8. Das Fenster "Fakturierung"



Die von Ihnen erstellten Angebote, Rechnungen und anderen Fakturierungsvorgnge
werden nach dem Drucken immer unter der entsprechenden Fakturierungsnummer in
das Datenfenster "Fakturierung" bernommen und abgespeichert. 

Wenn Ihr Kunde das Angebot annimmt und Ihnen einen entsprechenden Auftrag
erteilt, knnen Sie diesen Datensatz aus dem Fenster "Fakturierung" aufrufen und
in eine Auftragsbesttigung, Lieferschein und eine Rechnung umwandeln. Das
Fenster "Fakturierung" erreichen Sie durch Drcken der F5-Taste.

Das Fenster zeigt Ihnen die Fakturierungsnummer, das Datum, den Umsatz (Wert),
die Kunden- (Lieferanten)nummer, den Kunden-(Lieferanten)namen und die
Bemerkungszeile.

Das Fenster verfgt wieder ber ein Pop-Up-Men, in dem sich die Funktionen die
zur Fakturierung gehren befinden.

Die Eintragungen in diesem Fenster lassen sich ebenfalls durch einen Klick auf
die Infozeile nach dem angeklickten Kriterium sortieren. Mit einem Doppelklick
auf einen Eintrag wird die Dialogbox "Fakturierungsdaten" geffnet.



8.1 Die Dialogbox "Fakturierungsdaten"



Alle Daten die fr eine reibungslose Geschftsabwicklung notwendig sind, werden
in diese Dialogbox eingetragen. Die bergabe erfolgt automatisch durch
FIRST_MILLION je nach Stand der Bearbeitung aus den entsprechenden
Programmteilen.

		Angebot:

Das Datum an dem Sie diesen Vorgang als Angebot bearbeitet haben wird vom
Fenster "Angebot" (Kapitel 7) in diese Dialogbox bertragen. Dieses Feld ist wie
alle weiteren editierbar, das heit Sie knnen das Datum, falls notwendig, noch
ndern.

		Auftrag:

Hier findet sich das Datum wieder, da Ihnen der Kunde mit der Auftragsvergabe
mitgeteilt hat, und da Sie bei der Rechnungserstellung in der Dialogbox
"Rechnung drucken" unter "Auftrag vom" eingetragen haben.

		Besttigung:

Hier steht das Datum an dem Sie den Auftrag durch eine schriftliche
Auftragsbesttigung angenommen haben.

		Lieferschein:

Wenn Sie eine Ware ausliefern, werden Sie in der Regel einen Lieferschein
bentigen. Das Datum, an dem Sie einen Lieferschein drucken wird vom Programm an
diese Stelle bertragen.

		Rechnung:

Dieses Feld bekommt das Datum, an dem Sie die Rechnung zu diesem
Fakturierungssatz geschrieben und vor allem gedruckt haben. 

		1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung:

Wenn das Programm feststellt, da der in der Dialogbox "Parameter" eingestellte
Zeitraum fr das Mahnverfahren abgelaufen ist, so erscheint nach dem
Programmstart das Fakturierungsfenster mit den zur Zeit berflligen Rechnungen.
Sie haben jetzt die Mglichkeit diese Rechnungen durch einen Doppelklick
aufzurufen und als Mahnung auszudrucken, oder zu ignorieren. 

Entscheiden Sie sich fr ignorieren, so werden diese Rechnungen beim nchsten
Programmstart wieder angezeigt. Rufen Sie diese Rechnungen jedoch auf und
schreiben dem sumigen Zahler eine Mahnung, so trgt das Programm hier das Datum
der 1. Mahnung ein. Ganz entsprechend zur 1. Mahnung verfhrt das Programm bei
der 2. und 3. Mahnung. Wenn die Frist fr die 2. Mahnung abgelaufen ist, wrde
beim Programmstart eine berfllige 1. Mahnung genauso im Fakturierungsfenster
angemahnt werden, wie eine abgelaufene Rechnung. Das gleiche gilt fr die 3.
Mahnung.

		Gutschrift:

Es kann schon einmal vorkommen, da Sie Ware zurckbekommen, die dem Kunden
nicht gefllt. Sie mssen dann fr den Wert der zurckerhaltenen Ware eine
Gutschrift an den Kunden schicken. Das Datum an dem dies erfolgte, wird vom
Programm hier eingetragen.

		Bestellung:

Eine Besonderheit von FIRST_MILLION ist die Fhigkeit auch Ihre Bestellungen zu
schreiben. Dieses Datumsfeld steht fr Einkufe zur Verfgung. Nheres hierzu
finden Sie in Kapitel 9. Wenn Sie also Ihre Lagerbestnde durch eine
halbautomatische Nachbestellung auffllen, trgt das Programm das Datum an dem
die Bestellung gedruckt wurde hier ein. 

