion "Prfen" aus.
Das Programm schaut jetzt nach, welche Artikel inzwischen am Lager sind, und
welche nicht. Sie knnen dann eine Aussage ber den Bearbeitungsstand des
Auftrages machen.

Diese Funktion mu auch bei der Umwandlung eines offenen Auftrags in eine
Rechnung durchgefhrt werden, um den Eintrag "nicht lieferbar" aus der Rechnung
zu entfernen und an dessen Stelle die Artikeldaten zu schreiben.