		Fakturnr.:

Jeder Bearbeitungsvorgang vom Angebot bis zur ultimativ letzten Mahnung trgt
die gleiche Fakturnummer, damit es keine Verwechslungen gibt. Die Fakturnummer
wird entsprechend der Vorgabe in der Dialogbox "Parameter" automatisch vom
Programm vergeben. Bei Bedarf knnen Sie dort fr Angebote und Rechnungen zwei
verschiedene Nummernkreise definieren. Die Fakturnummer kann spter auch
verndert werden, wobei man aber sehr vorsichtig vorgehen mu, damit nicht
zweimal die gleiche Nummer vergeben wird!

		Kundennr.:

Hier steht die Kundennummer die fr diesen Kunden in der Kundendatei eingetragen
wurde. Darunter steht zur besseren bersicht auch noch der Kundenname im
Klartext.

Das Feld "Skonto abziehen" ermglicht Ihnen bei der bernahme der Rechnung in
die Buchhaltung einen Skontobetrag gleich bercksichtigen zu lassen. Das geht
allerdings zur Zeit nur bei der Buchfhrung nach dem Prinzip der "vereinnahmten
Zahlungen". Arbeiten Sie nach "vereinbarter Zahlung", mssen Sie fr den Fall,
da ein Kunde Skonto gezogen hat, einen eigenen Buchungsbeleg in Hhe des
Skontobetrags als Ausgabe buchen.

		Buchungsnummer

Hier steht die Nummer, unter der zu diesem Fakturierungsvorgang ein
Buchungsbeleg angelegt wurde.

		Netto- und Bruttobetrag

Der Umsatz dieses Fakturierungsvorgangs ist hier eingetragen.

		X% Skonto abziehen

Wenn Sie Ihren Kunden Skonto einrumen, knnen Sie die Korrektur fr den
Buchungsbeleg per Knopfdruck ausfhren. Das Programm trgt hier den Prozentsatz,
den Sie in der Parameterbox vorgegeben haben selbststndig ein. Ist die Zahlung
rechtzeitig erfolgt, wird der Faktursatz mit einem Doppelklick aufgerufen und
der Knopf "Skonto" aktiviert. Beim Verlassen der Dialogbox mit dem Knopf
"erledigt" erscheint die Buchungsdialogbox mit dem Rechnungsbetrag abzglich
Skonto!

		Textfeld fr Bemerkungen

Vielleicht ist es ja mal notwendig zu einem Bearbeitungsvorgang in der
Fakturierung einen Kommentar oder einen Hinweis aufzuschreiben. Fr diesen Fall
haben wir hier fr Sie ein Textfeld mit insgesamt 63 Zeichen vorgesehen. Hier
knnen Sie eintragen, da dieser Kunde erst nach 40 Tagen gemahnt wird
(ffentliche Auftraggeber!), oder was sonst immer wichtig erscheint.

Auf der rechten Seiten der Dialogbox stehen nun noch einige Flags, aus denen Sie
den Bearbeitungsstand sofort erkennen knnen.

		gebucht

Ist der Knopf gesetzt, wissen Sie, da es bereits einen Buchungsbeleg gibt.

		Erledigt

Wenn Fakturierungsstze nicht mehr bentigt werden, so knnen Sie diese um
Speicher zu sparen aus der Liste lschen. Viel sinnvoller ist es jedoch diese
Daten weiter aufzuheben, um vielleicht einmal nachzusehen was der Kunde damals
alles bestellt hatte, oder welcher Zusatztext  mit ausgedruckt worden war. Damit
die alten Daten das Fenster "Fakturierung" nicht unntig belegen, knnen Sie
diese als "Erledigt" markieren und aus der Liste ausblenden. Dieser Knopf zeigt
Ihnen, da dieser Datensatz als erledigt markiert wurde.

		gedruckt

Aus diesem Knopf knnen Sie erkennen, da dieses Formular bereits gedruckt
wurde. Dieses Flag ist wichtig fr unsere Stappeldruckroutine.



8.2 Verlassen der Dialogbox "Fakturierungsdaten"



Es stehen Ihnen insgesamt 5 Wege offen um diese Dialogbox zu verlassen.

		Abbruch

Whlen Sie diesen Knopf aus, so wird an den Daten zu diesem Datensatz keine
Vernderung vorgenommen, auch wenn Sie etwas innerhalb der Dialogbox verndert
haben sollten.  Anstelle des Abbruch Knopfes knnen Sie auch die Undo- Taste
drcken um die Abbruch Funktion auszulsen.

		Lschen

Durch den Knopf "Lschen" wird der Datensatz unwiderruflich aus der Liste
entfernt, eben gelscht! Also aufgepat!

		Erledigt

Mit der Auswahl von "Erledigt" wird der Fakturierungssatz als "Erledigt"
markiert und im Speicher behalten, aber aus der Liste ausgeblendet. Handelt es
sich um eine Rechnung, so passiert noch etwas mehr, entsprechend dem
eingestellten Prinzip Ihrer Buchfhrung!

Wenn Sie eine Buchfhrung nach dem Prinzip der "vereinnahmten" Zahlung fhren,
erfolgt die Einnahmebuchung erst, wenn die Rechnung aus der Fakturliste
aufgerufen, das Rechnungsdatum gendert und die Funktion "Erledigt" ausgefhrt
wurde. 

Bei einer Buchhaltung nach "vereinbarter" Zahlung ist der Betrag bereits nach
dem Drucken der Rechnung als Einnahme auf ein Debitoren Geldkonto gebucht
worden. Das Aufrufen der "Erledigt" Funktion ffnet diesen Datensatz, und Sie
knnen jetzt das Geldkonto eintragen auf dem der Zahlungseingang erfolgte.
Auerdem wird hier die Skontokorrektur, wenn ntig vorgenommen. Dazu mu der
Knopf "Skonto" in der Dialogbox aktiviert werden.

		bernehmen

Wenn Sie den angewhlten Datensatz weiterverwenden wollen, und die nchste Stufe
der Bearbeitung  anstreben, so mssen Sie diesen Button anklicken. Der
angewhlte Datensatz wird dann in einem eigenen Fenster angezeigt. In der
Infozeile dieses Fensters steht der Stand der Bearbeitung dieses Datensatzes.
Auf diese Weise rufen Sie den Datensatz auch auf, wenn Sie noch einmal sehen
wollen, was Sie dem Kunden verkauft haben, oder den Zusatztext lesen mchten.
Wenn Sie das Pop-Up-Men "Formular" aufrufen, knnen Sie die nchste Stufe der
Bearbeitung anwhlen. Sie knnen, falls das einmal notwendig werden sollte, auch
einen oder mehrere Bearbeitungsschritte berspringen. So kann auch ohne ein
Angebot gleich eine Rechnung geschrieben werden.

			OK

Haben Sie nderungen vorgenommen, die auch abgespeichert werden sollen, so
mssen Sie die Dialogbox ber den OK-Button verlassen.



8.3 Umwandeln eines Angebots in eine Rechnung



Wenn Sie ein Angebot wieder aufrufen wollen, mssen Sie zuerst das Fenster
"Fakturierung" aktivieren. Dies knnen Sie durch Drcken der F5-Taste bewirken.

Es erscheint sofort das Fakturierungsfenster, in dem sich auer den von Ihnen
erstellten Angeboten auch alle bereits gedruckten, offenen Rechnungen, Mahnungen
und Materialeinkufe befinden. Whlen Sie das gewnschte Angebot mit einem
Doppelklick auf den Datensatz aus.

Sie sehen jetzt die Dialogbox "Fakturierungsdaten" mit den entsprechenden Daten.

Dieser Datensatz kann durch das Anklicken des "bernehmen" Knopfes aufgerufen
werden, und alle Eintragungen des Angebots befinden sich anschlieend in dem
Fenster "Angebot Nr.XX". 

Wenn Sie bereits ein anderes Fenster aufgerufen hatten, so wird dieses inaktiv
im Hintergrund dargestellt.

Sie haben jetzt die Mglichkeit die Eintragungen in dem Angebotsfenster noch zu
verndern, falls Ihr Kunde nicht alle Positionen Ihres Angebots bernehmen
mchte, oder gegebenenfalls auch Positionen noch hinzufgen. Wenn Sie neue
Positionen eingeben wollen, mssen Sie auch noch das Artikelfenster durch
Drcken der F3-Taste aufrufen. Klicken Sie jetzt im Artikelfenster einen Eintrag
an, so wird dieser mit der gewnschten Anzahl in das Angebot geschrieben.

Die bereits vorhandenen Positionen in Ihrem Angebot knnen Sie auch ohne
Artikelfenster leicht ndern.

Mit einem Doppelklick auf die zu ndernde Position im Angebotsfenster rufen Sie
die Dialogbox "Artikel" auf, in der Sie Anzahl, den Artikeltext und Preis ndern
knnen, oder diese Position durch "Lschen" aus dem Angebot entfernen.

Rufen Sie anschlieend das Pop-Up-Men "Formular" auf, in dem Sie mit der
rechten Maustaste auf das Fenster "Angebot Nr.XX" klicken.

Sie mssen hier den gewnschten neuen Status dieses Bearbeitungsvorgangs
auswhlen. Fr unser Beispiel wre der Eintrag "Rechnung" anzuklicken. 

Der neue Status dieses Fakturierungssatzes erscheint nun oben in der Infozeile
des Fensters. Der Inhalt des Fensters zeigt Ihnen den Inhalt des Formulars genau
so, wie es auch gedruckt wird.

Alle wichtigen Eintragungen sind bereits vom Programm vorgenommen worden. Die
Fakturierungsnummer, die ja identisch mit der Angebotsnummer war, ist jetzt die
Rechnungsnummer.



8.4 Zusatztexte Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen usw.



Genau wie in Kapitel 7.6 beschrieben, knnen Sie jetzt noch einen Zusatztext
einfgen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste zweimal auf "Ihr Zeichen". Es
erscheint die Eingabebox fr die Platzhalter <FIHRZEICH> und <FUNSZEICH>.

Das Feld "Ihr Zeichen" steht fr eine Bestellnummer, oder den Namen des
Bestellers zur Verfgung. Dieses Feld ist mit dem entsprechenden Text aus der
Kundendialogbox gefllt. In das Feld "Auftrag vom" knnen Sie das Datum der
Auftragserteilung eintragen. Wenn Sie eine Auftragsbesttigung mit FIRST_MILLION
erstellt hatten, ist hier bereits ein Datum eingefgt. Wenn Sie einen
Fakturierungsvorgang mit einer Rechnung beginnen, so steht hier das aktuelle
Tagesdatum. Sie knnen dieses Datum wie oben beschrieben immer noch ndern.

Die Eintragungen in diese Felder werden mit dem Formular abgespeichert.

Ein Klick auf den unteren Teil des Formulars ruft den inzwischen gut bekannten
Texteditor von FIRST_MILLION auf, der bereits den Text enthlt, der im
Formularlayout in den Zeilen #Z eingetragen ist. Dieser Text kann nun
vollstndig oder teilweise ersetzt werden. Sie knnen den Zusatztext auch
komplett neu laden. Die notwendigen Funktionen stellt Ihnen das Pop-Up-Men  des
Editors zur Verfgung.

Mit einem Druck auf die Entertaste des numerischen Blocks auf der Tastatur wird
der Text in das Formularfenster bernommen.



8.5 Drucken einer Rechnung



Nachdem Sie also aus einem Angebot eine Rechnung gemacht, und auch noch neue
Positionen aufgenommen haben, wollen Sie dem Kunden eine Rechnung schreiben. Sie
knnen bei aktivem Formularfenster die Druckfunktion entweder ber die Tastatur
(Ctrl + P) oder ber das Pop-Up-Men aufrufen. Zuerst werden Sie vor dem Drucken
gefragt, ob die Ware korrekt vom Lagerbestand abgezogen werden soll. Wenn Ihre
Inventur stimmen soll, mssen Sie mit "Ja" diese Dialogbox verlassen.

Wenn Ihre Buchhaltung nach dem Prinzip der "vereinbarten Zahlung" arbeitet,
(Voreinstellung Dialogbox "Parameterr" beachten) wird anschlieend die Dialogbox
"Buchung" aufgerufen. Hier sollten Sie das Debitorenkonto als virtuelles
Geldkonto angeben, da der Zahlungseingang noch nicht erfolgt ist. Geben Sie
statt dessen ein existierendes Geldkonto an, stimmt der Kontenstand in
FIRST_MILLION nicht mit dem Kontoauszug Ihrer Bank berein! 

Vor dem Ausdruck der Rechnung erfolgt also die Aktualisierung des Lagerbestands
und anschlieend wird eine Einnahmebuchung erstellt, wobei das Geldkonto ein
Debitorenkonto sein sollte.

Wenn Sie die verkaufte Waren vom Lagerbestand abbuchen lassen, erhlt dieser
Fakturierungssatz den Eintrag "Lager ok gebucht". 

Wird die Dialogbox "Buchungen" verlassen, ist diese Rechnung als offener Posten
Bestandteil des Fakturierungsfensters. Aus diesem wird die Rechnung nach der
Bezahlung aufgerufen und gelscht oder als "Erledigt" markiert, wie im folgenden
Kapitel ausfhrlich gezeigt wird.

In der nun erscheinenden Dialogbox knnen Sie die Anzahl der Ausdrucke angeben,
oder den Fakturierungssatz nur in die Fakturliste bergeben. Letzteres ist
sinnvoll, wenn Sie alle Fakturierungsvorgnge des Tages ansammeln wollen, und
erst zu einem bestimmten Zeitpunkt (Broschlu?) alle aufgelaufenen Vorgnge
ber die Funktion "Stapeldruck"  in einem Stck ausdrucken lassen wollen. Sie
mssen dann nicht warten, bis jeder einzelne Ausdruck fertig ist, Ihr Rechner
wird also nur einmal von der Druckroutine blockiert!



8.6 Aufrufen einer bezahlten Rechnung zwecks Kontenkorrektur



Arbeitet Ihre Buchfhrung nach dem Prinzip der "vereinbarten Zahlung", mu der
Zahlungseingang der Fakturierung mitgeteilt werden. Auerdem mu eine Umbuchung
vom Debitorenkonto auf ein real existierendes Geldkonto vorgenommen werden. 

Rufen Sie zuerst den Datensatz in der Fakturierung auf. Soll eine
Skontokorrektur vorgenommen werden, mu der Knopf "Skonto abziehen" aktiviert
werden. Lsen Sie dann die Funktion "Erledigt" aus.

Es erscheint sofort der Buchungsbeleg zu dieser Rechnung, in dem Sie jetzt das
Geldkonto anklicken auf dem der Zahlungseingang erfolgt ist. 

	 Buchung einer gedruckten Rechnung (bei "vereinnahmter" Zahlung)

Wird Ihre Buchhaltung entsprechend dem Prinzip der "vereinnahmten Zahlung"
gefhrt, mu der Knopf "Einnahme sofort bei Rechnungserstellung buchen" in der
Dialogbox "Parameter "deaktiviert sein. Ist dies der Fall, wird die Rechnung
nach dem Ausdruck nur in das Fakturierungsfenster eingetragen.

Erfolgt dann der Zahlungseingang rufen Sie diese Rechnung wieder im
Fakturierungsfenster auf und ndern zuerst das Rechnungsdatum. Tragen Sie hier
das Datum ein, an dem die Zahlung erfolgte. Sollte Ihr Kunde Skonto abgezogen
haben, klicken Sie noch den Knopf "Skonto abziehen" an.

Verlassen Sie diese Dialogbox nun ber die Funktion "Erledigt". Es ffnet sich
sofort die Dialogbox "Buchung" in der Sie das Geldkonto auf dem die Zahlung
eingegangen ist, auswhlen knnen. Anschlieend ist diese Einnahme auf dem
Einnahmekonto unter Bercksichtigung des Skontosatzes gebucht.



8.7 Ausdruck eines Lieferscheins



Meistens wird zu einer Rechnung auch ein Lieferschein gebraucht, den der Kunde
mit der Ware ausgehndigt oder zugeschickt bekommt. Da nicht fr jeden Vorgang
auch ein Lieferschein gebraucht wird, erfolgt der Ausdruck nicht automatisch. 



Nachdem Sie eine Rechnung gedruckt haben befindet sich auf dem Desktop immer
noch das Fenster "Rechnung". 

Wenn Sie einen Lieferschein zu der gerade gedruckten Rechnung brauchen, so
klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster "Rechnung". 

An der Mauszeigerposition erscheint das Pop-Up-Men "Formular" mit dem Eintrag
Lieferschein. 

Wird jetzt dieser Eintrag angeklickt, erscheint in der Kopfzeile des Fensters
der Eintrag "Lieferschein Nr. XX".

Sie sehen den Lieferschein so, wie er auch gedruckt wird.

Wenn Sie es wnschen knnen Sie wieder einen Zusatztext mit ausdrucken lassen.
Wenn Sie Ihren Zusatztext eingegeben haben, rufen Sie erneut das Pop-Up-Men
"Formular" auf und whlen Sie die Funktion "Drucken" an.



8.8 Das Mahnverfahren



Leider sind nicht alle Kunden pnktliche Zahler, weshalb es manchmal notwendig
ist, den sumigen Zahlern eine Erinnerung zu schicken. Frher muten Sie
regelmig eine Ablage auf Ihrem Schreibtisch nach berflligen Rechnungen
durchsuchen und anschlieend eine Mahnung tippen. 

Das ist seit dem Erwerb von FIRST_MILLION nun auch endlich Vergangenheit. 

Nachdem Sie Ihre Rechnung geschrieben haben, ist Sie Bestandteil der
Fakturierung und des Mahnwesens. Sie brauchen dazu lediglich in der Dialogbox
"Parameter", die sich in der Menleiste unter "Einstellungen" aufrufen lt, die
Zeit vorzugeben, ab wann Sie auf eine Rechnung oder eine abgelaufene Mahnung
aufmerksam gemacht werden mchten. Diese Fristen sind frei einstellbar, da
verschiedene Branchen unterschiedlich kulante Zahlungsziele haben.

Wenn sich nun fllige Rechnungen in der Fakturierung befinden, erhalten Sie nach
dem Programmstart sofort das Fakturierungsfenster, in dem sich jetzt nur die
berflligen Rechnungen, oder Mahnungen befinden. Auf Wunsch knnen Sie auch
einen Brief mit einem Erinnerungsdatum versehen. Dann erscheint auch dieser
Faktureintrag ab Flligkeitsdatum in der Liste der Mahnungen.

In der Kopfzeile des Fensters ist der aktive Filter "nur Frist vorbei"
angezeigt.



8.9 Umwandeln einer Rechnung in eine Mahnung



Immer wenn sich berfllige Rechnungen oder Mahnungen in der Fakturierung
befinden, werden Sie nach jedem Programmstart auf diese aufmerksam gemacht. Das
Desktop erscheint dann nmlich mit dem Fenster "Fakturierung", in dem sich durch
die Filterfunktion "nur Frist vorbei" die berfllige Datenstze befinden.

Sie knnen diesen Hinweis jetzt ignorieren und mit der eigentlichen Arbeit in
FIRST_MILLION fortfahren, oder diese Belege aufrufen und auf die nchste Stufe
des Mahnwesens bringen. 

Werden diese Datenstze nicht auf die nchste Stufe des Mahnverfahrens gehoben,
so erscheinen sie natrlich beim nchsten Programmstart erneut.

Wenn Sie die angezeigten Datenstze weiterverarbeiten wollen, klicken Sie dazu
bitte den entsprechenden Datensatz zweimal mit der linken Maustaste an. Es
erscheint die Dialogbox "Fakturierungsdaten". In dieser Dialogbox klicken Sie
den Button "bernehmen" an.

Der Datensatz wird anschlieend in einem Fenster dargestellt. Das Fenster trgt
noch die Bezeichnung der letzten Stufe der Bearbeitung z. B. Rechnung, 1. oder
2. Mahnung. Im Pop-Up-Men "Formular" knnen Sie die nchst hhere Mahnstufe
anklicken. 

Das heit, fr eine berfllige Rechnung whlen Sie die Funktion 1. Mahnung, fr
eine 2. Mahnung die Funktion 3. Mahnung aus. Die neue Stufe im Mahnverfahren
wird nun auch in der Infozeile des Fensters angezeigt.

Wenn Sie fr das Erstellen einer Mahnung eine Mahngebhr hinzufgen mchten,
mssen Sie mit der F3-Taste noch einmal die Artikelstammdaten aufrufen. Geben
Sie in Ihre Warenliste eine Position mit der Bezeichnung "Mahngebhr" ein. Diese
Warenposition fgen Sie nun wie gewohnt in Ihre Mahnung ein. Das Programm
berechnet sofort den neuen Rechnungsbetrag.

Das Formular Mahnung hat natrlich einen anderen Zusatztext.

Hier knnte also bei der 3. Mahnung stehen, da Sie nach Ablauf von 7 Werktagen
beim zustndigen Gericht die Zwangsvollstreckung (Mahnbescheid) beantragen
werden, oder hnlich eindringliche Worte. ber den Platzhalter <DATUM+X>
(X=1...99) knnen Sie automatisch eine Zahlungsfrist drucken lassen.

Wenn Ihnen unser Text, den wir in dem Drucklayout MAHNUNG.FRM mitliefern nicht
zusagt, knnen Sie ihn ja schnell durch das Aufrufen des Texteditors verndern.

Rufen Sie nun erneut das Pop-Up-Men "Formular" auf und whlen Sie die
Funktion"Drucken" an. Wenn Sie unser Faxprogramm CoMa haben, knnen Sie dem
sumigen Zahler dieses Dokument auch in erstklassiger Qualitt und innerhalb von
60 Sekunden  per Telefon zustellen.  Bevor dieses Formular gedruckt wird,
erscheint die Buchungsdialogbox und zeigt sofort den neuen Rechnungsbetrag an!
bernehmen Sie diese Box mit OK und der Ausdruck wird gestartet. Anschlieend
ist dieser Datensatz mit der entsprechenden Mahnstufe in der Fakturierungsliste
enthalten. 

Sollte die Frist dieser Mahnung wieder verstreichen, ohne da eine Zahlung
erfolgt, so erscheint die Mahnung wieder in der Mahnliste beim Programmstart.



8.10 Das Pop-Up-Men "Fakturierung"



		Filterfunktionen

Wenn Sie eine Weile mit FIRST_MILLION gearbeitet haben, so sammeln sich leicht
eine Vielzahl von Datenstzen im Fenster "Fakturierung" an. Besonders, wenn Sie
die erledigten Datenstze nicht lschen, sondern ber den Knopf "Erledigt" fr
eine sptere Verwendung aufheben. Damit es nun nicht zu unbersichtlich wird,
haben wir auch fr dieses Fenster eine Reihe von Filterfunktionen vorgesehen.

Sie erreichen diese, indem Sie mit der rechten Maustaste in das geffnete
Fakturierungsfenster klicken.

Sie knnen sich jetzt jede Stufe der Fakturierung im Fenster einzeln anzeigen
lassen. So knnen Sie leicht jeden gesuchten Datensatz finden.

Die letzten Eintragungen haben eine besondere Funktion, die wir hier noch etwas
nher beschreiben wollen.

		Auftrag ok

FIRST_MILLION verwaltet offene Auftrge, die wegen fehlendem Lagerbestand nicht
ausgefhrt werden knnen. Immer wenn nun die Fakturierung aufgerufen wird,
berprft F_M alle Auftrge, ob diese nun ausgefhrt werden knnen. Das ist bei
umfangreichem Lager- und Auftragsbestand sehr zeitintensiv! Sie sollten deshalb
die dauernde berprfung in der Dialogbox "Parameter" abschalten und diese
berprfung nur ber die Funktion "Auftrag ok" ausfhren lassen, wenn Sie Ware
zum Lagerbestand addiert haben.

		Akt. Kunde

Diese Funktion zeigt Ihnen nur die Fakturierungsstze, die zu dem gerade aktiven
Kunden im Kundenfenster gehren. Diese Funktion hilft Ihnen, sich einen
berblick ber die Geschftsvorgnge zu einem bestimmten Kunden anzusehen. Es
werden dabei immer auch die bereits erledigten Datenstze aufgelistet. Sie
knnen diese ber das Pop-Up-Men wieder ausblenden, wenn dies gewnscht wird.

		akt. Artikel

Diese Funktion arbeitet hnlich der eben besprochenen. Sie aktivieren einen
Artikel im Artikelfenster und sehen dann alle Fakturierungsstze, die diesen
Artikel enthalten.

			weitere Funktionen des Pop-Up-Mens

		Drucken

Diese Funktion ffnet die inzwischen gut bekannte Druckdialogbox fr die Ausgabe
von Listen, oder fr den Datenexport.

				Schalterfunktionen

ber die Schalterfunktionen knnen bestimmte Datenstze ein- und ausgeblendet
werden. Ist ein Schalter aktiv, so steht hinter dem Befehl im Pop-Up-Men ein
kleines Symbol, einem Haken sehr hnlich!

		erledigte

Ein Klick auf diese Schalterfunktion schaltet die Anzeige der als "erledigt"
markierten Datenstze ein, oder aus.

		gedruckte

Wenn Sie die Funktionalitt des Stapeldrucks nutzen wollen, knnen Sie sich
durch deaktivieren dieser Funktion alle Datenstze anzeigen lassen, die noch
nicht ausgedruckt wurden. Wenn Sie anschlieend mit der Funktion "alles
auswhlen" im Pull-Down-Men "Datei" alle noch sichtbaren Eintragungen im
Fakturfenster aktivieren, knnen Sie die Funktion Stapeldruck auswhlen und
inzwischen schon mal das Bro aufrumen, oder Kaffee trinken gehen. Sie knnen
natrlich  auch "alle aktivieren" schneller mit der Tastenkombination Ctrl + A
ausfhren.

			Anzeigen

	Forderungen/Verbindlichkeiten

Diese Funktion zeigt Ihnen die Summe der noch offenen Rechnungen und stellt
diesen Betrag den noch offenen Bestellungen (Einkufen) gegenber. Mit dieser
Funktion erhalten Sie einen sehr eleganten berblick ber die Umsatzlage der
Firma. Offene Rechnungen in Hhe von DM 10.000,- sehen gut aus, steht dem
allerdings eine Warenbestellung von DM 20.000,- gegenber so ist das nicht mehr
ganz so schn (siehe Kap. 8.15)! 

	akt. Summe

Sie knnen auch beliebige Datenstze aktivieren und sich die Summe hierzu
anzeigen lassen. Diese Funktion ist hilfreich, um sich zum Beispiel die
Umsatzzahlen von einem Kunden anzeigen zu lassen.

				Datei

Die Funktionen" Laden" und "Auslagern" helfen Ihnen die Datenmenge in der
Fakturierung nicht ins uferlose anschwellen zu lassen. Wenn Sie die Funktion
"auslagern" aktivieren, erscheint eine Dialogbox, in der Sie den Tag angeben
knnen, bis zu dem die als erledigt markierten Eintragungen ausgelagert werden
sollen. 

Anschlieend knnen Sie in einer Dateiauswahlbox einen Namen fr die zu
schreibende Datei benennen. Sinnvoll wre vielleicht ein halbjhrliches
auslagern, als Name bte sich dann 1995_1.FKT fr das erste Halbjahr 1995 an.

Sie knnen diese Datei jederzeit wieder laden, um alte Fakturstze anzuschauen.
Da hierbei die aktuellen Fakturdaten berschrieben werden, mssen Sie vorher die
Daten sichern! Benutzen Sie dafr die Funktion "Alles sichern" mit dem Menpunkt
"aktuelles Laufwerk".



8.11 Datenstze zusammenfassen



Dieser Menpunkt im Pop-Up-Men ermglicht es Ihnen mehrere Rechnungen zu einer
Mahnung zusammenzufassen. Sie knnen auch mehrere Lieferscheine zusammenfassen
und zu einer gemeinsamen Rechnung machen. Einzige Voraussetzung ist, da alle
Fakturstze zu einem Kunden gehren!

Sie mssen dazu die gewnschten Datenstze aktivieren (Klick + linke Shifttaste)
und diesen Menpunkt anwhlen und die Funktion "Zusammenfassen" aufrufen. Sie
erhalten ein neues Formularfenster, in dem sich alle Artikel befinden der
ausgewhlten Fakturstze befinden.				




8.12 Stapeldruck



Nichts ist lstiger, als die hufigen Wartepausen fr jeden Ausdruck. Damit Sie
diese Zeit sinnvoller nutzen knnen haben wir die Stapeldruck Option eingebaut.
Nun knnen Sie den Tag ber alle Auftrge bearbeiten, speichern diese jedoch nur
in die Fakturliste. Bevor Sie dann zur Mittagspause gehen lassen Sie sich ber
den Schalter "gedruckte" alle noch nicht gedruckten Vorgnge in der Fakturliste
anzeigen. Whlen Sie nun entweder per Mausklick, oder ber die Funktion "alle
aktivieren" (Ctrl +A) die zu druckenden Datenstze aus und aktivieren Sie die
Funktion "Stapeldruck". Wenn Sie zurckkommen, liegen die gewnschten Ausdrucke
auf dem Drucker. Es werden dabei die Anzahl Exemplare gedruckt, die Sie unter
Druckparameter voreingestellt hatten!



8.13 Suchen in den Fakturierungsdaten



Wenn Sie bereits sehr viele Daten in Ihrer Fakturierung angesammelt haben, kann
es passieren, da Sie trotz der umfangreichen Filterfunktionen recht lange
brauchen wrden um einen bestimmten Datensatz zu finden. Einfacher geht dies,
wenn Sie einen der folgenden Parameter kennen:

	die Fakturierungsnummer,

	die Kundennummer,

	den Kundennamen (oder einen Teil davon)

	ein Suchwort aus der "Bemerkungen" Zeile (oder einen Teil davon)

Wird die Suchfunktion ausgelst, arbeitet sie nach dem gleichen Schema wie in
den anderen GEM-Fenstern. Ein gefundener Datensatz wird an die erste Stelle der
Liste geschrieben. Handelt es sich nicht um den gewnschten Datensatz, kann
sofort weitergesucht werden (Ctrl + G).

Gehen Sie vor dem Auslsen der Suchfunktion mit der Clr/Home-Taste an den Anfang
der Liste zurck, da in der ersten sichtbaren Eintragung im Fenster mit der
Suche begonnen wird, und achten Sie darauf, da kein Filter gesetzt ist. Die
Suche erfolgt nur in den Datenstzen, die sich sichtbar im Fakturierungsfenster
befinden!



8.14 Drucken der Liste der Fakturierungsdaten



Nach einer gewissen Zeit werden Sie auch erledigte Fakturierungsstze aus dem
Fenster entfernen wollen. Trotzdem ist es manchmal wichtig schnell erkennen zu
knnen, wer wann eine Rechnung, ein Angebot oder eine Bestellung erhalten hat.
Dazu knnen Sie die Daten des Fakturierungsfensters unter Bercksichtigung der
aktiven Filter ausdrucken lassen. So kann man dann leichter das entsprechende
Formular in seinen Unterlagen wiederfinden. Der Ausdruck funktioniert analog den
anderen Fenstern in F_M. Sie knnen sich mit den Platzhaltern die Daten
aussuchen, die Sie als Liste ausgedruckt haben mchten.



8.15 Gegenberstellung Forderungen/Verbindlichkeiten



Die letzte Funktion dieses Pop-Up-Men zeigt Ihnen die Gegenberstellung der
offenen Rechnungen (Forderungen) und der Verbindlichkeiten (noch zu zahlende
Bestellungen). Sie erhalten sowohl die Netto- wie auch die Bruttobetrge
angezeigt.

Diese Funktion hilft Ihnen zu jeder Zeit, eine Aussage ber die Liquiditt Ihres
Betriebes machen zu knnen.



8.16 Anfertigen einer Gutschrift



Die Funktion "Gutschrift" ermglicht Ihnen einem Kunden ein Guthaben bei Ihnen
mitzuteilen. Dies kann auf zwei verschiedenen Wegen passieren.

	1. Manuell

Rufen Sie mit der F 2 Taste die Kundenliste auf und klicken Sie den betreffenden
Kunden an. Wechseln Sie mit der F 3 Taste in die Artikelliste und whlen Sie die
Positionen aus,  deretwegen eine Gutschrift ntig wurde.

Mit einem Klick der rechten Maustaste auf das Fenster "Formular" (links vom
Artikelfenster) knnen Sie das Pop-Up-Men "Formular" aufrufen. Durch Anklicken
der Funktion "Gutschrift" erhlt dieses Schriftstck den Status einer
Gutschrift.

	2. ber eine Rechnung

Der Kunde, dem Sie eine Gutschrift schreiben wollen, hat ja vorher eine Rechnung
von Ihnen erhalten. Diese knnen Sie natrlich aus der Fakturierung aufrufen und
mittels "bernehmen" aktivieren. Sie sehen anschlieend im Fenster "Formular"
alle Positionen dieser Rechnung.  ber die Funktion "Kopieren"

Mit einem Doppelklick knnen Sie dann die Waren lschen, die nicht in die
Gutschrift gehren, die der Kunde also angenommen hat. Anschlieend whlen Sie
im Pop-Up-Men "Formular" den Eintrag "Gutschrift" an. In einer
Buchungsdialogbox knnen Sie nun eine entsprechende Buchung vornehmen. Achten
Sie darauf, da eine Gutschrift Ihren Umsatz verringert, sofern Sie bereits eine
Einnahmebuchung in der ursprnglichen Rechnungshhe vorgenommen haben.

Sie knnen natrlich auf die Erstellung eines neuen Buchungsbelegs verzichten,
und den Buchungsbeleg der Rechnung per Hand korrigieren.
